Digitales Dokumentenmanagement spart Zeit und Geld

In der Dokumentenverwaltung hinkt Deutschland hinterher: Jedes vierte Unternehmen (26 Prozent) hat noch keine einzige Akte digitalisiert. 73 Prozent legen neue Dokumente elektronisch ab. Das Durcheinander im Archiv erhöht den Aufwand der Mitarbeiter.

Jede Menge Dokumente entstehen tagtäglich in deutschen Unternehmen: Angebote und Verträge, Lieferscheine und Rechnungen werden gern noch in Papierform verschickt. Auftragsbestätigungen und die tägliche Kundenkorrespondenz erfolgen inzwischen häufig per E-Mail oder telefonisch und die Buchhaltung, die Warenwirtschaft und Personalakten werden IT-basiert erledigt. Ein echtes Durcheinander an Dokumenten und Dateien, die mal digital und mal analog gespeichert werden.

Was daraus resultiert: Beschäftigte verlieren Arbeitszeit bei der Suche nach einem bestimmten Dokument, wenn sie Aktenordner, E-Mail- und Fileserver durchsuchen. Für die Aufbewahrung der Papierakten wird Lagerplatz benötigt – nicht zu knapp, denn steuerrelevante Unterlagen müssen immerhin bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. „Hinzu kommt, dass Änderungen an einem Dokument unter Umständen nicht die Mitarbeiter erreichen, die diese zur zeitnahen Bearbeitung benötigen, weil die neue Dokumentenversion an einem ganz anderen Ordner abgelegt wird“, erläutert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. „Ein effektive Arbeit vom Home Office oder von einer anderen Geschäftsstelle aus ist beinahe unmöglich, wenn der Zugriff auf alle für die Arbeit benötigten Dokumente nicht sichergestellt ist.“

Index und Volltextrecherche beschleunigen Suche nach Informationen

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement sparen Unternehmen Zeit und Geld. Der Umstieg ist laut Krekeler nicht sehr schwer: „So hilft beispielsweise unser Office Manager DMS dabei, analoge Papierdokumente zu scannen, gemeinsam mit originären digitalen Dateien und Dokumenten an einer zentraler Stelle zu archivieren und unter Berücksichtigung von Zugriffsregeln Mitarbeitern für weitere digitale Prozesse zur Verfügung zu stellen.“

Dokumentenmanagementsysteme speichern alle Dokumente zentral vollständig, konform zu den Grundsätzen ordungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD) und revisionssicher ab. Eine automatische Indexierung stellt in einem digitalen Archivierungssystem sicher, dass Anwender eine bestimmte Datei binnen Sekunden wiederfinden. „Mittels Suchfunktion via Index- und Volltextrecherche kann nach Kundennamen, Kundennummer, nach einem bestimmten Datum oder ähnlichen Informationen gesucht werden“, berichtet Krekeler. Der E-Mail-Import über Drag-and-Drop sowie Schnittstellen zu Datenbanken und anderen Systemen stellen den Datenaustausch zwischen den Systemen sicher

Schritt für Schritt zum IT-basierten Dokumentenmanagement

Der Weg zum digitalen Archiv umfasst laut Krekeler mehrere Schritte: „Zunächst geht es darum digitale Dokumente, wie PDF, Foto- und Videodateien sowie E-Mails samt ihrer Anhänge in das digitale Archiv zu überführen. Erst im Anschluss würde ich ältere, analoge Dokumente scannen und digital archivieren.“ Papierdokumente sollten stets am Tag ihres Eingangs digitalisiert werden.

Es gebe inzwischen preiswerte und gute Dokumentenscanner, die stapelweise Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig scannen. Die ursprünglichen Papierdokumente können dann vernichtet werden. „Office Manager errechnet aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum eines Dokuments automatisch den Zeitpunkt, ab dem dieses gelöscht werden darf“, ergänzt Krekeler. „Wer dann noch bei Rechnungen und Angeboten auf die digitale Version umsteigt, spart sich nicht nur das Scannen, sondern kann Rechnungen auch automatisiert erstellen, überprüfen und versenden.“

Der Grundstein für digitale Workflows im Unternehmen

Das digitale Dokumentenmanagement legt den Grundstein für IT-basierte Workflows im Unternehmen. In Office Manager könne ein Dokument anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuwiesen werden. Ein Eintrag in der Aufgabenverwaltung erfasse die Tätigkeit für ein Dokument und ordne diese einem bestimmten Kollegen zu. Dieser Mitarbeiter können nun das hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und mit einem Kommentar versehen. „Allen an einem Vorgang beteiligten Personen stehen damit alle Informationen übersichtlich zur Verfügung“, berichtet Krekeler. „Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und Prozesse zeitnah bearbeitet. Die Vergabe von Zugriffsrechten stellt sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf jene Dokumente erhalten, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen.“ Jürgen Frisch

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