E-Invoicing kommt in Unternehmen nur zäh voran

Behörden bestehen auf elektronischen Rechnungen, aber bei den Unternehmen hakt es: Laut der SAP-Anwendergruppe DSAG haben zwei Drittel der befragten Unternehmen zwar eine Lösung dafür implementiert, aber die Mehrheit nutzt sie nicht intensiv.

Weg mit dem Papier: Bei der elektronischen Rechnung sind deutsche Behörden weiter als die Unternehmen: Der Bund nimmt gemäß EU-Richtlinie bereits seit Ende 2020 Rechnungen nur noch elektronisch entgegen, und die Bundesländer folgen nach und nach. Die Wirtschaft hinkt hinterher, auch wenn die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die XRechnung stehen. Das zeigt eine Umfrage der deutschsprachigen SAP-Anwendervereinigung DSAG: 66 Prozent der befragten 145 Unternehmen haben bereits eine Lösung zum Erstellen elektronischer Rechnungen im Einsatz, knapp  20 Prozent befinden noch im Planungsstadium. Lediglich rund 52 Prozent hat allerdings bislang erst zwischen null und 100 Rechnungen als XRechnung verschickt.

Im März dieses Jahre hat die DSAG eine Online-Umfrage zu der Umsetzung von elektronischen Rechnungen in den Formaten XRechnung, Peppol und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)durchgeführt. Befragt wurden Teilnehmer von DSAG-Veranstaltungen zur elektronischen Rechnung zwischen 2018 und 2020, also eine Zielgruppe, die sich bereits mit diesem Thema beschäftigt hat. Geantwortet haben 145 DSAG-Mitglieder aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Formatvielfalt hemmt die Digitalisierung

„Die verschiedenen XRechnung-Lösungen im Bund und den Bundesländern schaffen eine Vielfältigkeit, die in der EU einzigartig ist“, erläutert Colin Blöcher, Sprecher der Arbeitsgruppe Electronic Invoicing & Real-time Reporting bei der DSAG. „Genau dies hemmt den entscheidenden Schritt hin zur Digitalisierung.“ Selbst große Konzerne und untergeordnete Landesbehörden verlangen unterschiedliche Versandwege wie E-Mail, De-Mail, FTP oder das E-Invoicing-Portal Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Andere EU-Länder haben dies laut Blöcher deutlich effizienter und damit kostensparender für Unternehmen gelöst.

18 Prozent der Befragten haben die SAP-eigene Lösung SAP Document Compliance im Einsatz. Mit ihr lassen sich XRechnungen in SAP ERP und SAP S/4HANA erstellen und über Peppol , E-Mail oder ZUGFeRD  versenden. Etwa 55 Prozent der Befragten verwendet Partnerlösungen innerhalb oder außerhalb ihres SAP-Systems. Für den Versand nutzt mit 52 Prozent immer noch eine Mehrheit die E-Mail. Es folgen (mit 25 Prozent) der Upload über öffentliche Portale (ZRE des Bundes, OZG-RE der Bundesdruckerei), Peppol (22 Prozent), ZUGFeRD (20 Prozent) und Portale von Drittanbietern (12 Prozent).

Einen Rückschein bietet bislang nur Peppol

Peppol agiert technisch wie ein Einschreiben mit Rückschein. Alle anderen Versandarten bieten diese Funktion zurzeit nur bedingt oder gar nicht an. „Dem Versandweg Peppol gehört die Zukunft, da Unternehmen und Behörden auf diese Weise schlanke Prozesse realisieren und wirklich Kosten einsparen können“, prognostiziert Bernd Nowack, stellvertretender Sprecher der Arbeitsgruppe Rechnungswesen bei der DSAG. „Die anderen Transportarten in Kombination mit entsprechenden Formaten treiben IT- und Prozesskosten in die Höhe, denn sie erfordern wegen des unsichereren Transports eine strenge Kontrolle und gegebenenfalls Nacharbeiten.“

Lieferanten, die auf die elektronische Rechnung im Format XRechnung umsteigen, sparen Papier- und Portokosten und profitieren von schnellen über Peppol und damit potenziell von einer schnelleren Bezahlung. Eigentlich sollte sich deshalb nach dem elektronische Rechnungsversand an öffentliche Einrichtungen die XRechnung auch im Business-to-Business-Geschäft durchsetzen. Laut der DSAG-Umfrage sieht es danach allerdings nicht aus: Aktuell erkennen lediglich 13 Prozent der befragten Unternehmen weiteres Potenzial für die XRechnung.       Jürgen Frisch