Mit Document-Intelligence-Software lassen sich relevante Informationen in beliebigen Dokumenten automatisiert zu identifizieren und für die Weiterverarbeitung extrahieren. IntraFind erläutert, wie Unternehmen und Behörden von dieser Technologie profitieren.
Enorme Mengen von Daten liegen in Unternehmen und Behörden vor, und täglich wächst die Flut. Mitarbeiter müssen daraus diejenigen Informationen finden, die sie für ihre Arbeit brauchen. Das ist aufwändig, nimmt viel Zeit in Anspruch und hält sie von ihren eigentlichen Aufgaben ab. Manchmal fallen dabei wichtige Informationen unter den Tisch.
Abhilfe schaffen Document-Intelligence-Lösungen. Sie nutzen Verfahren der Künstlichen Intelligenz wie Machine Learning, Deep Learning, Transfer Learning und Suchtechnologien mit einem Verständnis für Sprache, um in Dokumenten relevante Informationen zu erkennen und zu extrahieren. Die Software lässt sich in Workflows integrieren, um Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und Künstliche Intelligenz, erläutert acht Beispiele, wie Unternehmen und Behörden von dieser Technologie profitieren. Mit Document Intelligence können Unternehmen:
- Antragsunterlagen, die beispielsweise über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, automatisiert auf Stimmigkeit und Vollständigkeit prüfen. Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn sie Unterlagen ergänzten oder korrigieren müssen.
- Themen von Dokumenten identifizieren und diese dann sortieren. So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterleiten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.
- Klauseln und wichtige Datenpunkte in Verträgen erkennen. Das zahlt sich beispielsweise dann aus, wenn bei Gesetzesänderungen oder Firmenübernahmen große Vertragsbestände zur Prüfung anstehen.
- datenschutzrelevante Informationen schnell und zuverlässig ausfindig machen. Dadurch können sie Auskunftsersuchen rasch beantworten oder ihre unstrukturierten Dateiablagen um personenbezogene Inhalte bereinigen, die dort nicht hingehören.
- besonders wertvolle Inhalte wie Patente, Erfindungen und sonstiges geistiges Eigentum lokalisieren. Anschließend können sie diese Inhalte mit entsprechenden Sicherheitsrichtlinien umfassend vor unbefugtem Zugriff schützen.
- Dokumente und Daten finden, die Exportkontrollvorschriften unterliegen. Anschließend lässt sich für jede einzelne Information festlegen, an wen sie weitergegeben und in welchen Ländern sie gespeichert und werden darf.
- Ausschreibungen nach Bestandteilen wie Artikeln, Produktnamen oder Dienstleistungen identifizieren. Diese Daten lassen sich extrahieren und mit dem eigenen Angebot an Produkten und Leistungen abgleichen.
- über ein smartes Matching Bewerberprofile mit Jobbeschreibungen und abgleichen, um geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu finden. Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen werden automatisch identifiziert und den Profilen offener Stellen gegenübergestellt.
„Unternehmen und Behörden leiden unter ihren riesigen Dokumentenbergen – seien es Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen oder E-Mails“, erläutert Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Document Intelligence spart Arbeitszeit ein und hilft dabei, Prozesse weiter zu automatisieren. Diese Technologie ist der Schlüssel, um die Digitalisierung konsequent weiterzutreiben – und nicht bei gescannten Dokumenten aufzuhören.“ Jürgen Frisch
