Homeoffice kann das Büro nicht ersetzen. Tageweise wollen die Mitarbeiter aber schon von dort aus arbeiten. Eine Hürde dabei sind laut einer Studie von DocuSign zeitaufwändige manuelle Prozesse. Dokumentenmanagement bringt hier Erleichterungen.
Zusammenarbeit mit digitalen Tools und neue Prozesse in unternehmensrelevanten Bereichen: Seit der Pandemie hat eine neue Ära des Arbeitens begonnen, und Unternehmen und Mitarbeiter erleben die Vorteile, aber auch die Herausforderungen der digitalen Transformation. Angestellte empfinden das Arbeiten von zuhause als sehr produktiv, und fordern das Recht dazu auch ein. Und der in Deutschland so wichtige Mittelstand setzt diesen ‚New Way of Work‘ um. Bei zeitaufwändigen manuellen Prozessen gibt es aber noch Aufholbedarf.
Dies sind Ergebnisse der aktuellen Mittelstandsstudie von DocuSign, einem Anbieter für im Bereich E-Signatur und digitales Vertragsmanagement. In der Studie wurden im Februar 2021 deutschlandweit 503 Personen aus mittelständischen Unternehmen über ihre Vorstellungen und Erfahrungen hinsichtlich der Corona-Pandemie und des Wandels in der Arbeitswelt befragt.
Die Mitarbeiter wollen tageweise ins Homeoffice
Mehr Flexibilität und kreativer Freiraum für produktive Ideen – das wünschen sich deutsche Arbeitnehmer für die neue Arbeitswelt. Die Mehrheit der Angestellten im Mittelstand hat diese neue Art des Arbeitens schon kennengelernt: 52 Prozent der Befragten haben aktuell die Möglichkeit auch von daheim zu arbeiten – Homeoffice ist damit deutlich weiter verbreitet als vor Covid-19. Diese Flexibilität wollen Arbeitnehmer auch langfristig beibehalten: Die Befragten der Studie können sich vorstellen 2 bis 3 Tage pro Woche an einem anderen Ort als dem Büro zu arbeiten.
60 Prozent der Befragten können sich im Homeoffice besonders gut auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren. Auch die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit spielt eine große Rolle: Gut drei Viertel (77 Prozent) schätzen am Homeoffice ganz besonders, die Pausen mit der Familie verbringen zu können. Dagegen gibt es auch Dinge, die Mitarbeiter im häuslichen Arbeitszimmer vermissen, etwa die Abstimmungen und den Gedankenaustausch mit Kollegen und persönliche Kundengespräche: Diese Aktivitäten wollen rund drei Viertel der Befragten wollen gerne Büro ausüben.
Viele Unternehmen haben reagiert und die digitale Transformation beschleunigt. Bei den Gründen steht mit 38 Prozent die Kostenersparnis an erster Stelle. Auf Platz 2 kommt mit 35 Prozent der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit. Die Anpassung an die digitalen Prozesse von Kunden ist für ein Viertel der Unternehmen ein wichtiger Grund.
Digitale Prozesse sparen vier Stunden pro Woche
Angestellte im Mittelstand erwarten von modernen Arbeitsweisen ganz klar eine Verringerung von zeitaufwendigen administrativen Prozessen: Bei 47 Prozent der befragten Mitarbeiter lösen bürokratische Aufgaben Stress und Frust aus. Mit weniger bürokratischen Vorgängen ließe sich ein halber Arbeitstag pro Woche gewinnen: Die Befragten schätzen die freigewordene Zeit durch weniger Bürokratie auf durchschnittlich vier Stunden und zehn Minuten pro Woche.
Aus diesen Gründen ist es ratsam, dass Unternehmen auch ihr Dokumentenmanagement digitalisieren. Das Handling von Verträgen ist in sehr vielen Unternehmen schließlich ein wichtiger Teil der täglichen Arbeit. Mit Anwendungen etwa für eSignature, Dokumentenerstellung und Vertragsmanagement können Mitarbeiter Verträge schnell und sicher aushandeln und abschließen, anstatt sich umständlich per E-Mail und Anrufen abzustimmen und viel Papier auszudrucken. Das bringt einen besseren Überblick für alle Beteiligten – bei gleichzeitigem Bürokratieabbau.
Bei der Fortbildung herrscht Nachholbedarf
Die neue Art des Arbeitens braucht neue Skills – und der deutsche Mittelstand reagiert darauf. 38 Prozent der befragten Unternehmen bieten Trainings, damit sich die Mitarbeiter auf die Veränderungen einstellen können. Das reicht aber noch nicht: 74 Prozent der Befragten sehen einen Bedarf für mehr Fortbildungen, vor allem für den Umgang mit Online-Tools. Jürgen Frisch
