Mobilstrategie setzt Prozessintegration voraus - is report

Mobilstrategie setzt Prozessintegration voraus

Mobile Device Management gehört zu jeder Mobilstrategie. Damit Unternehmen und Mitarbeiter wirklich von mobilen Prozessen profitieren, muss das Gerätemanagement mit anderen Komponenten ergänzt werden.

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Kai Höhmann verantwortet im Vorstand der SEVEN PRINCIPLES AG die Bereiche Vertrieb und Marketing.  © Seven Princiles

Kai Höhmann, Vorstand der SEVEN PRINCIPLES AG ©Seven Princiles

Die Art, wie Unternehmen arbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren radikal geändert. Zum ersten Mal ist nicht die IT-Abteilung der Auslöser dieser Bewegung. Vielmehr bringen die Mitarbeiter den Wandel in die Unternehmen. Sie haben sich im privaten Gebrauch mit Smartphones und anderen Mobilgeräten vertraut gemacht und möchten die Vorteile mobiler Lösungen nun auch im Unternehmen nutzen.

Als Reaktion auf diesen Trend bieten zahlreiche Unternehmen Einzellösungen für das Management von mobilen Geräten oder Anwendungen an. Diese Lösungen schöpfen allerdings die Möglichkeiten mobiler Daten und Mitarbeiter nicht annähernd aus: Geräte- oder Applikationsmanagement können die Sicherheit im Unternehmen erhöhen, doch die Auswirkungen beschränken sich auf die IT-Sicherheit. Statt nur auf die technischen Herausforderungen zu reagieren, sollten Unternehmen Enterprise Mobility aktiv gestalten und fragen, ob sich durch mobile Daten und Mitarbeiter nicht Möglichkeiten eröffnen, das Geschäft zu erweitern, neue Services anzubieten oder Prozesse zu optimieren. Nötig ist eine Gesamtstrategie. Bei deren Erarbeitung helfen Beratungsunternehmen. Die IT-Abteilung ist bei der Implementierung einer umfassenden strategischen Neuausrichtung immer mit einbezogen. Sie kann Optimierungspotenziale freilegen, Impulse geben und ist daher der Schlüssel zu einem ganzheitlichen Ansatz.

CEO und CIO stoßen Mobility-Strategie an

Eine zukunftsfähige Enterprise-Mobility-Strategie hat viele Vorteile wie etwa eine gesteigerte Effizienz durch universellen Datenzugriff. Des Weiteren sorgen zufriedenere Mitarbeiter und optimierte Geschäftsabläufe für besseren Service und eine größere Kundenorientierung. Deswegen muss eine Beratung bei den CIOs und Geschäftsführern beginnen. Sie müssen die Strategie unterstützen und tragen. Um Unternehmen Mehrwert bieten zu können, beinhaltet Enterprise Mobility idealerweise folgende Komponenten:

  • eine ganzheitliche Strategie aus angepassten Geschäftsprozessen, mobilen Applikationen, Endgeräten mit universellem Zugriff und leistungsstarker Middleware;
  • die intelligente Verzahnung von Geschäftsabläufen, der Netzinfrastruktur sowie den Mitarbeitern als Endnutzern einer Enterprise Mobility;
  • die Fokussierung auf den Faktor Mensch“. Die Mitarbeiter sollten bei Strategieentwicklung und -umsetzung stets im Mittelpunkt stehen.
Mobile Device Management gewährleistet das Security Management und ermöglicht die Erfassung aller Geräte sowie die zentrale Administration zu installierender Software, Updates oder Apps. ©: Seven Principles

Mobile Device Management gewährleistet das Security Management und ermöglicht die Erfassung aller Geräte sowie die zentrale Administration zu installierender Software, Updates oder Apps. ©: Seven Principles

Device Management als Motor von Enterprise Mobility

Mobile Device Management gewährleistet nicht nur das Security Management. Möglich wird darüber hinaus die Erfassung aller Geräte sowie die zentrale Administration zu installierender Software, Updates oder Apps. So lassen sich gerätespezifische Einstellungen van zentraler Stelle vornehmen. Eine Historie gibt der IT-Abteilung Auskunft darüber, welche Software, Applikationen und Backups auf dem entsprechenden Gerät zu welchen Zeitpunkt bereits installiert oder geblockt wurden. Auch die noch vorhandene Speicherkapazität wird angezeigt.

Verwenden Unternehmen ein Management-Tool zum, muss nicht jedes Mobilgerät zeitaufwendig einzeln konfiguriert werden. Die notwendigen Anwendungen und Aktualisierungen lassen sich jederzeit zielgerichtet und schnell auf den Geräten der jeweils ausgesuchten Benutzergruppen installieren. Alle Vorgänge werden dokumentiert. Da die Aktualisierungen im Hintergrund ablaufen, werden die Nutzer in ihren Arbeitsabläufen nicht gestört. Sollte eine Aktualisierung aufgrund eines ausgeschalteten Gerätes fehlschlagen, zeigt die Device Management-Lösung dies sofort an. Die Sicherheit der Datenübertragung gewährleistet das SSL-Protokoll (Secure Sockets Layer). Insgesamt sparen Unternehmen durch eine zentrale Mobile Management Lösung ein erhebliches Maß an Arbeitszeit ein.

Einer der der größten TV-Sender Deutschlands hat kürzlich den Mitarbeitern den Umstieg von Blackberry auf Smartphones unter Apple iOS und Android ermöglicht. Die neuen Geräte erfreuten sich sehr schnell einer hohen Beliebtheit. Um die Mobilgeräte zentral zu verwalten, entschied sich der Medienkonzern für den Einsatz von Mobile Device Management aus dem Hause Seven Principles. Das ursprüngliche Ziel, innerhalb von acht Monaten 200 Geräte zu managen, musste durch eine Flut neuer Geräte schnell nach oben korrigiert werden. Nach kurzer Zeit waren es über 800 Geräte. Während die Verwaltung weniger Geräte noch über Listen gelingt, bedarf es bei einer solchen Anzahl von Devices einer zentralen Administration aus der Distanz heraus.

Mit der Anzahl der Geräte steigt das Risiko: Firmendaten können leicht in die Hände unbefugter Dritter gelangen. Die Erfüllung strenger Sicherheitsanforderungen wurde unabdingbar, schließlich befanden sich auf den Endgeräten der Mitarbeiter hochsensible firmeninterne Daten und Zugriffsmöglichkeiten auf beispielsweise Intranet-Seiten, Bestell- und Ablehnungsprozesse, Genehmigungen, oder die Urlaubsverwaltung.

Privat installierte Apps brauchen Prüfungen

Sicherheit und Freiheit schließen sich nicht aus. Mitarbeiter begrüßen es generell, wenn sie die Möglichkeiten von Smartphones und Tablet PCs ausnutzen können. Allerdings ist nicht jede offiziell erhältliche App ungefährlich für die Unternehmensdaten. Oft verbirgt sich hinter scheinbar harmlosen Programmen wie Dokumentenbetrachter oder Fotoapplikationen gefährliche Schadsoftware.

Da Mitarbeiter aus den Fachabteilungen nicht erkennen können, ob Applikationen Schadsoftware enthalten, bieten unabhängige Institute wie der TÜV Services an, die Apps überprüfen, filtern und nur unbedenkliche Programme zuzulassen. So wird die Sicherheit gewährleistet, auch wenn die Mitarbeiter ihre Geräte personalisieren. Mobile Device Management erlaubt zudem das Löschen und Installieren von Applikationen aus der Ferne: So können Unternehmen sicher gehen, dass Mitarbeiter stets die aktuellste Version der unternehmenseigenen App installiert haben und Kompatibilitätsprobleme vermieden werden.

Über Mobile Device Management lassen sich zudem alle auf Apple iOS und Android basierenden Smartphones und Tablets zentral mit einem Kennwort schützen. Zur Aktivierung muss der Nutzer zunächst die PIN eingeben. Wird diese im Fall eines Diebstahls mehrmals falsch eingetippt, wird das Gerät automatisch auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt, und alle Daten sind gelöscht. Dies ist auch dann möglich, wenn das Gerät defekt ist oder verloren geht.

Obwohl Management-Lösungen Sicherheitsprobleme reduzieren, sollten die Mitarbeiter den richtigen Umgang mit den Mobilgeräten erlernen. Da nicht alle Mitarbeiter eine Affinität zu Mobiltechnik haben, können Einführungen Berührungsängste mindern und ein Gefühl der Sicherheit vermitteln. Auch eventuelle Bedenken zum Datenschutz lassen sich über Schulungen ausräumen.

Device Management als Teil einer umfassenden Infrastruktur

Geht es um die Sicherheit der Geräte und die Effizienz der IT-Abteilung, bringt Mobile Device Management zahlreiche Vorteile. Erst beim Zusammenspiel mehrerer Komponenten lassen sich allerdings die Möglichkeiten von Enterprise Mobility voll ausschöpfen. Wenn nicht nur die IT-Abteilung, sondern sämtliche Fachabteilungen von Mobility profitieren und sich die Effizienzgewinne auf das gesamte Unternehmen ausbreiten sollen, sind eigene Apps, Middleware sowie ein passender technischer Unterbau nötig.

Möchten Unternehmen die Effizienz der Arbeitskräfte erhöhen und die Eingabemöglichkeiten von Mobilgeräten nutzen, empfiehlt sich das Erstellen spezieller Mobilapplikationen. Der Programmieraufwand dafür ist meist nicht allzu hoch. So lassen sich beispielsweise MS Excel-Tabellen, die unterwegs nur mühselig zu bearbeiten sind, in Apps transformieren, in denen Mitarbeiter Checklisten abhaken. Unterwegs stehen dann die Vorteile einer einfachen Benutzerführung zur Verfügung, während am Desktop-PC wie gewohnt MS Excel-Listen zum Einsatz kommen.

Da die Business-Applikationen zum Teil bestehende Anwendungen aufgreifen und Services mobilisieren, muss auch in Bezug auf die Inhalte eine Anpassung an das Nutzungsszenario erfolgen. An dieser Stelle kommt die sogenannte Multi Channel Optimierungs Engine zum Einsatz. Diese sorgt dafür, dass das Inhaltskonzept auf einem mobilen Display optimal ausgegeben wird. Sie dient der optimierten Darstellung mobiler Portale über die unterschiedlichen mobilen Endgeräte hinweg.

In vielen Unternehmen gibt es gewachsene Backend-Strukturen mit Web-Services, sowie Content Management- und Kundenbetreuungs-Systeme, welche unterschiedliche Abteilungen nutzen. Im Gegensatz zu der extrem hohen Entwicklungsgeschwindigkeit auf Clientseite sind die Zyklen auf der Serverseite deutlich länger. Abhängigkeiten zwischen Systemen und Nutzern verkomplizieren Modifikationen in der Infrastruktur. Daher empfiehlt es sich die anfragenden Systeme auf beiden Seiten voneinander zu entkoppeln. Dies regelt eine eigenständige Mobility-Infrastruktur, die in die IT-Landschaft integriert wird. Sie dient der Orchestrierung und Optimierung für alle mobilen Anwendungen und Endgeräte. Der Middleware kommt als Kommunikationseinheit zwischen Client und Server eine tragende Rolle zu. In ihr sind dann auch die wichtigen Schnittstellen, Controller, das Caching, der Load Balancer und das Reporting verortet.

Bei der Implementierung einer Mobile Device Management-Lösung gibt es zahlreiche technische Stellschrauben, die über den Erfolg einer umfassenden Strategie mit entscheiden. Erst die umfassende Integration einer Lösung mit interagierenden Einheiten kann jedoch das Potenzial voll ausschöpfen. Der technische Hintergrund alleine ist dabei nur ein erster Schritt. Weitaus wichtiger sind die Miteinbeziehung der Mitarbeiter und die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen. So können ganze Unternehmen transformiert und für den sich verstärkenden Wettbewerb vorbereitet werden.

Ein „On Size fits all-Ansatz“ passt nur selten

Die auf dem Markt verfügbaren Mobile Device Management-Lösungen verfolgen unterschiedliche technische Ansätze. Ob parallel laufende virtualisierte Betriebssysteme oder Container-Sicherungen in vielfältigen Ausprägungen – die unterschiedlichen Technologien haben ihre Vor- und Nachteile. Um die am besten passende Lösung auszuwählen, sollten Unternehmen die Hilfe eines Consultants in Anspruch nehmen, der die Unternehmenssituation analysiert.

Die zu beantwortenden Fragen betreffen nicht nur die Zahl der mit Mobilgeräten auszustattenden Abteilungen und Mitarbeiter, sondern auch die Ausgangssituation, die zu optimierenden Prozesse, die im Backend vorhandenen Server samt deren Virtualisierungsgrad. Im nächsten Schritt ist die Definition der Zielsetzungen an der Reihe. Hier geht es aber ebenfalls nicht nur um technische Eckdaten und Key Performance Indicators, sondern darum, wie Mobilität den Geschäftszielen dient und wie damit davon das gesamte Unternehmen strategisch profitiert.

Da jedes Unternehmen eigene Herausforderungen zu meistern hat, hilft ein „One-Size-Fits-All“-Ansatz nur selten weiter. Zudem sollte der Informationsaustausch nicht nur auf die IT beschränkt werden. Sie macht Enterprise Mobility zwar technisch möglich, kann aber alleine den Mehrwert aus angepassten Geschäftsabläufen heben. Vom ersten Konzept bis zum finalen Roll-Out sollten daher die relevanten Personen aus allen beteiligten Unternehmensbereichen mit eingebunden werden. Enterprise Mobility ist aufgrund seiner unternehmensstrategischen Bedeutung ein Thema für den CEO und die Geschäftsführung, aber auch der Betriebsrat und die Rechtsabteilung müssen hinzugezogen werden, um kritische Fragen im Vorfeld zu klären. Lösungen wie 7P MDM agieren in diesem Gesamtkonzept als technischer Motor, der stark skaliert. So können Kunden klein einsteigen und Unternehmensbereiche nacheinander mobilisieren.

Vertrieb und Support profitieren am schnellsten

Ob im Neukundengeschäft oder bei Service-Anfragen: Geschwindigkeit ist oft ein entscheidender Faktor, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die eigene professionelle Arbeitsweise zu demonstrieren. Zwar ist es auch im E-Mail-Zeitalter nicht immer notwendig, innerhalb weniger Minuten Rückmeldung zu geben, andererseits sollte es auch nicht vorkommen, dass E-Mails unbeantwortet bleiben, weil der Mitarbeiter gerade unterwegs ist und nicht auf Unternehmensdaten zugreifen kann. Enterprise Mobility versetzt Mitarbeiter in die Lage, jederzeit und an jedem Ort mit allen relevanten Informationen und Daten schnell auf Anfragen reagieren zu können.

Konkret lassen sich mit Enterprise Mobility in folgenden Unternehmens-Bereichen Geschäftsvorteile realisieren:

  • Vertrieb: Erschließen neuer Verkaufskanäle, Entwicklung neuer Geschäftsmodelle sowie umfangreiches Cross Selling.
  • Finance: reduzierte Prozesskosten, beschleunigte Prozessabläufe, hohe Skalierbarkeit mobiler Kommunikation.
  • Service: Steigerung der Kundenzufriedenheit, schnellere Antworten bei reduziertem Ressourceneinsatz.
  • Qualität: unterstützte Datenerfassung, Vermeidung von Medienbrüchen, bidirektionaler Datentransfer.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: verbesserte Work-Life-Balance, Nutzung mobiler High-End-Geräte, intuitives Arbeiten.

Auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen lässt sich mit Enterprise Mobility optimieren. Wenn der Vertriebsaußendienst einen zeitkritischen Auftrag gewinnt, sollte die Produktion nicht erst auf seine Ankunft im Büro warten müssen, um mit der Arbeit beginnen zu können. Stehen Informationen in Echtzeit bereit und werden sie priorisiert, lassen sich Workflows optimieren. Auch Kundenberatung und Service können eng miteinander zusammenarbeiten, wenn Schwierigkeiten bei der Auftragserfüllung und Beanstandungen an gelieferten Produkten auftauchen.

Enterprise Mobility unterstützt die interne Kommunikation und ermöglicht es, Abläufe zu automatisieren. Wichtig ist dabei die direkte Kommunikation zwischen den Geräten. Schließlich lassen sich dort die höchsten Effizienzgewinne realisieren, wo manuelle Arbeitsschritte vollständig automatisiert werden können. Mobilgeräte können etwa Positions- und Bestandsinformationen erfassen, die in der Zentrale automatisiert zur Optimierung von Routen und Warenkreisläufen genutzt werden. Auch umfangreichere Anwendungen sind denkbar: Logistikunternehmen profitieren durch die automatische Übermittlung von Verkehrsdaten und der dynamisch optimierten Routenführung. Entsteht beispielsweise auf der Strecke, die eigentlich befahren werden sollte, ein größerer Stau, wird die Reihenfolge der Empfänger und die anzufahrenden Wege neu berechnet. Senden alle Fahrzeuge zusätzlich Infos über Zeitgewinn oder -verlust, lässt sich die Routenplanung weiter optimieren.

Mobility ändert auch Abläufe im Büro

Im Fokus der Betrachtungen zu Enterprise Mobility stehen oft die Mitarbeiter. Das ist auch richtig, da sie eine Mobilstrategie tragen und zum Erfolg führen. Vollkommen neue Möglichkeiten eröffnen sich, sobald man den Blick auf die Daten lenkt und den Nutzen betrachtet, den der spontane Zugriff auf Informationen an jedem Ort mit sich bringt.

Ein Beispiel für diese Überlegungen ist die Enterprise Mobility Strategie bei einer großen privaten Eisenbahngesellschaft. Die Fahrzeugführer und Fahrgastbetreuer wurden mit Smartphones ausgestattet, die ihnen als mobiles Informationsterminal dienen. Eine mobile Web-Anwendung auf dem Smartphone protokolliert den Dienstantritt und bestellt fehlender Verbrauchsgüter direkt vom Zug aus, meldet Automatenstörungenund macht für Reisende Fahrplanauskünfte verfügbar. Innendienst-Mitarbeiter können betriebliche Prozesse effizient über ein Portal steuern. Die mobilen Geräte sind in den Workflow integriert, so dass Berichts- und Genehmigungsprozesse automatisiert werden. Erfolg: die Qualität der erfassten Daten hat sich erheblich verbessert. die Fehlerquellen wurden minimiert und der Verbrauch an Papier-Formularen ging zurück. Es fällt auf, dass nicht nur die Mitarbeiter unterwegs von den mobilen Daten profitieren, sondern auch die stationären Kollegen, die schneller Rückmeldungen und Bestellungen erhalten. So lassen sich die Abläufe im gesamten Unternehmen optimieren.

Eine Lösung für Mobile Device Management sollte die individuellen Herausforderungen eines jeden Unternehmen berücksichtigen. Dafür muss die Beratung sämtliche Aspekte bei der Implementierung im Blick haben: die IT interessiert sich vor allem für technologische Features und die Einbindung in die vorhandene Infrastruktur, die Geschäftsführung will beraten werden, wo und wie man die größten Vorteile ausnutzt, und die Mitarbeiter wollen geschult werden.

Mitarbeiter bangen um die Work-Life-Balance

Consulter helfen auch bei der Klärung rechtlicher Problemstellungen. Das weit verbreitete Gerücht einer unkontrollierten Mehrbelastung der Mitarbeiter durch Mobilgeräte trifft so nicht zu: Mitarbeiter werden vielmehr entlastet, wenn ihnen die besten Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt und manuelle Abläufe durch direkte Kommunikation der Geräte automatisiert werden. Natürlich müssen die neuen Möglichkeiten auch von klaren Richtlinien begleitet werden, so dass Mitarbeiter nicht am Wochenende oder im Urlaub gestört werden. Generell begrüßen die Mitarbeiter die Effizienzgewinne und behalten eine gute Work-Life-Balance. Es liegt an der Unternehmensführung, diese Befürchtungen aus dem Feld zu räumen – in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitervertretungen. Auch zur Vorbereitung zu diesen Gesprächen empfiehlt sich die Beratung durch Experten, die bereits zahlreiche Einführungen begleitet haben.

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