Portallösung vereinfacht elektronische Rechnungen

Mit der der Lösung SmartTransfer vereinfacht die DATEV den Empfang, den Versand und die Freigabe elektronischer Rechnungen. Anwender müssen dafür weder ihre IT-Systeme noch ihre Arbeitsweise ändern.

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs in öffentlichen Körperschaften ist beschlossene Sache, ein einheitliches Verfahren dafür ist allerdings nach wie vor nicht in Sicht. Auf Bundesebene existiert ein ‚Zentraler Rechnungseingang‘ (ZRE), doch inwieweit Länder und Kommunen diese Infrastruktur nutzen oder eigene Lösungen entwickeln, ist nach wie vor offen.

Sicher ist lediglich: Von November 2019 an müssen Länder und Kommunen elektronische Rechnungen im Format XRechnung empfangen und verarbeiten können – das schreibt die EU-Richtlinie 2014/55/EU verbindlich vor. Einen einfachen Zugang dazu bietet die Steuerberatergenossenschaft DATEV mit der Portallösung SmartTransfer. Gemeinsam mit fünf weiteren Anbietern, die im Netzwerk TRAFFIQX zusammengeschlossen sind, hat das Unternehmen eine umfassende XRechnungs-Lösung vorgestellt.

Die Portale des TRAFFIQX-Verbunds stellen ihren Nutzern einen übergreifenden Postein- und -ausgang zur Verfügung, der mehr als 350 Formate verarbeitet. Darunter finden sich alle branchenüblichen Standards sowie staatliche E-Rechnungsformate wie die XRechnung. Länder und Kommunen, aber auch deren Lieferanten können damit den elektronischen Rechnungsaustausch gesetzeskonform abwickeln, ohne selbst Systemanpassungen vorzunehmen oder vorhandene Arbeitsweisen ändern zu müssen. Eingangsdaten konvertieren die Systeme automatisch ins eigene bevorzugte Format. Ebenso werden die Ausgangsdokumente dem Empfänger in dem von ihm gewünschten Format zugestellt. Auch der Versand von Rechnungen per E-Mail wird unterstützt, beispielsweise als Anhang einer PDF-Datei oder im -Format ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Prüf- und Freigabeprozesse für elektronische Dokumente bildet Smarttransfer inklusive einer lückenlosen Dokumentation der einzelnen Bearbeitungsschritte ab. Darüber hinaus bieten die Portallösung Anschluss an die bei den Anwendern eingesetzten Haushalts- bzw. Buchführungssysteme und an eigene Archivierungslösungen. Auch für den nächsten anstehenden Schritt auf europäischer Ebene bereiten sich die Portale im TRAFFIQX-Netzwerk schon vor: Bereits heute stellen sie die Weichen für die Teilnahme am europäischen E-Invoicing-Netzwerk, das im Rahmen des Projekts Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) aufgebaut wird. Jürgen Frisch

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