Dokumentenmanagement sichert Workflows ab

Datenschutz, zeitgesteuertes Löschen und eine Workflow-Steuerung – das bringen Dokumentenmanagement-Systeme. Filesharing-Lösungen können in diesem Funktionsvergleich nicht mithalten, erklärt Dokumentenmanagement-Spezialist Harald Krekeler.

Wichtige Dateien orts- und geräteunabhängig verfügbar zu haben sowie die Möglichkeit, Dokumente abteilungsübergreifend zu bearbeiten zu können, das ist eine wichtige Voraussetzung, um für effektive Teamarbeit. Viele Unternehmen nutzen dafür cloudbasierter Lösungen wie Dropbox. Das ist zwar kostengünstig, aber oft nicht rechtssicher, wie Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler erläutert: „Die Nutzung einer Cloud bedeutet oft, dass die Daten auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden. Gerade die bei vielen Unternehmern beliebte Dropbox ist keine vollumfängliche Dokumentenmanagement-Lösung. Eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung sowie eine effiziente Verwaltung von Dokumenten ist damit nicht möglich.“

Seit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundanforderung (DSGVO) müssen Unternehmen besondere Regeln hinsichtlich Art, Dauer und Umfang der Speicherung und Aufbewahrung von personenbezogenen Daten einhalten. Mitarbeiter müssen Auskunft geben können, welche Daten einer natürlichen Person im Unternehmer gespeichert sind und diese auf Verlangen löschen. In einem professionellen Dokumentenmanagement-System lassen sich Aufbewahrungsfristen definieren, nach deren Ablauf eine Information gelöscht wird. „Um Manipulationen zu verhindern, wird das Löschdatum von einem Internet-Zeitserver bestätigt“, erläutert Harald Krekeler.

Revisionssichere Ablage und protokollierte Änderungen

Auch die Rechtssicherheit beim Aufbewahren steuerrelevanter Unterlagenstellen Dokumentenmanagement-Systeme sicher: „Dazu zählt die revisionssichere Ablage, was bedeutet, dass Änderungen an einem Dokument eindeutig protokolliert werden müssen.“, berichtet Krekeler. „Darüber hinaus sind Integrität und Authentizität dieser Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hin zu wahren.“

Der Office Manager vom Softwarebüro Krekeler geht in Sachen Manipulationssicherheit von archivierten Dokumenten noch einen Schritt weiter: Seit 2018 erlaubt diese Lösung auch die Speicherung von Dokument-Checksummen in einer dezentralen Blockchain und ermöglicht dadurch eine manipulationssichere Bestätigung der Revisionssicherheit wichtiger Belege und Verträge. Nutzer von Office Manager können später nachweisen, dass ein Dokument zum angegebenen Zeitpunkt vorhanden war und seitdem unverändert ist.

Workflow-Steuerung und individuelle Zugriffsrechte

Anders als kostenlose Filesharing-Lösungen legt ein Dokumentenmanagement-System den Grundstein für digitale Workflows in Unternehmen. In Office Manager beispielsweise lässt sich ein Dokument einem anderen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zuweisen. Über einen Eintrag in der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit für ein einzelnes Dokument erfasst und diese Tätigkeit einem bestimmten Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und sogar mit einem Kommentar versehen. Damit stehen allen an einem Vorgang beteiligten Personen auch alle Informationen im aktuellen Status zur Verfügung und die Zusammenarbeit im Team ist organisiert. Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und Prozesse zeitnah bearbeitet. „Zugriffsrechte stellen sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf jene Dokumente erhalten, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen“, erläutert Krekeler „Das schafft Sicherheit und Transparenz.“      Jürgen Frisch

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