Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen bewahrt Unternehmen vor steuerrechtlichen Problemen. Eine mobile App gibt standortunabhängig Zugriff auf Rechnungen sowie andere zur Prüfung notwendigen Dokumente.
Seit Anfang Juli gilt auf sechs Monate befristet eine niedrigere Mehrwertsteuer. Um die durch die Corona-Pandemie gebeutelte Wirtschaft in Deutschland anzukurbeln, senkte die Bundesregierung den normalen Mehrwertsteuersatz von 19 auf 16 Prozent und den reduzierten Mehrwertsteuersatz von sieben auf fünf Prozent. „Unternehmen stellt diese Änderung vor eine Herausforderung. „Schon in der ersten Woche hat sich gezeigt, dass mit dem Umschreiben von Rechnungen und der Änderung von Verträgen nicht nur ein Mehraufwand für viele Unternehmen verbunden ist, sondern vielfach nicht klar ist, wann denn nun welcher Steuersatz anzuwenden ist“, gibt Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros und Entwickler der Dokumentenmanagement Lösung Office Manager zu bedenken. „Viele Unternehmen stehen daher vor einem bürokratischen Mehraufwand.“
Nicht nur bei der Rechnungsstellung, auch bei Eingangsrechnungen müssen Unternehmen ganz genau den Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der Leistungserbringung beachten. Die Umsatzsteuer wird für den Zeitpunkt festgelegt, an dem eine Lieferung vollständig erfolgt ist oder eine Dienstleistung erbracht wurde. „Es ist dann egal, an welchem Datum die Rechnung gestellt wird. Für eine Leistung, die im Juni beispielsweise komplett erbracht wurde, müssen auch jetzt im Juli 19 Prozent Umsatzsteuer angesetzt werden“, erklärt Krekeler.
Auch Eingangsrechnungen sind zu prüfen
Wichtig ist deshalb, dass Unternehmer auch ihre Eingangsrechnungen prüfen. Ist die Mehrwertsteuer hier nicht korrekt ausgewiesen, muss die Rechnung zurückgewiesen und eine Korrektur angefordert werden. Denn sind Rechnungen falsch ausgestellt oder werden Voranmeldungen und Erklärungen nicht richtig erstellt, drohen Probleme steuerlicher und steuerstrafrechtlicher Art. Gut beraten ist deshalb, wer auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mittels eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) setzt. So lassen sich beispielsweise mit Hilfe von Office Manager DMS Fehler vermeiden, die bei papierbasierten Abläufen rasch passieren können. Statt bei jeder einzelnen Rechnung zu prüfen, ob die Steuersenkung berücksichtigt wurde, genügt die einmalige Umstellung der Steuerschlüssel an zentraler Stelle. Beim Synchronisieren mit dem Finanzbuchhaltungssystem oder dem ERP-System werden diese Werte in das Dokumentenarchiv übernommen.
„Office Manager kann beliebige Eigenschaften der Buchungsbelege verwalten, unter anderem auch das Leistungsdatum und den in der Rechnung verwendeten Mehrwertsteuersatz“, erläutert Krekeler. „Über eine Archivsuche nach Zeitraum und Steuer lässt sich dann sehr einfach eine Plausibilitätsprüfung durchführen. Wird das manuell erledigt, passieren rasch kleine Fehler, die immense Auswirkungen haben können. Schon ein Tippfehler beim Übertragen von Kopf- und Buchungspositionsdaten kann große Probleme verursachen.“
IT-basiertes Dokumentenmanagement vermeidet Fehler
Am Beispiel geleisteter Anzahlungen für Waren oder Dienstleistungen wird es deutlich: Für Anzahlungen, die vor dem 1. Juli für eine Leistung gemacht wurden, die zwischen dem 1.7. und 31.12. erbracht wird, war für diese Anzahlung noch der reguläre Steuersatz gültig. Die Leistung selbst muss dann aber mit 3 Prozent entlastet werden. Werden Anzahlungen zwischen dem 1.7. und 31.12. für eine Leistung gemacht, die erst nach dem 31.12. erbracht wird, wird die Anzahlung mit dem gesenkten Steuersatz belegt. Die Leistung wiederum muss ab Januar 2021 mit 3 Prozent nachversteuert werden. „Wer da manuell prüfen muss, der kann rasch etwas übersehen und es droht Chaos“, warnt Krekeler. „Die Entlastung oder die Nachversteuerung von Anzahlungen wird in der Anmeldung des Voranmeldungszeitraums vorgenommen, in dem die Leistung ausgeführt ist, auf die sich die Anzahlung bezieht.“
Dank einer App ermögliche Office Manager jederzeit und standortunabhängig den Zugriff auf alle eingegangen Rechnungen sowie andere zur Prüfung notwendigen Dokumente. Die am Freigabeprozess beteiligten Mitarbeiter könnten dabei den Bearbeitungsstand eines Dokuments einsehen. Schließlich würden die Rechnungen entsprechend der Aufbewahrungs- und Löschfristen datenschutzkonform archiviert. Jürgen Frisch
