An deutsche Bundesbehörden dürfen Unternehmen ihre Rechnungen ab 27. November 2020 nur noch elektronisch im Format XRechnung stellen. In Europa gelten in jedem Land andere Datenformate, erklärt der IT-Dienstleisters EDITEL.
Ressourcen-Verschwendung: 550 Milliarden Rechnungen wurden laut Billentis Marktstudie 2019 weltweit ausgestellt – davon 90 Prozent noch immer auf Papier. Der EU ist nicht nur die Ressourcen-Verschwendung, sondern auch die Ineffizienz und Fehleranfälligkeit von Papierrechnungen ein Dorn im Auge. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU hat daher bereits 2014 die Weichen für elektronische Rechnungen gestellt. Betroffen von der Verpflichtung sind alle Unternehmen, die an Behörden fakturieren. „Bei der Umsetzung in nationales Recht gelten unterschiedliche Fristen und in nahezu jedem Land gibt es unterschiedliche Rechnungsstandards“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer des EDI-Dienstleisters EDITEL.
Marlovits ist Spezialist für den Elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange/EDI) und durch ausländische Niederlassungen von EDITEL über das internationale Geschehen informiert. In Europa gelten neun unterschiedliche Standards für die elektronische Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD für Deutschland, ebInterface für Österreich, FatturaPA für Italien, Factur-X für Frankreich, FACTURAe für Spanien, Svefaktura für Schweden, SaftPT für Portugal, ZUGFeRCH für die Schweiz und System NAV für Ungarn.
In Europa gelten neun unterschiedliche Standards für die elektronische Rechnung.
Quelle: EDITEL
Auch deutsche Bundesländern und Kommunen weichen ab
In Österreich müssen alle Unternehmen, die an den Staat Dienstleistungen erbringen oder Waren liefern, bereits seit 2014 verpflichtend ihre Rechnungen elektronisch einbringen. In Deutschland müssen Unternehmen, die an Bundesbehörden fakturieren, am 27. November dieses jahres die e-Rechnung nutzen. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen bis 1.000 Euro. Eingereicht werden können die Belege aber auch schon jetzt in elektronischer Form, denn der Bund ist dafür längst gerüstet. Anders ist die Situation in den Bundesländern und Kommunen. Dort unterscheiden sich die Fristen und gesetzlichen Regelungen zum Teil erheblich. In manchen Bundesländern beispielsweise ist die e-Rechnung an Behörden ebenfalls Pflicht, in anderen wird es vorerst eine Kann-Bestimmung bleiben.
Eine Datendrehscheibe konvertiert Formate
Eine Möglichkeit, die Formatvielfalt zu beherrschen, sind Online-Portale, die als Konverter fungieren: EDITEL übermitteln über die Datendrehscheibe eXite seit Jahren für Unternehmen Rechnungen an Behörden und übernimmt dabei auf Wunsch auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der Daten. Für Kunden, die an den deutschen Staat fakturieren, konvertiert EDITEL die Daten in das Format XRechnung und übermittelt sie über das internationale Netzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) an die Behörden. „Die unterschiedlichen Standards und Fristen zeigen, dass das Potenzial der e-Rechnung in Europa nur mit gutem Know-how ausgeschöpft werden kann“, erklärt Marlovits. „EDITEL kann dank langjährigen Erfahrungen mit e-Rechnungen an Behörden in Zentral- und Osteuropa mit der Vielfalt umgehen.“ Jürgen Frisch
