Rechnungen aus der Warenwirtschaft JTL ins Dokumentenmanagement-System ecoDMS importieren und dann prüfen, ob das Archiv auch vollständig ist – das ermöglichen zwei Werkzeuge des Systemhauses Karley Deutschland.
Mit dem RechnungsExporter hat das Systemhaus Karley Deutschland ein Werkzeug entwickelt, das die Warenwirtschaft JTL mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS verbindet. Damit lassen sich Ausgangsrechnungen und Gutschriften, die in JTL generiert werden, als PDF-Datei in ecoDMS importieren und dort revisionssicher archivieren. Mit dem ebenfalls von Karley angebotenen RechnungsChecker können JTL-Anwender darüber hinaus überprüfen, ob alle Rechnungen übertragen und in ecoDMS lückenlos vorhanden sind.
Damit die Übergabe der Rechnungen aus JTL in ecoDMS automatisch funktioniert, fügt sich der RechnungsExporter direkt in die Windows-Aufgabenplanung ein und startet je nach eigestellter Konfiguration. Bei dem Dokumentenexport nach ecoDMS werden die JTL-Dokumente dann mit der Belegnummer und dem Belegtyp klassifiziert. Über diese Merkmale lassen sich Rechnungen und Gutschriften später in ecoDMS auffinden.
Fehlende Rechnungen werden schnell erkannt
Beim zweiten Teil des Exports prüft der RechnungsChecker, ob sämtliche Belege ordnungsgemäß in ecoDMS archiviert sind. Dazu sucht das Tool in einem vom Anwender angegebenen Zeitraum die kleinste und größte Rechnungsnummer in ecoDMS. Anschließend stellt der RechnungsChecker sicher, dass im vorgegebenen Zeitraum sämtliche Rechnungsnummern lückenlos vorhanden sind. Fehlen n Ausgangsrechnungen, verschickt das Tool eine E-Mail mit den entsprechenden Rechnungsnummern. „Der RechnungsChecker erkennt fehlende Rechnungen bei auch einem großen Volumen sehr schnell“, erläutert Karsten Ley, Geschäftsführer von Karley Deutschland. „Dieses Vorgehen ersetzt allerdings nicht die Pflicht, dass Unternehmen gelegentlich Stichproben durchführen, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen lückenlos vorhanden sind“:
Interessenten können den RechnungsExporter und den RechnungsChecker von Karley für 30 Tage kostenlos testen. Jürgen Frisch
