Unternehmen versprechen sich durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) Effizienzvorteile und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Das zeigt eine Studie des Hamburger Beratungsshauses SoftSelect.
IT-Systeme für Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und intelligente Workflowsteuerung stehen auf den Einkaufszetteln vieler IT-Entscheider ganz oben, während der Markt für Cloudlösungen nur schleppend in Fahrt kommt. Über Dokumentenmanagement wollen Unternehmen dokumentenbasierte Prozesse optimieren und personelle Ressourcen freisetzen. So lautet das Ergebnis einer Studie, in der die Hamburger Unternehmensberatung softselect zusammen mit den Softwarehäusern Saperion AG, Bernhard Starke GmbH und der ITyX AG 210 mittelständische und große Unternehmen in Deutschland zu ihren Anforderungen und Einschätzungen hinsichtlich Dokumentenmanagement befragt hat.
Die Hälfte des Mittelstands nutzt DMS
Lösungen für Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und Workflowmanagement stehe auf den Einkaufszetteln deutscher Unternehmen weit oben. Quelle: Softselect
Laut ECM Trend Report 2014 nutzt knapp die Hälfte der deutschen Mittelständler bereits professionelle Software für Dokumenten- und Enterprise Content Management. „War das IT-basierte Dokumentenmanagement vor 10 Jahren noch vornehmlich Großunternehmen vorbehalten, hat sich DMS dank schlüsselfertiger Lösungen mit einem schnellen Return on Investment mittlerweile auch im Mittelstand flächendeckend durchgesetzt“, erläutert Lutz Varchmin, Vertriebsleiter beim ECM-Softwarespezialisten Saperion.
Die Ergebnisse der Studie lassen auf ein Andauern des DMS-Booms schließen. Ein Großteil der insgesamt 210 telefonisch befragten Unternehmen gab an, innerhalb der nächsten drei Jahre in DMS-Software investieren zu wollen. Insbesondere Systeme und Module zur Dokumentenverwaltung, der revisionssicheren Archivierung sowie zur Workflowsteuerung stehen auf dem Einkaufszettel.
Noch kein Markt für Cloud ECM
DMS-Anwendungen in der Cloud lehnen die Unternehmen wegen der vermuteten Unsicherheit mehrheitlich ab. Quelle: Softselect
Cloudlösungen hingegen profitieren von der hohen Nachfrage nur wenig. Nur eine geringe Anzahl der IT-Entscheider gab Präferenzen für das Verlagern der dokumentenbasierten Prozesse in die Cloud zu erkennen. Die Skepsis gegenüber Cloud Computing und das Auslagern von Daten sei weiter gewachsen und erhalte wohl durch die jüngsten Enthüllungen um die Spionagepraktiken von Geheimdiensten neue Nahrung. Als Hauptargument gegen die Cloud-Nutzung nennen 85 Prozent der Befragten die mangelnde Datensicherheit im Rechenzentrum. Für die Cloud spreche die Möglichkeit, weltweit und standortunabhängig auf Dokumente zugreifen zu können.
Größte Nutzenfaktoren sind Effizienz und Compliance
Den effiziente Zugriff auf Informationen, das Einhalten von Compliance-Vorgaben sowie den Schutz sensibler Daten betrachten die Unternehmen als größte Nutzenfaktoren von DMS-Systemen. Quelle: Softselect
Von Dokumentenmanagementlösungen versprechen sich Anwender vor allem einen effizienteren Zugriff auf Daten und Informationen. Das zeitaufwendige Suchen von Dokumenten soll minimiert werden und dabei helfen, die Personalkosten zu senken. Von ebenso hoher Bedeutung ist die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Daten und Informationen, die in den vergangenen Jahren stetig gestiegen sind. Auch sollen durch ein DMS sensible und geschäftskritische Informationen geschützt werden. Der mobile Zugriff aud das Dokumentenmanagement-System ist für knapp die Hälfte der Unternehmen von Bedeutung.
Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit stehen an oberster Stelle
Bei der Softwareauswahl stehen Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle. Wichtiger als möglichst umfangreiche Funktionalitäten und niedrige Gesamtbetriebskosten ist für die IT-Entscheider, dass die Oberfläche leicht verständlich und somit für die Endanwender intuitiv bedienbar ist. Auch in vielen von SoftSelect begleiteten Softwareauswahlverfahren, ist die Akzeptanz der Nutzer für den Erfolg eines DMS- -Projekts von entscheidender Bedeutung.
Der DMS Trend Report 2014 des Hamburger Beratungshauses SoftSelect beleuchtet detailliert die Anforderungen an DMS-/ECM-Systeme im deutschen Mittelstand. Weitere Themen sind unter anderem Zufriedenheit mit eingesetzten DMS-Lösungen, Mobilität und Datensicherheit. Der Report 2014 kann unter http://www.softselect.de/it-studien/dms-trend-report-2014 kostenfrei angefordert werden. jf
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