New Work ist die logische Konsequenz aus der Digitalisierung. Flexibleres Arbeiten und Homeoffice nehmen zu. Weil das ERP-System nicht hinterherhinken darf, denken Unternehmen auch hier über Cloud-Lösungen nach. Der Standardsoftwerker proALPHA empfiehlt dabei einen Acht-Punkte-Plan.
Der Arbeitsplatz der Zukunft hat eher selten einen festen Schreibtisch.Schließlich ermöglicht webbasierte Software aus dem Internet ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Für eine erfolgreiche Einführung von betriebswirtschaftlicher Software (ERP/Enterprise Resource Planning) aus der Cloud empfiehlt der Software-Hersteller proALPHA acht Punkte zu beachten:
- Das richtige Cloud-Modell finden
Einige ERP-Lösungen sind ausschließlich im Rahmen von Software as a Service (SaaS) verfügbar. Andere Anbieter erwarten von ihren Kunden, sich auf die Betriebsvariante on premise oder Cloud festzulegen. Wieder andere haben auch Mischmodelle im Angebot. Ein hybrider Betrieb kann durchaus sinnvoll sein, wenn in einem Unternehmen beispielsweise kurzfristig eine Niederlassung im Ausland hinzukommt. Mit der Wahl des Providers stellen Unternehmen also früh wesentliche Weichen. Bei Anbietern, die ein Hosting, ein SaaS zur Miete sowie eine Kombination aus Cloud und eigenem Rechenzentrum ermöglichen, finden Mittelständler die größtmögliche Flexibilität.
- Anpassungsmöglichkeiten ausloten
Was on premise funktioniert, muss nicht zwingend auch in der Cloud möglich sein. Unternehmen sollten deshalb explizit darauf achten, dass die ERP-Lösung aus der Wolke genauso flexibel anpassbar ist wie die Version fürs eigene Rechenzentrum. Dazu gehört auch, dass sich betriebsspezifische Erweiterungen am Standardsystem bei einem Transfer in die Cloud – etwa für einen neuen Produktionsstandort – ohne großen Aufwand übernehmen lassen.
- Update-Zyklen beleuchten
Im Rahmen von Software as a Service werden Lösungen von ihren Betreibern häufig automatisch aktualisiert. Dieser Service hat auch Schattenseiten: Kunden haben dann nämlich oft keine Kontrolle mehr, wann die Updates eingespielt werden. Die Mitarbeiter finden sich nicht selten am Montagmorgen in einer ganz neuen Arbeitsumgebung wieder – und müssen sich erst einmal neu einarbeiten. Um solchen Effizienzeinbußen vorzubeugen, sollten Unternehmen darauf achten, dass sie bei ihrem Anbieter für Cloud-ERP selbst bestimmen können, wann sie welche Updates übernehmen.
- Sicherheit im Detail hinterfragen
Hackerangriffe, Viren, Spionage: Gerade weil der deutsche Mittelstand technisch und qualitativ in der ersten Liga spielt, ist er ein attraktives Ziel für Cyberkriminelle. Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom wurden im Zeitraum 2017 bis 2018 sieben von zehn deutschen Unternehmen Opfer von Cyberattacken. Diese Bedrohungslage macht die Cloud besonders attraktiv. Speziell kleinere IT-Abteilungen haben nämlich selten das Know-how und die Kapazität, sich um ausgefeilte Security-Anforderungen zu kümmern. Rechenzentrumsbetreiber, für die Datensicherheit zum Geschäftsmodell gehört, sind ihnen da klar voraus.
Michael Bzdega ist Solution Architect Business Cloud bei Standardsoftwerker proALPHA.
- Verfügbarkeit prüfen
Ein so wichtiges System wie das ERP darf nicht ausfallen. Schon ein „Schwächeln“ der Performance kann gravierende Folgen auf die Lieferfähigkeit haben. Server, Speicher und Datenleitungen des Serviceproviders müssen hoch-performant sein. Im Fall der Fälle sollten zudem redundante Infrastrukturen mit Fail-Over oder Notfallstromversorgung den Betrieb aufrechterhalten. Diese Backend-Faktoren sind genauso wichtig wie branchenspezifische Funktionalität und gehören daher zwingend in den Fragenkatalog zur Providerauswahl.
- Auf Compliance achten
Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben sich die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten nochmals verschärft. Werden die Daten in einem zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet, ist der Betreiber zur Einhaltung aller in der EU und in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihr Cloud-ERP darüber hinaus auch die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllt – am besten zertifiziert von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer. Hinzu kommen viele branchenspezifische Anforderungen, etwa zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit. Unternehmen sind gut beraten, sämtliche relevanten Vorschriften zu dokumentieren und ihre potenziellen Cloud-Anbieter daraufhin abzuklopfen.
- Support genau definieren
Mit dem Hosting des ERP-Systems geben Unternehmen die Kontrolle über ihre geschäftskritischste Software ab. Im Idealfall beziehen sie das Deployment der Software, die Anbindung der Arbeitsplätze sowie den First- und Second-Level-Support aus einer Hand. Denn ein einziger Ansprechpartner bedeutet auch klare Zuständigkeiten. Gleichzeitig ist es wichtig, detaillierte Service Level Agreements abzuschließen. Die Wahl eines deutschsprachigen Anbieters auf Augenhöhe sorgt für kurze Wege und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
- Total Cost of Ownership abwägen
Beim Betrieb einer Lösung aus der Cloud entfallen die hohen Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Hardware. Inwieweit sich auf diesem Weg auch die Total Costs of Ownership sinken, hängt von weiteren betriebsspezifischen Faktoren ab. Sicher ist: Bei einem Cloud-Modell verteilen sich die Kosten gleichmäßig über den Nutzungszeitraum. Das schafft einen Liquiditätsvorteil.
Mit detaillierten Fragen nach Cloud-Optionen, Security und Servicelevels sorgen Mittelständler für einen reibungslosen Start in der Cloud. Mit einem ERP aus der Wolke entlasten sie zum einen ihre IT-Ressourcen, die sich ganz auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Viel wichtiger noch: Sie ebnen ihrer Organisation den Weg in die neue Arbeitswelt – und machen damit ihr Unternehmen zukunftsfit. Michael Bzdega/jf
