Im Lockdown schrecken viele Unternehmen vor remote durchgeführten IT-Projekten zurück. Die Angst ist oft unbegründet, argumentiert das Chemnitzer IT-Unternehmen Cape IT, das IT-Systeme aus der Ferne betreut.
Anschub: Die Digitalisierung in Deutschland hat durch die Corona-Pandemie einen Schub erfahren: Dank Home-Office konnten viele Unternehmen den Betrieb trotz des Lockdowns aufrechterhalten. Einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom zufolge arbeiteten 2020 im Oktober und November etwa ein Viertel der Erwerbstätigen in Deutschland ganz von zu Hause aus, fast jeder Zweite zumindest teilweise.
Auch nach dem Ende der Corona-Krise werden viele Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten wollen, erwartet Rico Barth, Geschäftsführer von Cape IT. „Home-Office ist das ‚new normal‘. Auch eine erfolgreiche Impfkampagne wird daran nichts ändern.“. Barths Einschätzung deckt sich das mit den Bitkom-Berechnungen, denen zufolge 35 Prozent der Befragten – das entspricht 14,7 Millionen Berufstätigen – den Arbeitsort in Zukunft flexibel wählen möchten.
Viele Unternehmen zögern, im Lockdown neue Technologien einzuführen. Dabei unterscheidet sich die eine Remote-Implementierung laut Barth nicht grundlegend von einem klassischen Projekt: „Für technische Innovationen ist eine Home-Office-Situation überhaupt kein Nachteil“, so Barth. „In vielen Unternehmen bestimmen zwar derzeit finanzielle Unsicherheiten den Alltag, doch eine weitere Modernisierung könnte gerade jetzt einen Wettbewerbsvorteil bringen.“
Ein Ticketsystem startet während der Krise
Cape IT hat auch im Lockdown erfolgreich IT-Service-Programme bei Kunden eingeführt. So etwa bei einem kommunalen Krankenhausverband mit über 2.000 Mitarbeitern. Damit die IT-Services des über mehrere Standorte verteilten Unternehmens reibungslos laufen, kommt dort das Ticketsystem KIX zum Einsatz.
Im Januar 2020 erfolgte der Kickoff des Projektes, in den Monaten Februar und März wurden die Systeme bereitgestellt und konfiguriert. Im Anschluss fand die Schulung der Mitarbeiter statt – online anstelle der üblichen Präsenzveranstaltungen. Im August ging KIX an den Start. „Unsere Anwender nutzen das System über die Cloud“, berichtet der IT-Leiter des Unternehmens.Wenn es einmal hakt, ist der Support sofort parat.“
Den Status der Bearbeitung behält der Anwender jederzeit im Überblick, bis sein Problem oder seine Anfrage gelöst ist. Die Möglichkeit, standortübergreifend und flexibel zu arbeiten, ist ein großer Vorteil: Ein Problem kann von verschiedenen Ansprechpartnern beantwortet werden. Das verhindert die Abhängigkeit von einem einzigen Experten und Wartezeiten, wenn dieser einmal a krank oder im Urlaub ist. Dank seiner einfachen Bedienung eignet sich Kix auch für solche Mitarbeiter, die zuvor noch nicht an Remote Work gewöhnt waren.
Erfolgreiche Implementierung aus der Ferne
Das Beispiel zeigt, welche Freiheiten die Digitalisierung bieten kann. Es gilt laut Barth für Unternehmen und Einrichtungen jeder Art: „Verschlüsselte Fernwartungsverbindungen und Remote-Sitzungen gehören in der IT-Branche heute zum Standard. Mitarbeiter müssen nicht zwingend vor Ort sein. So gibt es auch keine Probleme mit Hygiene- und Abstandsregeln.“
Kunden von Cape IT waren zunächst skeptisch, ob reine Remote-Implementierungen funktionieren. Bei so einem Projekt wird schließlich nicht einfach nur ein Programm installiert, dazu gehören auch Workshops, Übergaben und Schulungen. Inzwischen hat sich aber laut Barth auf beiden Seiten Akzeptanz und Routine eingestellt.
Um den Projekterfolg zu fördern, hat Cape IT ein festes Vorgehen etabliert: Nach dem telefonischen Erstkontakt folgt ein Kickoff-Workshop. Bei Präsenz-Projekten dauert dieser ein bis zwei Tage, aus der Ferne werden dagegen kürzere Sessions auf mehrere Tage verteilt. Nach der Planung und Konzeption folgen die Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme über eine sichere Verbindung. Der Pilotbetrieb findet mit ausgewählten Key Usern statt. Mit deren Feedback wird das System optimiert und auf das Go Live vorbereitet. Die Schulungen finden als Distanzveranstaltung per Videokonferenz statt.
Kommunikationsbedarf kann ein Projekt verlängern
Insgesamt bringen Remote-Projekte Vor- und Nachteile mit sich: in einigen Fällen dauern sie durch die zusätzliche Kommunikation etwas länger, in anderen werden sie durch eine Konzentration auf das Wesentliche auch schneller beendet. Missverständnisse lassen sich bei direkten Gesprächen eher vermeiden, dafür können Videokonferenzen individueller angesetzt werden. „Egal ob klassisch vor Ort oder komplett online – die Projektbeteiligten müssen auf Augenhöhe miteinander sprechen, um das Ziel zu erreichen“, erläutert Barth „Ich freue mich schon darauf, wenn nach der Pandemie wieder mehr zwischenmenschlichen Kontakte möglich sind. Für den Moment bieten Remote-Projekte eine gute Alternative.“ Jürgen Frisch
