Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, aus der Masse an Daten wichtige Informationen herauszufiltern. Ohne ein effektives Wissensmanagement leidet die Produktivität. Der IT-Anbieter Zoho zeigt die Kostenfallen bei ungenügendem Datenmanagement auf.
Viele Daten nutzen wenig, wenn Unternehmen sie nicht auswerten und ihre Entscheidungendarauf stützen. Ohne Analytik-Tools können Mitarbeiter vorhandenes Wissen nicht nutzen, um Probleme an ihrem Arbeitsplatz zu lösen.
Stehen die richtigen Informationen nicht zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung, wirkt sich das auf die Produktivität der Mitarbeiter aus und verursacht unnötigen Mehraufwand. Zoho verweist auf vier typische Szenarien, die schlechtes Datenmanagement verursachen kann:
- Zeitverschwendung durch lange Informationssuche
Knapp zwei Stunden verliert ein durchschnittlicher Angestellter laut einer McKinsey-Studie täglich mit dem Suchen und dem Sammeln von Informationen, weil die Daten in seinem Unternehmen unklar organisiert sind. Ordnerbasierte Speichersysteme können zu großem Zeitverlust führen, denn für die Mitarbeiter, die die Hierarchie von Ordnern und Unterordnern nicht angelegt haben, kann es sehr schwierig sein, die Organisation zu verstehen und die richtigen Dateien zu finden. Häufig verbringen Angestellte mehr Zeit mit der Suche nach Informationen als mit der eigentlichen Arbeit. Die verschwendete Zeit und der Produktivitätsverlust summieren sich zu enormen Kosten.
- Fehlende Informationen kosten Zeit und Geld
Finden Mitarbeiter die benötigten Informationen nicht, müssen sie diese so lange suchen, bis sie ihre Aufgabe erfüllen können. Das Problem dabei: Häufig lässt sich ein großer Teil des Unternehmenswissens nicht zentral durchsuchen. Dann verbringen die meisten Mitarbeiter mehr Zeit damit, vorhandenes Wissen wiederherzustellen, als neues Wissen zu erfassen. So geht teure Produktionszeit verloren.
- Umsatzverluste durch verpasste Verkaufschancen
Werden Kundeninformationen nicht ausgewertet, wissen Unternehmen auch nichts über deren Bedürfnisse. Durch schlechtes Datenmanagement haben Mitarbeiter oft keinen Zugang zu wichtigen Informationen wie Forschungsergebnissen, Benutzer-Feedback und Kundenanforderungen. Unternehmen können ihre Produkte dann nicht auf Grundlage dieser Informationen optimieren. Resultat: Verpasste Verkaufschancen und der Verlust von Bestandskunden wirken sich negativ auf das Gesamtwachstum des Unternehmens aus.
- Fehlende Daten führen zu falschen Entscheidungen
Sowohl die Mitarbeiter als auch die höheren Geschäftsebenen treffen Entscheidungen auf Basis von Informationen. Fehlen Daten oder sind sie unvollständig, wirkt sich das direkt auf die Qualität und die Zukunft des Geschäftes aus. Schlecht verwaltetes Wissen und mangelhafte Datenqualität behindern also lang- und kurzfristige Unternehmensentscheidungen.
Spezialisierte Wissensmanagement-Plattformen schaffen Abhilfe: auf ihnen lässt sich das aus verschiedenen Quellen zusammengetragene Know-how zentral erfassen, um den kontinuierlichen Informationsaustausch im Unternehmen zu erleichtern. Einige dieser Plattformen verfügen über einheitliche Suchfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, problemlos in sämtlichen Datenquellen zu suchen und somit die oben genannten Kostenfallen zu umgehen. „Jede Firma besitzt einen wertvollen Wissensschatz, der wesentlich zum Geschäftserfolg beitragen kann – zumindest dann, wenn die Mitarbeiter jederzeit Zugang dazu haben“, sagt Sridhar Iyengar, Geschäftsführer von Zoho Europe. „Um dieses Potenzial nicht ungenutzt zu lassen, sind Wissensmanagement-Tools heute unverzichtbar. Mit der richtigen Lösung brauchen Fachleute keine Zeit mehr mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.“ Jürgen Frisch
