Hybride Arbeitsmodelle sind aktuell stark angesagt. Für die virtuelle Zusammenarbeit brauchen Unternehmen die passenden Werkzeuge dafür. Der Schweizer Anbieter VNC benennt vier Merkmale für die Evaluation geeigneter Collaboration-Tools.
Remote Working hat während der Corona-Krise viele Unternehmen und Organisationen vor dem Zusammenbruch gerettet. Viele Workflows, Arbeitsprozesse und Lieferketten hätten ohne Homeoffice und mobiles Arbeiten nicht aufrechterhalten werden können. Diese Erfahrungen haben Messenger, Videokonferenz-Systeme, Embedded Whiteboards, Groupware-, Kommunikations- und Brainstorming-Tools zu mittlerweile selbstverständlichen Werkzeugen im Arbeitsalltag gemacht, die aus der Arbeitsorganisation der Zukunft nicht wegzudenken sind.
Die Erfahrungen mit diesen Werkzeugen zeigen aber auch, dass ihre Auswahl besondere Sorgfalt erfordert, um die Potenziale richtig zu nutzen und vorhandene Risiken zu minimieren. VNC, Entwickler und Anbieter von Open-Source-basierten Unternehmensanwendungen, listet die vier wichtigsten Kriterien für die Evaluation geeigneter Tools auf:
- Unabhängigkeit von Raum, Zeit und Device
Collaboration-Tools müssen prinzipiell überall und jederzeit auf allen mobilen und stationären Endgeräten laufen, unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem. Wichtig sind dafür die Nutzung standardisierter Technologien und die Unterstützung von Standard-Protokollen, wie etwa WebRTC für Videoanwendungen, sowie die Bereitstellung als Browser-App beziehungsweise als flexible Mietlösung im Rahmen von Software-as-a-Service. Proprietäre Formate, Plug-ins oder Clients sind dagegen eher hinderlich. Gleiches gilt für einen sehr hohen Bandbreitenbedarf, der die potenziellen Einsatzmöglichkeiten einengt.
- Funktionsintegration, Offenheit und Interoperabilität
Weder „All-in-one“-Modelle noch „Best-of-breed“-Konzepte erreichen typischerweise die Interoperabilität und Funktionstiefe modularer Tool-Stacks, die alle gewünschten Kommunikationskanäle integrieren. Im ersten Fall gestalten sich die Anwendungen oft komplex, unflexibel und teuer, im zweiten Fall klagt manch ein Anwender über die aufwändige Integration der Teilfunktionen. Der modulare Aufbau gestattet eine gezielte Auswahl der im Einzelfall benötigten Funktionen, samt jederzeit möglicher Erweiterung oder auch Reduktion. Eine gemeinsame Code-Basis gewährleistet den bruchlosen Datenaustausch zwischen allen Programm-Modulen.
- Intuitive Bedienung, hohe Akzeptanz, geringer Trainingsbedarf
Die gemeinsame Code-Basis ist auch die Voraussetzung für eine durchgängige Bedienlogik und Oberflächengestaltung aller Programm-Module. So ist es möglich, Funktionen eines Moduls (etwa des Messengers) direkt aus einem anderen Modul heraus zu nutzen oder ohne Aufwand von einem Kommunikations-Tool zu einem anderen zu wechseln. Dies sowie die Orientierung an häufig genutzten Apps aus dem privaten Umfeld von Gaming und Social Media beim Look and Feel sorgen für hohe Akzeptanz bei den Nutzern, die schnell und sicher mit den Tools arbeiten können. Das reduziert sowohl Fehlbedienungen als auch die notwendigen Aufwendungen für Schulung und Training.
- Erfüllung von Security- und Compliance-Vorgaben
Die Datensicherheit und die Konformität mit Security- und Compliance-Richtlinien sind überragende Ausschlusskriterien. Die Sicherheit beginnt bereits bei der Basistechnologie. So ist beispielsweise DSGVO-Konformität mit Closed Source oft schwer zu erreichen. Mit Open Source kann das einfacher werden. Die Möglichkeit zur freien Wahl des Bereitstellungsmodells sorgt dafür, dass die Anwender Hosting jederzeit frei darüber entscheiden können, wo ihre Daten Security-konform gespeichert und an wen sie weitergegeben werden. Erfolgt die Bereitstellung der Tools ausschließlich über Anbieter-exklusives Hosting, entfällt diese Option.
„Die Erfahrungen haben gezeigt, das durch eine spontane Auswahl oder eine rein oberflächliche Prüfung von Collaboration-Tools viele Chancen verschenkt werden, die in der Nutzung geeigneter Software-Stacks liegen“, betont Andrea Wörrlein, Geschäftsführerin von VNC in Berlin und Verwaltungsrätin der VNC AG in Zug. „Mit dem Einsatz ungeeigneter Tools handeln sich Unternehmen neben unnötig hohen Kosten und einer mangelnden Unterstützung der Arbeitsprozesse auch hohe Sicherheitsrisiken ein, welche die Reputation oder sogar die Existenz des Unternehmens gefährden können.“ Jürgen Frisch
