Digitalisierung formt den Arbeitsplatz der Zukunft

Der technologische Wandel verändert den Arbeitsplatz der Zukunft. Microsoft-Partner erstellen auf Basis von Skype, Sharepoint und Yammer Lösungen für virtuelle Teams.

IT-Lösungen für Communication und Collaboration prägen den Arbeitsplatz der Zukunft. Mit Software von Microsoft wie MS Skype, MS Yammer und MS Onedrive können sich Mitarbeiter beispielsweise zu virtuellen Teams vernetzen. Wie bei den betriebswirtschaftlichen Lösungen der Produktreihe MS Dynamics stellt Microsoft hier die Basisprodukte her und überlässt es den Partnern, daraus Branchenlösungen für Kommunikation und Collaboration zu schneidern. Die folgende Überschicht stellt fünf Lösungen vor bei denen Microsoft-Partner auf Basis von MS Sharepoint, MS Office 365, MS Onedrive und MS Skype individuell angepasste Lösungen erstellt haben. Sie reichen von der Trusted Enterprise Workplace Suite bis hin zum Risiko- und Qualitätsmanagement für Kliniken.

Arvato sichert den digitalen Arbeitsplatz ab

Mit der Trusted Enterprise Workplace Suite bietet arvato Systems bietet einen ganzheitlichen Lösungsansatz für den digitalen Arbeitsplatz. Die Suite kombiniere die Microsoft Bausteine MS Enterprise Mobility Suite, MS Office365 und MS SharePoint zu einer umfassenden Workplace-Lösung und ergänze diese mit Modulen weiterer Hersteller

Die Suite besteht aus vier Bausteinen: Der Service Enterprise Workplace & Application Management ermöglicht eine effiziente Steuerung des Lebenszyklus sämtlicher Endgeräte sowie der Nutzung betrieblich relevanter Applikationen und Daten. Im Unternehmen vorliegende Compliance- und Datenschutzrichtlinien könnten technisch abgebildet werden. Der Einsatz von Cloud-Technologien eröffne die Möglichkeit, mobile Endgeräte in Geschäftsprozesse zu integrieren und zu verwalten. Mit dem Baustein License & Asset Management könnten Unternehmen Lizenzkosten senken, indem sie die Applikationslandschaft agentenbasiert inventarisierten. Zudem würden damit die am jeweiligen Arbeitsplatz eingesetzten Applikationen optimiert.

Die Funktionalitäten der Premium Office Suite könnten Mitarbeiter sowohl im Rahmen von als Software-as-a-Service als auch lokal auf dem Endgerät der Wahl nutzen. Die Mitarbeiter würden dabei flexibel in unterschiedlichste Kommunikations- und Kollaborationsinfrastrukturen eingebunden. Das Arbeiten im Team mit Kollegen, Mitarbeitern, Partnern oder Lieferanten sei ohne Medienbrüche überall und zu jeder Zeit möglich. Der Baustein Identity & Rights Management ermögliche die Kontrolle aller Zugriffe auf die Unternehmensdaten. Unternehmenskritische Informationen würden würden mit einer integrierten Kryptografielösung gesichert.

Zur Trusted Enterprise Workplace Suite bietet arvato systems ergänzende Dienstleistungen an: Die Business Impact Analysis starte mit einem strukturierten Interview, um die informationellen Werte des Unternehmens zu erfassen und die jeweiligen Schutzpotenziale zu ermitteln. Daraus würden die Auswirkungen auf die zum Einsatz kommenden Unternehmensressourcen abgeleitet. Im Rahmen von Workplace Consulting würden sämtliche Aspekte zur Workplace Strategie beleuchtet. Die Beratung berücksichtige örtliche Arbeitsgegebenheiten und das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter. Das Ergebnis sei eine Handlungsempfehlung für den Einsatz von Microsoft Technologien zur Gestaltung der IT-Arbeitsplätze und die Erstellung des individuellen Umsetzungskonzepts.

MS Office 365 als Basis für die Zusammenarbeit

Der Microsoft-Partner Avanade, eine Tochtergesellschaft von Accenture, implementiert als Basis für den digitalen Arbeitsplatz MS Office 365. Diese Kommunikations- und Kollaborationsplattform ermögliche einen auf die Rolle des Mitarbeiters zugeschnittenen Arbeitsplatz. MS Office 365 bündle ein Abonnement der Büroanwendung MS Office, die Webanwendung MS Office Online, ein E-Mail-System, den Webspeicherdienst MS Onedrive, die Videokonferenzanwendung Skype vor Business sowie die Anwendung MS Infopath, über die sich Formulare auf Basis der Seitenbeschreibungssprache XML (Extended Markup Language) gestalten und mit Daten befüllen ließen.

Die Implementierung von MS Office 365 beginne mit einem Assessment. Beim Design der neuen Umgebung erstelle Avanade zunächst einen Business Case und evaluiere die bestehende Infrastruktur. In einer Pilotphase identifizierten die Consulter mögliche Herausforderungen der Migration. Bestandteile der Migration seien ein Change Management mit Anwender-Trainings, die Dokumentation sowie die Optimierung und Erweiterung des laufenden Betriebs. Darüber hinaus umfasse das Service-Portfolio die Content-Migration nach MS Exchange Online und MS Sharepoint Online das Einrichten von MS Sharepoint-Portalen sowie das Implemetieren von MS Skype for Business.

„Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit mit MS Office 365 zu optimieren und gleichzeitig Kosten zu sparen“, berichtet Ralf Scherm, Solution Specialist Office 365 bei Avanade. Die Avanade-Consulter haben laut Aussage des Unternehmens über drei Millionen Office 365-Arbeitsplätze eingerichtet und mehr als 23 Millionen Mailboxen zu Microsoft Exchange migriert.

Referenzkunde von Avanade für die Migration mehr als 40.000 Arbeitsplätze auf MS Office 365 ist die Henkel AG. „Mit MS Office 365 steht unserem Unternehmen nun und in Zukunft eine hochmoderne und leistungsfähige Kommunikations- und Kollaborationsplattform zur Verfügung“, erläutert Markus Petrak, ‎Corporate Director IT Digital Workplace bei Henkel. „Die Avanade-Services haben dazu einen entscheidenden Beitrag geleistet.“

Content Management auf Basis von MS Sharepoint

Die Themen Qualitätsmanagement und Dokumentenmangement gewinnen laut Aussage des Microsoft-Partners Data One Themen nicht nur im Gesundheitswesen und in der Industrie massiv an Fahrt. Die gültigen Normen würden regelmäßig überarbeitet, und dadurch stiegen die Anforderungen an Unternehmen. Die Lösung Data One 4 Quality auf Basis von Microsoft SharePoint decke sämtliche Anforderungen an ein durchgängiges Dokumentenmanagememt ab. Die Lösung unterstützt die Qualitätskontrolle während des gesamten Prozesses – von der Erstellung der Dokumente über die formelle Freigabe bis hin zur zuständigkeitsbezogenen Verteilung und der Einholung von Lesebestätigungen.  Die im Rahmen einer Qualitätssicherung anfallenden Dokumente könnten mit Data One 4 Quality einheitlich erstellt, verwaltet und weiter verteilt werden. Genehmigungsprozesse sowie die dokumentierte Steuerung des Dokumentenflusses verschafften den Mitarbeitern einen Überblick über den jeweiligen Bearbeitungsstand. Die sonst übliche Unterschrift auf Papier entfalle. Somit erhielten Unternehmen bei der Vorbereitung auf eine Zertifizierung oder des nächsten Audits die bestmögliche Unterstützung. Die branchenneutrale Lösung integriere sich vollständig in Microsoft SharePoint. Standardworkflows seien im Lösungsumfang enthalten und ließen sich je nach Anforderung individuell über Nintex Workflow erweitern.

Sharepoint & Co steuern die Zusammenarbeit

Der Microsoft Gold Partner IPI GmbH erstellt als Intranet-Agentur Digital Workplace-Lösungen sowie Social Intranets und Collaboration-Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologien wie MS SharePoint, MS SharePoint Online, MS Yammer und MS Azure. Die Services reichen von der strategischen Beratung unter dem Banner der Marke sapento bis zur technischen Realisierung.

Als Implementierungshaus hat die Intranet-Agentur nach eigener Aussage maßgeblich zum Erfolg von MS SharePoint in Deutschland beigetragen. Um die interne Kommunikation sowie den Umgang mit Informationen im Intranet zu verbessern setze IPI auf die eigene Methode Intranet Evolution Framework. Hierbei würden Kommunikationsmedien entwickelt und der Umgang mit Informationen professionalisiert, und zwar auf Basis der Mitarbeiter, der Prozessen, der Organisation sowie der IT-Plattform. Das Portfolio auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz reiche von der redaktionellen Aufbereitung (Unternehmens-News, Betriebsratsinformationen) über die Verbesserung der Zusammenarbeit TeamSites, Communities) bis zur Automatisierung von Prozessen (Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung).

Ein Intranet sei so individuell wie das jeweilige Unternehmen. Durch die Strategiekompetenz und die Erfahrung aus über 150 Kundenprojekten habe IPI mit rund 70 Mitarbeitern den Überblick über Digital-Workplace-Szenarien. Ob Neukonzeption, Weiterentwicklung oder Positionsbestimmung: Die bereitgestellte Lösung müsse sowohl technisch überzeugen als auch von den Mitarbeitern akzeptiert werden.

Ein MS-SharePoint-Portal steuert Klinik-Risiken

Qualitäts- & Risikomanagement ist in Kliniken ein kritisches Thema. Mit dem QM- & Risikomanagement-Portal des Microsoft-Partner s Alegri erhöhten die Klinikbetreiber Qualität und Patientensicherheit und reduzierten Haftungsrisiken. Das Portal bilde den für das Qualitätsmanagement den redaktionellen Prozess zur Erstellung und Verwaltung von gelenkten Dokumenten ab, deren zielgruppenorientierte Bereitstellung und Verteilung sowie das Handbuch für Qualitätsmanagement. Beim Risikomanagement würden die Risikokennzahlen automatisch berechnet und Dokumente und Informationen zentral in einem sogenannten Risikoraum abgelegt. Für das Maßnahmen- und Fehlermanagement ließen sich die Maßnahmen zur Risikobekämpfung zentral erfassen und steuern sowie Fehler bei Audit-Terminen dokumentieren samt Aufgabenmanagement und Terminplanung mit jeweils automatischen Benachrichtigungen.

Reports und Dashboards zeigten die Risikokennzahlen sowie die Maßnahmenabdeckung hinsichtlich der Top-Risiken je nach Klinik oder Fachbereich. Ein Berechtigungs- und Rollensystem, die automatische Anlage von Risikoräumen und workflowgesteuerte Freigaben, Berechtigungen und Benachrichtigungen vervollständigten die Lösung. Durch die Volltextsuche in Dokumenten und die Suche in Risiken, Maßnahmen und Fehlern und ein Wissenswiki seien alle Informationen zügig abrufbar.

QM- & Risikomanagement-Portal sei in mehreren Klinikverbünden in Deutschland im Einsatz. Die Lösung basiere auf Microsoft SharePoint das wiederum in vielen Krankenhäusern bereits als Intranet, Dokumentenmanagement- und/oder Qualitäts- und Wissensmanagementplattform diene. Risiken, Risikoschwerpunkte und das Maßnahmenmanagement ließen sich mit QM- & Risikomanagement-Portal erfassen, bewerten, analysieren und über Kliniken, Fachbereiche, Strukturen, Lokationen und Systeme hinweg organisieren. Über MS Sharepoint würden Schnittstellenprobleme, Fehlerquellen- und Fehlerquoten sowie Informationsdefizite deutlich reduziert und die klinikübergreifende Risiko-Vernetzung optimiert. Da das Risikomanagement-Portal alle notwendigen Prozess-Schritte vereint, bietet es laut Anbieter einen weit größeren Funktionsumfang als andere Risikomanagement-Systeme. jf

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