Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist eng mit einer ganzheitlichen Strategie des Enterprise Content Management verbunden. Die dazugehörigen IT-Lösungen sind stark gefragt, wie eine Studie von Bitkom und Trovarit zeigt.
Das Papier wollen mittelständische Unternehmen aus ihren Büros verbannen, und sie setzen dabei auf Lösungen für das Digital Office. Fast jedes dritte Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (30 Prozent) will in nächster Zeit in eine entsprechende Software investieren. Der Anteil der Unternehmen, die erstmals eine integrierte Lösung für Enterprise Content Management (ECM) einführen wollen, liegt mit 23 Prozent sehr hoch. 2017 lag dieser Wert bei 18 Prozent. Das lässt darauf schließen, dass das ECM-Wachstum im Mittelstand stärker steigt, als es bereits in den beiden vergangenen Jahren der Fall war.
Die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand“ bietet eine Bestandsaufnahme zum Thema digitales Büros in Deutschland. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Lösungen ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um das Content Management. 613 mittelständische Unternehmen haben an der Umfrage teilgenommen. Durchgeführt wurde die Studie vom Bitkom Arbeitskreis Markt & Strategie mit Unterstützung der Trovarit AG, und zwar zum vierten Mal
Effizienz, Datensicherheit und mobile Nutzung
Investitionen in Content Management lohnen sich laut Studie: Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 Prozent) sowie zur Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78 Prozent). Immerhin 70 Prozent der Anwender nehmen die mobile Nutzung ihrer ECM-Software als spürbaren Mehrwert wahr.
Effizienzsteigerungen, Schutz vor Datenverlust sowie eine verbesserte Compliance sind die Motivation für diejenigen, die aktuell in eine ECM-Lösung investieren wollen. Auch eine höhere Datenintegration findet sich ganz oben auf der Agenda. Auch die Potenziale von weitergehenden Digitalisierungsansätzen wie etwa die Team-Arbeit an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus (Collaboration), die durchgängige Automatisierung von dokumentenbezogenen Vorgängen (Workflow Management) oder Big Data/Smart Data sowie Künstliche Intelligenz zur Prognose von Geschäftsverläufen will der Mittelstand nach und nach heben.
Mittelständler mögen die Content-Cloud
Eine weitere Dynamik bringt die Cloud in den Markt. Diese Betriebsvariante ermöglicht es auch mittelständischen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse digital aufzustellen. Mittlerweile betreiben deutlich über die Hälfte der Unternehmen ihre Content-Management-Lösungen in der Cloud, wobei dabei das Modell der Private Cloud klar überwiegt. Seit diesem Jahr haben Cloud-Lösungen im Mittelstand den Inhouse-Einsatz als führendes Betriebsmodell abgelöst, der auf einen Anteil von 44 Prozent kommt. Bei den größeren Unternehmen laufen derzeit noch 66 Prozent der Installationen inhouse.
Insgesamt zeigt die Studie, dass mittelständische Unternehmen die in der Vergangenheit festgestellte Zurückhaltung in Sachen Content Management Lösungen abgelegt haben. Die vollständige Studie steht hier kostenlos zum Download bereit. Jürgen Frisch
