Viele Mittelständler stehen vor der Herausforderung, wo sie bei der Digitalisierung ansetzen sollen Ein Dokumentenmanagement-System ist ein wichtiger Schritt dorthin, erläutert das Softwarebüro Krekeler.
Fünf Schritte für die Einrichtung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) formuliert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüro Krekeler.
Schritt 1: Umdenken erforderlich
Digitalisierung fängt im Kopf an. Unternehmen müssen umdenken und ihre Arbeitssystematik verändern. Dazu gehört es zum Beispiel, herkömmliche Faxgeräte ab- und Scanner anzuschaffen, Notizen elektronisch zu führen und die externe sowie interne Kommunikation zu verändern. Hierfür sollten Lieferanten und Kunden auf digitale Rechnungen und Lieferscheine umgestellt, Geschäftspost als PDF in E-Mails versandt, sowie interne Dokumente wie Lohnzettel, Urlaubsanträge oder Reisekosten ausschließlich digital bereitgestellt werden.
Schritt 2: Daten zentral zusammenführen
Alle Daten, die im Unternehmen verteilt herumliegen – beispielsweise in E-Mail Postfächern, in Aktenordnern, auf Notizzetteln und auf Fileservern – sollten digital nutzbar gemacht werden. Hierfür müssen sie zentral an einem Ort zusammengeführt werden. Dies gelingt mit einem DMS-System.
Schritt 3: Dateien und Mails ins DMS verschieben
Nun werden alls digitalen Dokumente werden in das DMS verschoben – auch E-Mails. Im Office Manager lassen sich Dateien und E-Mails samt ihrer Anhänge per Drag&Drop importieren. Sämtliche Daten werden im dabei automatisch im Volltext erfasst und strukturiert abgelegt. Die sofortige Verschlagwortung des Dokumenteninhaltes sorgt dafür, dass der Anwender ein digitales Dokument anhand der Schlagworteingabe im Suchfenster binnen Sekunden wiederfindet.
Dateien und E-Mails lassen sich im Office Manager samt ihrer Anhänge per Drag&Drop importieren. Die Daten werden im dabei automatisch im Volltext erfasst und strukturiert abgelegt. Quelle: Softwarebüro Krekeler
Schritt 4: Papierdokumente digitalisieren
In vielen Unternehmen ist über die Jahre ein Berg an Papierakten angewachsen. Mit einem Dokumentenscanner funktioniert deren Digitalisierung. Aus Kundengesprächen weiß ich, dass Anwender damit fälschlicherweise einen hohen Aufwand verbinden. Dem ist nicht unbedingt so: Anstatt jedes Blatt einzeln in den Scanner legen zu müssen, sind moderne Dokumentenscanner in der Lage, sowohl stapelweise als auch Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig zu scannen.
Texterkennungs-Software erfasst dabei die gescannten Dokumente im Volltext, so dass auch diese über die Stichwortsuche im Handumdrehen wiedergefunden werden. Einen positiven Nebeneffekt hat das Scannen: Papierdokumente können werden. Das spart damit Platz und Kosten für Lagerräume.
Schritt 5: Digitale Workflows standortübergreifend einrichten
Nachdem der Grundstein für digitale Workflows gelegt wurde, können digitale Dokument Mitarbeitern zur Bearbeitung zuwiesen werden. Über einen Eintrag in der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit erfasst und einem bestimmten Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und sogar mit einem Kommentar versehen.
Auch Mittelständlern mit mehreren Standorten können auf diese Art eine standortübergreifende elektronische Kunden- oder Projektakte führen, in der alle Informationen auf einen Blick einsehbar und Aufgaben hinterlegt sind. Allen an einem Vorgang beteiligten Personen stehen dann sämtliche Informationen zur Verfügung. Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und Prozesse zeitnah bearbeitet. Harald Krekeler/jf
