Die Pandemie hat die Veränderung zum hybriden Arbeitsplatz beschleunigt. Dell Technologies zeigt auf, welche Aspekte den Mix aus Homeoffice und Büro-Präsenz kennzeichnen, und worauf Unternehmen dabei achten sollten.
Mit dem Thema Homeoffice musste sich wegen gesetzlicher Auflagen jedes Unternehmen auseinandersetzen. Auch, wenn die Homeoffice-Pflicht in Deutschland Ende Juni 2021 ausgelaufen ist, wird sich dieser Trend kaum mehr umkehren lassen. Darauf deutet beispielsweise eine repräsentative Studie zur Bewerbungspraxis der Universität Bamberg hin: Fast ein Drittel der Kandidaten geben an, dass sie ohne die Möglichkeit von Homeoffice ein Jobangebot gar nicht erst annehmen würden. In der jüngsten Bewerbergruppe, der Generation Z, steigt der Wert sogar auf fast 40 Prozent.
Beim Homeoffice schätzen Arbeitnehmer die Flexibilität
Wollen Unternehmen beim Wettbewerb um die besten Talente konkurrenzfähig bleiben sollten sie die veränderten Arbeitsbedingungen im Auge behalten. Arbeitnehmer schätzen die neugewonnene Flexibilität durch das Arbeiten im Homeoffice. Sie können private Termine leichter wahrgenommen, ebenso Aufgaben, die eine Präsenz zuhause erfordern. Ein weiteres Plus ist die Zeitersparnis durch Wegfall der An- und Abreise zum Arbeitsplatz.
Laut einschlägiger Studien, auf die etwa DB Research verweist, führt diese größere Flexibilität zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit und dadurch zu einer höheren Produktivität. Das ist allerdings kein Selbstläufer: Schließlich findet nicht jeder Angestellte zuhause einen ruhigen Platz zum Arbeiten. Auch hemmt räumliche Distanz den zufälligen Wissensaustausch. Unternehmen sollten daher die persönlichen Lebensumstände ihrer Mitarbeiter im Auge behalten und ihnen die Wahl zwischen Homeoffice und Büropräsenz ermöglichen.
Die Zukunft des Arbeitsplatzes wird nicht binär sein – schon deshalb nicht, weil bestimmte Bereiche der Arbeitswelt gar nicht im Homeoffice abbildbar sind. Entweder Büro oder Homeoffice ist also gar nicht die Frage, sondern welche Kombination aus beidem die besten Resultate für Unternehmen und Mitarbeiter bringt.
Dell Technologies beleuchtet drei Aspekte, die die neue Normalität im Arbeitsleben kennzeichnen und erläutert, wie Unternehmen hybride Arbeitsplätze erfolgreich gestalten:
- Kostenersparnis
Die hybride Arbeitsumgebung sorgt für einen stärkeren Homeoffice-Anteil der Belegschaft. Dadurch sinkt der Bedarf an Bürofläche und -ausstattung. Unternehmen können dadurch die Betriebskosten für Büroräume erheblich senken. Gerade in Ballungsräumen kann die Ersparnis bedeutend sein.
- Veränderte Anforderung an die IT-Ausstattung
Durch eine hybride Arbeitsweise verändern sich die Anforderungen für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Um diese optimal zu erfüllen, sollten Unternehmen die Anforderungsprofile der unterschiedlichen Personengruppen und Einsatzorte identifizieren. Die Leitfragen bei der Geräteauswahl lauten: Findet ein permanenter Wechsel zwischen Homeoffice und Büro statt? Wird ein extrem auf Mobilität optimiertes Gerät benötigt? Soll es eher ein Notebook sein, reicht ein kompakter PC fürs Homeoffice? Soll der Bildschirm Touch-fähig sein? Entspricht die Ausstattung des Büro-Meetingraums den veränderten Arbeitsbedingungen?
Mitarbeiter im Homeoffice allein mit einem Notebook auszustatten, reicht bei Weitem nicht aus. Ein produktives Arbeiten ist nur dann möglich, wenn auch der Arbeitsplatz zuhause ergonomischen Anforderungen entspricht und für die veränderte Arbeitsweise mit häufigen virtuellen Meetings ausgelegt ist. Dazu zählen auch Monitore, Docking-Stations, Headsets und Webcams.
Für das Büro sollten Unternehmen Arbeitsplätze nach dem Desksharing-Konzept umsetzen. Eine einheitliche Ausstattung sorgt dabei dank Kompatibilität für mehr Flexibilität für die Mitarbeiter. Gleichzeitig können dadurch Investitionen über mehrere User und auch Lebenszyklen länger genutzt werden. Buchungstools ermöglichen eine effiziente Verwaltung dieser Plätze, sodass ein reibungsloser Wechsel zwischen Homeoffice und Büro gelingt.
Generell sollten Unternehmen in hybriden Umgebungen auf den Einsatz von Kollaborationswerkzeugen achten, damit sich virtuelle Teams untereinander austauschen können und keine Einzelkämpfermentalität entsteht. Mitarbeiter sollten diese nicht nur für aufgabenbezogene Zusammenkünfte nutzen, sondern auch fürs Teambuilding, etwa für regelmäßige virtuelle Coffee-Pot-Meetings.
- Herausforderungen für IT-Abteilungen
Damit der IT-Service durch Homeoffice-Szenarien nicht zusätzlich belastet wird, sollten Unternehmen ein Konzept für Fernwartung und Management in Betracht ziehen. Eine optimale Gerätekonfiguration sorgt dafür, dass Mitarbeiter sofort produktiv arbeiten können: Anschließen, einschalten, loslegen muss die Devise sein. Die Integration von Prozessen für den Austausch oder die Reparatur ist ebenfalls empfehlenswert.
„Auch wenn die Arbeit im Homeoffice sehr gut funktioniert, gibt es eine Reihe von Aspekten zu beachten“, erklärt Ulrike Rüger, Senior Director und Head of Client Solutions Germany bei Dell Technologies Deutschland. „Eine positive Benutzererfahrung hilft, dass die Mitarbeiter produktiv arbeiten. Unerlässlich sind im Homeoffice zudem ein zuverlässiger, einfacher und sicherer Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk sowie gut ausgestattete und flexible Arbeitsplätze.“ Nicht zu unterschätzen sei zudem die individuelle, persönliche Situation der Teammitglieder, beispielsweise wenn es darum geht, Homeoffice und Kinderbetreuung oder Homeschooling zu vereinbaren. Jürgen Frisch
