Kendox hat seine Lösung InfoShare mit Microsoft Teams integriert. Anwender können Inhalte aus dem Dokumentenmanagementsystem direkt aus Microsoft Teams abrufen. Die Daten lagern in europäischen Rechenzentren.
Quelle: Kendox
Die cloudbasierte Lösung Kendox InfoShare bietet aus Microsoft Teams heraus einen direkten Zugriff auf Informationen und Dokumente, die im zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert sind. Der Medienbruch entfällt, und zwar auch dann, wenn die Daten aus anderen angebundenen Anwendungen, wie einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder einem CRM-System (Customer Relationship Management) stammen. Anwender müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln. Sie können stattdessen Dokumente direkt innerhalb von Microsoft Teams effizient ablegen und revisionssicher archivieren und sie bei Bedarf schnell wieder auffinden. Typische DMS-Funktionen wie Check-Out/Check-In, Versionierung, Annotationen und flexible Suchmöglichkeiten stehen dabei unmittelbar zur Verfügung. Zudem erleichtert eine Single Sign-on Authentifizierung das sichere Benutzermanagement.
Aktuelle Studien zeigen, dass sich viele Mitarbeiter überfordert fühlen durch die Vielzahl an Tools und Oberflächen, die sie bei der täglichen Arbeit verwenden. Die konstante Zufuhr an Informationen über zahlreiche Kanäle erzeuge Stress. Zusätzlich sorge die Anmeldung an unterschiedlichen Systemen für Sicherheitsprobleme, wenn Mitarbeiter immer das gleiche Passwort nutzen. Auch wenn die Werkzeuge die Beschäftigten unterstützen sollen, so zeigt sich, dass bei Suche nach Informationen durch den ständigen Wechsel zwischen Oberflächen viel Zeit verloren geht und die Produktivität sinkt.
Microsoft Teams als Drehscheibe für Zusammenarbeit
„Wir können nicht zurück in die Steinzeit und alle Tools wieder abschaffen“, erklärt Manfred Terzer, CEO und Vorstandsvorsitzender der Kendox AG. „Ein sinnvoller Weg, die tägliche Arbeit zu erleichtern, ist die Integration viel genutzter Anwendungen mit Kollaborations-Lösungen wie Microsoft Teams. Damit können die Anwender aus einer Oberfläche heraus alle wichtigen Funktionen nutzen und auf alle Informationen und Dokumente zugreifen, ohne sich an einem zweiten System anmelden zu müssen.“
Das schnelle Einführen von Lösungen für die digitale Zusammenarbeit hat im vergangenen Jahr die Arbeitswelt umgewälzt. So verzeichnet Microsoft Teams einen rasanten Anstieg der Nutzerzahlen von 20 Millionen im November 2019 auf weltweit 115 Millionen tägliche Nutzer im März 2021. Als Komplettlösung für Online-Besprechungen, Chats und den Zugriff auf Dokumente im Cloudspeicher ist Microsoft Teams etabliert. Die Lösung nutzen nicht nur von Unternehmen jeder Größe, sondern auch Behörden, gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen. Ein wesentlicher Baustein ist das unkomplizierte Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Microsoft-Office-Anwendungen und Dokumenten in der Cloud.
Kendox InfoShare erweitert die Ablagefunktionen
Die Erweiterung von Microsoft Teams um eine Dokumentenmanagement-Lösung ist aus mehreren Gründen sinnvoll. Microsoft Teams bietet eine vergleichsweise einfache und wenig strukturierte Dokumentenablage. Innerhalb einzelner Benutzer-Teams oder Chats werden die Dokumente für das jeweilige Team bereitstellt und gespeichert. Dokumente lassen sich nicht teamübergreifend suchen, finden und ablegen. Bei vielen Teams oder komplexen Projekten kann dies für die Anwender schnell unübersichtlich werden.
Mit Kendox InfoShare können berechtigte Nutzer direkt aus der Benutzeroberfläche von Microsoft Teams heraus auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen zugreifen, die im Archiv von Kendox InfoShare archiviert sind und zu einem bestimmten Projekt gehören. Das betrifft beispielsweise E-Mails, Vertragsdokumente sowie Bestell- oder Lieferscheine, Personaldokumente. Damit lässt sich sicherstellen, dass Dokumente physisch nur einmal abgelegt und archiviert sind, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams heraus auf die Informationen zugegriffen werden kann.
Kendox InfoShare können Unternehmen aus der Cloud beziehen. Dann werden die Dokumente in einem Rechenzentrum in der EU oder in der Schweiz archiviert. Alternativ können Kunden Kendox InfoShare in einem Rechenzentrum ihrer Wahl betreiben. Jürgen Frisch
