Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland wollen ihr Rechnungsmanagement vereinfachen, aber sie schöpfen Technologien zur Automatisierung nicht aus. Das zeigt eine Studie der Software-Anbieter Fino und FastBill.
Die Belege sind bereits digitalisiert: 323 Unternehmen haben an der Online-Befragung im Rahmen der Rechnungsmanagement-Studie 2021 teilgenommen. 76 Prozent gaben an, von überall auf ihre Buchhaltung zugreifen zu können. „Das bedeutet, dass Belege digitalisiert werden und in dieser Form vorliegen“, sagt Björn Kahle, COO von Fino, dem Anbieter von GetMyInvoices. Unternehmen versuchen, Vorteile aus der Digitalisierung zu schöpfen. Dafür spricht, dass 59 Prozent der befragten Anwender Software einsetzen, die Dokumente automatisch zusammenträgt sowie weiterleitet, und das Gros seine Rechnungen per Online-Banking (66 Prozent) oder Software (17 Prozent) bezahlt. Allerdings zeigt die Studie auch, dass Verantwortliche noch immer unnötig viel Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen aufwenden.
11 bis 50 Stunden pro Monat für das Bearbeiten
Der größte Anteil der Studienteilnehmer (39 Prozent) benötigt elf bis 19 Stunden pro Monat für die Bearbeitung von Rechnungen. Bei zehn Prozent sind es sogar 20 bis 50 Stunden. 29 Prozent teilten mit, dass dieser Arbeitsschritt sie zwei bis zehn Stunden koste. Nur 20 Prozent schaffen die Aufgaben in weniger als zwei Stunden. Dabei empfinden 41 Prozent das Suchen von Rechnungen, 28 Prozent das Erfassen von Informationen aus Belegen und elf Prozent das Weiterleiten der Belege als besonders zeitintensiv. Viele Unternehmen müssen Kassenbelege verbuchen – beim größten Anteil (47 Prozent) sind es monatlich zwischen elf und 20 Exemplare. Bezüglich Rechnungen gaben 45 Prozent an, dass sie den Hauptteil der Dokumente verwalten, indem sie analoge Rechnungen einscannen; 15 Prozent drucken digitale Rechnungen aus und heften sie ab. „Das hat uns sehr überrascht“, berichtet Kahle. „Hier liegt ein großes Verbesserungspotenzial, denn diese Tätigkeiten verschlingen nicht nur Zeit, sondern sind auch stark fehlerbehaftet.“
Die Studie bestätigt diese Fehleranfälligkeit. Beispielsweise ist bei 38 Prozent der Studienteilnehmenden ein Kassenbeleg gelegentlich nicht mehr auffindbar oder lesbar, wenn er gebraucht wird. Bei 20 Prozent geschieht dies häufig und bei fünf Prozent sogar sehr oft. Dabei rangieren unter den fehlenden Belegen, die Steuerberater nachfordern, Quittungen mit 25 Prozent auf dem letzten Platz. Meist fehlen Belege aus Online-Portalen (47 Prozent), gefolgt von analogen Dokumenten (28 Prozent). Insgesamt steht für die Hälfte der Teilnehmenden das Nachreichen von Belegen auf der Agenda.
So kommt es auch zu Pannen bei der Bezahlung von Rechnungen. Während 39 Prozent der befragten Unternehmen ihre Rechnungen innerhalb von vier Tagen bezahlen und 37 Prozent hierfür fünf bis zehn Tage benötigen, verpassen 21 Prozent regelmäßig Fristen, zum Beispiel für Skonto oder das Zahlungsziel, weil die Prozesse zu lange dauern. „Auch hier besteht eindeutig Nachbesserungsbedarf, der sich durch Automation der Arbeitsschritte decken lässt“, erläutert Kahle.
11 bis 19 Stunden benötigen die meisten Unternehmen pro Monat für das Bearbeiten ihrer Rechnungen. Die fortgeschrittenen Anwender kommen mit weniger als zwei Stunden aus.
Quelle: GetMyInvoices
Online-Schulungen sollen Unternehmen unterstützen
Eine Möglichkeit zur Vereinfachung und Beschleunigung der vorbereitenden Buchhaltung ist die Rechnungsmanagement-Software GetMyInvoices. Die Lösung ruft Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch ab. Dazu zählen mehr als 10.000 Online-Portale, E-Mail-Postfächer, Cloudspeicher und Drittlösungen wie Rechnungserstellungstools. Papierbelege lassen sich über eine Scan-App komfortabel erfassen. Dabei liest GetMyInvoices relevante Rechnungsinformationen automatisch aus. Somit befinden sich sämtliche Belege und Rechnungsinformationen sicher an einem Ort. Von dort lassen sie sich – unter Einhaltung individueller Workflows – bequem an den Steuerberater, in Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagement-Systeme und weitere Anwendungen übertragen.
Zwei Hauptgründe, warum kleine und mittlere Unternehmen solche Lösungen bislang nicht nutzen, sind die mangelnde Kenntnis (32 Prozent) oder die Tatsache, dass sie nicht über die Zeit verfügen, um sich damit zu beschäftigen (26 Prozent). Moritz Wagner, Head of Sales für GetMyInvoices, will genau hier ansetzen: „Wir werden künftig noch mehr Aufklärungsarbeit dazu leisten, wie unsere Software das Automatisieren des Rechnungsmanagements unterstützt, und Unternehmen bei der Implementierung an die Hand nehmen.“ Um dem Informationsbedarf gerecht zu werden, wurden in einem ersten Schritt bereits die kostenlosen Online-Schulungen aufgestockt. Zudem soll die Zusammenarbeit mit Steuerberatern weiter ausgebaut werden. Jürgen Frisch
