Ein Drittel der deutschen Betriebe erstellt Rechnungen laut Bitkom auf Papier. Eingehende Rechnungen kommen jedoch zu etwa 70 Prozent elektronisch. Cocq Datendienst GmbH zeigt auf, wie sich der Rechnungseingang optimieren lässt.
Auf der einen Seite Papier, auf der anderen Seite PDFs in unterschiedlicher Qualität und dann noch Rechnungen im strukturierten Format, wie beispielsweise nach dem ZUGFeRD-Datenmodell. Was war die Welt doch einfach, als es nur einen Kanal für Eingangsrechnungen gab. Unternehmen müssen sich dieser Herausforderung stellen und können das Rad nicht zurückdrehen.
PDF-Rechnungen ausdrucken widerspricht dem Buchhaltungsrecht
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, den Rechnungseingang zu vereinheitlichen: Entweder, man druckt elektronisch erhaltene Rechnungen aus und arbeitet auf dem Papier weiter. Oder aber, man digitalisiert die papierbasierten Rechnungen, um sie anschließend elektronisch zu verarbeiten.
Der erste Ansatz, also PDF-Rechnungen ausdrucken und die elektronische Datei vernichten, entspricht nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Darin heißt es: „Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.“ Darüber hinaus ist es auch wenig effizient, digitale Informationen, die elektronisch weiterverarbeitet werden müssen, zu „analogisieren“. Das wäre ungefähr so, als würde man Computer gegen Schreibmaschinen austauschen.
Das Digitalisieren von Papier vereinfacht Prozesse
Wesentlich sinnvoller ist es, die papierbasierten Rechnungen den digital vorhandenen zuzuführen und diese dann in einem einheitlichen Prozess automatisiert zu verarbeiten. Hierbei spielt der Abgleich der Rechnungs- und der Bestelldaten eine entscheidende Rolle. Sind diese Informationen identisch, kann eine sogenannte Dunkelverbuchung erfolgen, die keine weitere Rechnungsfreigabe erfordert.
Das Digitalisieren der Papierrechnungen lässt sich mit marktgängiger Hard- und Software ohne großen Aufwand realisieren. Damit allein ist es allerdings nicht getan, denn die Informationen auf einer Rechnung sind so noch nicht auslesbar. Es gibt auch Unternehmen, die ihre Rechnungen in den Grafikformaten JPEG oder TIFF verschicken, die erst in volltextfähige PDF-Dateien konvertiert werden müssen, um den Inhalt auszulesen. Im nächsten Schritt stellt sich die Frage, wie sich Bestell- und Rechnungsdaten automatisiert bis auf Positionsebene abgleichen lassen. Kurzum: Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen in einem normierten Prozess müssen unterschiedliche Wege gegangen werden. Diese alle unternehmensintern abzubilden, ist mit einem hohen Aufwand verbunden.
Dokumentendienstleister agiert als single-point-of-entry
Die Alternative besteht darin, den kompletten Rechnungseingang an einen Dienstleister auszulagern. Dieser erhält sämtliche Lieferantenrechnungen und dient als single-point-of-entry. Die papierbasierten Rechnungen können beispielsweise über ein Postfach weitergeleitet werden oder der Dienstleister holt sie direkt beim Kunden ab. Die elektronischen Rechnungen erhält der Dienstleister, indem er auf eine zentrale E-Mail-Adresse zugreift. Bekommt er sämtliche Rechnungen, kann er auch prüfen, ob Rechnungen nicht versehentlich doppelt verschickt wurden, also auf Papier und auf elektronischem Weg. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister den Abgleich von Rechnungs- und Bestelldaten. Das erspart der Buchhaltung in Zeiten von temporären Mehrwertsteuer-Anpassungen viel Arbeit.
Hauni Maschinenbau liefert den Erfolgsbeweis
Dass sich das Auslagern der Rechnungsverarbeitung an einen Dienstleister lohnt, beweist die Hauni Maschinenbau GmbH. Das Unternehmen verarbeitet über Cocq Datendienst seine Eingangsrechnungen, die des Tochterunternehmens Universelle Engineering U.N.I. GmbH sowie die der ebenfalls mit ihm verbundenen Hauni Primary GmbH und der Baltic Metalltechnik GmbH nahezu vollständig automatisiert. Zuvor hatte Hauni die Rechnungen selbst gescannt. Dabei war die Erkennungsrate vergleichsweise gering, zudem mussten die einzelnen Positionen manuell zugewiesen werden. Seitdem der Dienstleister diese Aufgabe übernommen hat, ist der Aufwand für das Vorkontieren der Rechnungen gesunken.
Der Datendienst extrahieren die relevanten Rechnungsinformationen und Positionsdaten, gleicht diese mit den vorhandenen SAP-Stammdaten ab und erzeugt dann Rechnungsdaten im XML-Format zum Import ins SAP-System. Eventuelle Abweichungen erhält Hauni vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung. „Von den etwa 10.000 Rechnungen, die jetzt monatlich für alle vier Gesellschaften eingehen, sind 80 Prozent bestellbezogen, und davon wiederum können wir 67 Prozent aufgrund der Vorarbeiten des Dienstleisters automatisch verbuchen“, rechnet Julia Beatrice Bolloff-Albrecht, Group Manager Accounts Payable bei der Hauni Maschinenbau GmbH, die Arbeitsersparnis vor. jf
