Kendox Purchase-to-Pay präsentiert sich als End-to-End Lösung für die digitale Beschaffung. Das Dokumentenmanagementsystems Kendox InfoShare verarbeitet dabei sämtliche zum Einkauf gehörenden Dokumente.
End-to-End-Lösung: Kendox Purchase-to-Pay umfasst flexibel konfigurierbare Module und Prozessworkflows für alle Teilbereiche der Bedarfsanforderung inklusive Freigabe, Bestellauslösung mit integrierter Lieferantenauswahl, Leistungsvereinnahmung sowie für die Rechnungseingangsverarbeitung. Sämtliche prozessrelevanten Dokumente, die im Rahmen von Purchase-to-Pay anfallen, verwaltet die im Prozess integrierte Dokumentenmanagementlösung Kendox InfoShare und archiviert sie anschließend rechtskonform. Berechtigte Anwender können bei Bedarf in jeder Phase des Prozesses Dokumente einsehen und bearbeiten.
Die Beschaffung ist in vielen Unternehmen noch kaum oder zumindest noch nicht ganzheitlich strukturiert. Dabei bietet ein End-to-end digitalisierter Beschaffungsprozess Prozess laut Aussage des Anbieters ein sehr großes Potenzial, um Kosten zu senken und eine höhere Transparenz zu erreichen. Durch Automatisierung und Vermeidung von Medienbrüchen werde der Beschaffungsprozess für alle Beteiligten transparent, Bestellungen ließen sich deutlich einfacher kontrollieren und Rechnungen schneller freigeben werden. Auch ein ungeregelter Einkauf bei nicht-strategischen Lieferanten – das sogenannte Maverick Buying – werde vermieden.
Digitalisierung beschleunigt die Abläufe
Über einen vorgelagerten Bedarfsanforderungsprozess stellt Kendox Purchase-to-Pay sicher, dass alle Einkäufe gerechtfertigt und bereits vor der eigentlichen Bestellung intern freigegeben sind. Mitarbeiter erfassen zunächst den Bedarf. Eine Berechtigungsmatrix gewährleistet, dass der jeweilige Verantwortliche die Anforderung genehmigt hat und löst im Anschluss die eigentliche Bestellung aus. So werden die einer Bestellung eingehenden Rechnungen später automatisiert erkannt, zugeordnet und verbucht.
Im Modul Leistungsvereinnahmung bestätigt der Leistungsempfänger empfangene Waren sowie vom Lieferanten erbrachte Leistungen entweder vollständig oder als Teillieferung. Dies schafft die Voraussetzung, dass im nachgelagerten Teilprozess der Rechnungseingangsverarbeitung ein hoher Automatisierungsgrad erreicht wird.
Die Rechnungseingangsverarbeitung ist ebenfalls stark automatisiert. Sofern der Empfang der bestellten Ware oder Leistung bestätigt wurde und mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung ohne weitere manuelle Freigabe direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben. Um diese Automatisierung zu erreichen, werden zunächst die Rechnungsdaten – sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene – automatisch extrahiert und anschließend gegen die jeweilige Bestellung abgeglichen.
Die Effizienz steigt und die Kosten sinken
Neben der Strukturierung und Automatisierung der Abläufe sowie einer Verringerung der Durchlaufzeiten werden manuelle Tätigkeiten stark reduziert. Dabei einfallen Fehlerquellen, Unklarheiten in der Zuordnung werden ausgeschlossen und die Effizienz des gesamten Beschaffungsprozesses steigt. Durch den frühzeitigen, digital abgewickelten Investitionsantrag für geplante Anschaffungen und Bestellungen bekommen die Unternehmen einen besseren Überblick über Liquiditätsressourcen und ausstehende Verbindlichkeiten. Kürzere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung ermöglichen zudem die Wahrung von Fristen und Skonti.
Kendox Purchase-to-Pay ist für den Betrieb in der Cloud konzipiert, eignet sich aber auch für den On-Premises-Einsatz im hauseigenen Rechenzentrum. Aufgrund der Microservice-Architektur und der offenen Schnittstellen, lässt sich die Lösung mit bestehenden Unternehmensanwendungen integrieren. Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme oder auch branchenspezifische Lösungen wie zum Beispiel Transportmanagementsysteme, gehören zu den gängigen Optionen. Jürgen Frisch
