Kleine und mittlere Unternehmen schöpfen die Digitalisierung im Personalwesen kaum aus. Das zeigt eine Studie des Software-Herstellers Agenda. Insellösungen mit dezentraler Datenhaltung verkomplizieren demnach die Arbeit.
Die Marktstudie Personalarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen untersucht, wie Manager den aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarktes mit IT-gestützten Prozessen im Personalmanagement (Human Ressources/HR) begegnen. Im Fokus der Umfrage unter 173 kleinen und mittleren Unternehmen standen die IT-Prozesse rund um Entgeltabrechnung und Personalmanagement. Viele Betriebe setzen zwar bereits HR-Lösungen ein, aber nur wenige haben sämtliche Prozesse des Personalwesens digitalisiert. „Kleine und mittlere Unternehmen nutzen die Potenziale der Digitalisierung noch zu wenig“, erläutert Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing beim Softwarehersteller Agenda, der die Studienergebnisse. „Dabei sind IT-gestützte HR-Prozesse eine wichtige Voraussetzung, wenn Manager Freiräume für die strategische Personalplanung schaffen wollen.“
Zu viel Verwaltungsarbeit – zu wenig Überblick
Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen nutzen neben der Entgeltabrechnung weitere Software für die Personalarbeit. Allerdings handle es sich hierbei oft um Insellösungen, die jeweils auf eigene Datensätze zugreifen. Durch die dezentrale Datenhaltung entstehe in den HR-Abteilungen ein hoher Aufwand für Standardprozesse und Personalverwaltung. So müssten in 74 Prozent der Betriebe Informationen mehrfach in verschiedene Anwendungen eingepflegt werden. Darüber hinaus gestalte sich die Erstellung von Auswertungen und Statistiken zeitaufwändig, wenn Informationen in verschiedenen Datenbanken recherchiert werden müssten.
Hoher Einführungsaufwand schreckt Anwender ab
Als Hinderungsgründe für die Digitalisierung sämtlicher HR-Prozesse nennen die befragten Unternehmen vor allem den hohen Einführungsaufwand und zu geringe Kostensenkungspotenziale. Allerdings haben laut Umfrage viele Betriebe die Schwachstellen in ihrer softwaregestützten Personalarbeit erkannt. So plant ein Viertel (26 Prozent) der Befragten, künftig Personalakten digital zu führen, und knapp ein Fünftel (18 Prozent) will die Zeiterfassung digitalisieren. Die weiteren Ergebnisse der Studie im Überblick:
- Die Lohnabrechnung erledigen über 70 Prozent der befragten Unternehmen selbst.
- Lediglich jeder fünfte Betrieb erfasst die Kompetenzen der Mitarbeiter mithilfe einer geeigneten Software. Die vorhandenen Skills seien daher nur schwer zu überblicken.
- Mit einem Anteil von 8 Prozent steuert nur ein Bruchteil der Befragten sämtliche HR-Prozesse mithilfe einer Software.
- Vier von fünf Unternehmen verschicken Lohn- und Gehaltsabrechnungen noch per Post und nicht per E-Mail.
- Auswertungen und Statistiken erstellen 66 Prozent der Unternehmen noch manuell.
Die komplette Studie steht unter agenda-personal.de/studie kostenlos zur Verfügung. Das Video ‚Das ungenutzte Potenzial‘ über den Vortrag auf der Messe Personal Nord findet sich hier: agenda-personal.de/hr-video. Jürgen Frisch
