Alleine mit der Einführung von MS Office 365 stellt sich der digitale Arbeitsplatz nicht ein, wie eine Studie zeigt. Viele Anwender sind überfordert und vernachlässigen das Informationsmanagement. Abhilfe verspricht ein Add-On von harmon.ie.
Microsoft positioniert MS Office 365 mit den Komponenten MS Teams, MS SharePoint und den Office-Apps als modernen digitalen Arbeitsplatz. Ohne eine Schulung oder zusätzliche Unterstützung funktioniert das allerdings nicht: Wie die Anwenderstudie SharePoint und Office 365 2019 zeigt, sind viele Unternehmensanwender im deutschsprachigen Raum mit dem Wust an Apps und neuartigen Arbeitsweisen schlicht überfordert.
Für die Anwenderstudie haben die Stuttgarter Hochschule der Medien und Portal Sharepoint360.de im August und September des vergangenen Jahres 270 Unternehmen aus deutschen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern befragt. Demnach kommen aus dem ständig wachsenden Office 365-Portfolio nur wenige der 20 Apps regelmäßig zum Einsatz. Ganz oben in Sachen Nutzungsgrad und Akzeptanz liegt die E-Mail-Anwendung MS Outlook, gefolgt von MS OneNote, MS OneDrive, Microsoft Teams und MS SharePoint. Sehr wenig zum Einsatz kommen hingegen Apps wie Delve, Stream und Bookings.
Das Dokumentenmanagement überfordert manche Nutzer
Die modernen Funktionen für Dokumentenmanagement, wie sie MS SharePoint schon seit Jahren bietet, überfordern nach wie vor viele geschäftliche Nutzer. Bei dreiviertel der befragten Anwender (73 Prozent) kommen zwar MS SharePoint-Bibliotheken als Dokumentenablage zum Einsatz, aber die Nutzung der längst totgesagten Fileserver liegt mit 55 Prozent immer noch sehr hoch. Als weitere Alternativen nennen die Befragten MS OneDrive (42 Prozent) und MS Teams Dokumente (29 Prozent). 22 Prozent nutzen ein zentrales Dokumentenmanagementsystem.
Um die Schwellen für den Einsatz von MS SharePoint und MS Office 365 als intelligentes Informationsmanagement zu senken, bietet harmon.ie eine Erweiterung für MS Outlook an. Damit lassen sich alle Dokumentenarten direkt aus MS Outlook nach MS SharePoint übertragen. Kernkomponente des Add-Ons ist eine dem Explorer nachempfundene Seitenleiste für MS Outlook. Diese soll Anwender mittels einer automatischen Metadaten-Vergabe und über themenbasierte Ordnungs-Schemata beim Informationsmanagement unterstützen.
MS Outlook als Eingangskanal für MS Sharepoint
Das Add-On harmon.ie adressiert laut Herstelleraussage zwei Defizite in Microsoft-Umgebungen: Zum einen komme ein Großteil der geschäftsrelevanten Dokumente über MS Outlook ins Unternehmen und bleibe dann oft in den persönlichen Postfächern hängen. Darüber hinaus fehle MS SharePoint eine einfach zu bedienende Schnittstelle, mit der die Anwender geschäftliche Dokumente und E-Mails schnell und mit Metadaten versehen und ablegen können.
Zum Einsatz kommt die harmon.ie-Erweiterung für MS Outlook beispielsweise bei der Rechtsabteilung der REHAU Gruppe. Das Unternehmen optimiert damit den internen Prozess zur Speicherung und Weitergabe von Fallakten, Rechtsdokumenten und anderen wichtigen Daten und führt Informationen aus MS SharePoint und MS Outlook zusammen. Die Rechtsabteilung hat Niederlassungen in mehreren Ländern. Vor harmon.ie bedeutete dies mehrere Dateispeichersysteme an mehreren Standorten. Durch den Einsatz von harmon.ie zusammen mit MS SharePoint und MS Office führt die REHAU Gruppe bisher uneinheitliche Informationen an einem Ort zusammen. Die Erfahrungen sind positiv: „Die Kombination aus MS Sharepoint und der harmon.ie-Erweiterung deckt unseren Bedarfs komplett ab“, berichtet Christian Steier, Legal Digital Officer der REHAU Gruppe. „Dabei ist das Add-On kostengünstiger als eine spezialisierte Drittanbieterlösung.“ Jürgen Frisch
