Mit einer professionellen Enterprise Search-Lösung erschließen Unternehmen ihren ständig wachsenden Fundus an Daten, Dokumenten und Texten effizient. Search-Spezialist IntraFind erläutert acht zentrale Erfolgsfaktoren für die Implementierung einer derartigen Lösung.
Finden statt suchen: Durch den erleichterten Zugang zu Informationen verschaffen sich Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Die Einführung einer Enterprise Search ist aber ein Projekt, das auch Herausforderungen mit sich bringt – und sollte deshalb gut durchdacht sein. Der Search-Spezialist IntraFind erläutert acht Aspekte, die es zu beachten gilt.
- Alle Nutzergruppen und Stakeholder berücksichtigen
Unternehmen sollten von Anfang an verschiedene Suchszenarien für die unterschiedlichen Nutzerkreise auf dem Schirm haben. So gibt es etwa Power User, die die Suche jeden Tag verwenden und sich ihr Such-Dashboard vielleicht sogar als Startseite im Browser einrichten. Andere Anwender werden die Suche weniger oft aufrufen. Zudem gilt es, abteilungsspezifische Unterschiede abzudecken. Als wichtiger Stakeholder sollte außerdem auch der Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden.
- Externe Quellen nicht vergessen
Unternehmen sollten sicherstellen, alle für die Mitarbeiter relevanten Datenquellen abzudecken. Dabei können auch externe Quellen sinnvoll sein wie Social Media-Plattformen oder die Inhalte von Fachinformationsanbietern.
- Komplexität nicht unterschätzen
Je mehr Datenquellen eingebunden werden, desto komplexer wird die technische Seite des Projekts. Die verschiedenen Datensilos müssen angebunden werden und der indizierungs- und suchseitige Zugriff auf ihre Inhalte muss schnell, rechtegeprüft und updatefähig erfolgen. Das erfordert eine entsprechende Konzeption.
- Klein anfangen
Am besten implementieren Unternehmen die Lösung deshalb erst einmal in einem kleinen Rahmen und binden zunächst nur wenige Datenquellen an. Dafür bietet sich das Dateisystem an. Hier schlummert in der Regel ein erheblicher Teil des Unternehmenswissens. Eine performante Suche schafft bereits für viele Mitarbeiter einen großen Mehrwert. Die Unternehmen können dann Erfahrungen sammeln und die Lösung Schritt für Schritt auf weitere Datenquellen ausweiten.
- Projekt intern vermarkten
Um einen erfolgreichen Produktivstart zu unterstützen, sollten Unternehmen aktiv für die neue Lösung werben. Dafür bieten sich etwa Anzeigen und Erklärvideos im Intranet oder Beiträge in internen Newslettern und Videos an, aber auch Preisausschreiben, bei denen die User bestimmte Suchfunktionen ausprobieren müssen. Die beste Suche ist sinnlos, wenn sie von den Mitarbeitern nicht genutzt wird.
- Peer User installieren
Zudem ist es ratsam, zusätzlich zum IT-Support, pro Abteilung einen Peer User zu benennen, der als direkter Ansprechpartner für anfängliche Fragen von vielleicht eher nicht IT-affinen Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung steht. Diese Peer User können dafür sorgen, dass die Nutzer die Möglichkeiten und Potenziale der neuen Lösung schnell kennenlernen. Damit leisten sie einen wichtigen Beitrag für die Anwenderakzeptanz und -zufriedenheit.
- Search Competence Center aufsetzen
Darüber hinaus hat es sich bewährt, ein unternehmensweites Search Competence Center einzurichten. Oft reicht hierfür bereits eine einzige Person aus, die sich um die fachliche Administration kümmert. Indem sie beispielsweise zentral Suchanfragen analysiert, die keine Treffer liefern, und gegebenenfalls Synonyme einpflegt, muss nicht jede Abteilung das „Such-Rad“ neu erfinden.
- Landesgesellschaften einbeziehen
Was ebenfalls nicht vergessen werden darf, sind gegebenenfalls die spezifischen Anforderungen internationaler Standorte. Zum einen sollten die Suchoberflächen natürlich in den jeweiligen Sprachen angeboten werden. Zum anderen sind aber auch Reiseszenarien zu berücksichtigen. Bei einem deutschsprachigen Anwender etwa, der sich in der japanischen Niederlassung mit seinem Rechner anmeldet, sollte die deutsche Suchmaske erscheinen.
„Bei der Einführung einer Enterprise Search-Lösung sollten immer die Anwender im Mittelpunkt stehen“, erläutert Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Je besser Unternehmen ihre Anwender kennen und je mehr sie über ihre tägliche Arbeit wissen, desto besser können sie auch die Anforderungen abschätzen, die sie an die neue Unternehmenssuchmaschine stellen. Die erhöhte Sucheffizienz, schnellere Reaktionszeiten und der erweiterte Zugriff auf den Wissensschatz des Unternehmens sorgen dann für messbare finanzielle Vorteile sowie einen schnellen Return on Investment der Suchlösung.“ Jürgen Frisch
