Das sind die 7 größten Produktivitätskiller im Büro

Die tägliche E-Mail-Flut, unstrukturierte Meetings und das ständig klingelnde Telefon – der Sekretariatsdienstleister eBüro erklärt die größten Störquellen und zeigt auf, was Unternehmen dagegen tun können.

  1. Multitasking
    Statt eine Aufgabe nach der anderen abzuhaken, erledigen viele mehrere Dinge parallel. Laut dem „Wrike Digital Work Report“ fühlt sich knapp die Hälfte der Befragten dadurch in ihrer Produktivität eingeschränkt. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, mit mehreren Aufgaben zu jonglieren. Springt man ständig hin- und her, braucht das Gehirn bis zu 23 Minuten, um sich wieder ganz auf die ursprüngliche Tätigkeit einzulassen. Nachdem die Mitarbeiter Aufgaben geordnet und priorisiert haben, sollten sie daher eine To-do-Liste schreiben und diese der Reihe nach abarbeiten.
  1. Ungebremste E-Mail-Flut
    Alle paar Minuten flattert eine neue E-Mail ins Postfach. Vier von zehn Teilnehmern des Wrike Digital Work Report geben an, dass sie das bei ihrer Arbeit stört. Unternehmer lassen sich bei dieser speziellen Herausforderung in zwei Kategorien einordnen: diejenigen, die ihr Mailprogramm zeitweise ausschalten und dadurch auf wirklich wichtige Nachrichten manchmal zu spät reagieren, und diejenigen, die jede Mail sofort lesen und sich dadurch aus ihrem Workflow reißen lassen. Es spielt keine Rolle, in welchem Lager sich jemand wiederfindet: Der Output leidet unter der E-Mail-Flut. Ein aus allen Nähten platzendes Postfach ist mit einem chaotischen Schreibtisch vergleichbar: Die äußerliche Unordnung macht es schwer, sich gedanklich zu fokussieren. Eine einfache Gegenstrategie ist das regelmäßige aufzuräumen des Postfachs. Mails können kach Kunde, Projekt oder Dringlichkeit in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Wichtige Kontakte sollte man zu den Favoriten hinzufügen, so stechen deren Mails durch den kleinen Favoriten-Stern direkt ins Augeen. Alte Nachrichten sollten in regelmäßigen Abständen gelöscht werden, um den Überblick nicht zu verlieren.
  1. Schlecht vorbereitete Meetings
    Erst ein Termin mit dem Steuerbüro, dann mit dem Kunden und anschließend mit einem Kooperationspartner: Manche Arbeitstage ähneln einem Meeting-Marathon. Viele Konferenzen sind dabei sehr ineffizient und stehen dem Arbeitseifer von mehr als einem Drittel der für den Wrike Digital Work Report Befragten im Weg. Manche Meetings werden dabei relativ planlos, das heißt ohne konkrete Agenda, durchgeführt. Oft sind auch zu viele Teilnehmer eingeladen. Die Erfahrung bestätigt: je mehr Menschen in einem Meeting sitzen, desto weniger fühlen sich die einzelnen Personen verantwortlich und klinken sich gedanklich aus. Statt fokussiert auf ein Ziel hinzuarbeiten, sehen sie die Konferenz eher als Pause von ihrer regulären Arbeit. Um die Produktivität in Meetings hochzuhalten, lohnt es sich, vorab eine Agenda zu erstellen und an die Teilnehmer zu versenden. „So viele wie nötig, so wenig wie möglich“ sollte dabei das Credo sein, wenn es um die Teilnehmer geht. Nur wer wirklich etwas beizusteuern hat, sollte zu dem Termin eingeladen werden.
  1. Ein unpassender Arbeitsplatz
    Momentan arbeiten viele Mitarbeiter im Home Office. Nicht allen steht dabei ein passender Arbeitsplatz zur Verfügung. Viele müssen am Küchentisch, auf dem Sofa oder im Kinderzimmer kreativ werden. Auch in richtigen Büros sind die Arbeitsbedingungen nicht immer ideal. Ein unpassender Schreibtischstuhl oder Kollegen im Großraumbüro, die am Schreibtisch nebenan ihre mehrstündigen Videokonferenzen abhalten, machen es schwer, sich selbst zu konzentrieren. Unternehmer sollten ihre Büros ganzheitlich planen und beispielsweise separate Räume zum Telefonieren, für Meetings und für konzentriertes Arbeiten schaffen. Indem sie die einzelnen Arbeitsplätze ergonomisch ausstatten, können sie die Weichen so stellen, dass alle Mitarbeiter ihren Output maximieren. Schon Kleinigkeiten wie etwa ein gut passender Bürostuhl gestalten die Arbeit im Home Office produktiver.
  1. Social Media in Griffweite
    Unternehmer müssen für ihre Kunden und Angestellten erreichbar sein und haben deshalb ihr Handy meist griffbereit. Ein neuer Like auf Facebook, eine WhatsApp-Nachricht oder private E-Mail – leuchtet das Smartphone auf, ist die Benachrichtigung leider nicht immer arbeitsrelevant. Trotzdem werden die Augen beinahe magisch davon angezogen und die Konzentration ist dahin. Wenn Selbstständige die Benachrichtigungen für bestimmte Apps entweder komplett oder für den Arbeitstag abstellen, wirken sie diesen Versuchungen effektiv entgegen. In Meetings ist es sinnvoll, ein generelles Handyverbot für alle Teilnehmer einzuführen. Wollen Unternehmer für eine herausfordernde Aufgabe komplett ungestört sein wollen, ist der „Do Not Disturb“- oder Flugmodus ein guter Kniff, um den Griff zum Handy unattraktiv zu machen. Einmal eingestellt, trudeln so nur noch wenige Benachrichtigungen ein. Der Bildschirm bleibt dunkel und die Konzentration hoch.
  1. Ständig klingelnde Telefone
    Was ihre telefonische Erreichbarkeit betrifft, befinden sich viele Unternehmer in einer Zwickmühle. Einerseits müssen sie für Kunden und Geschäftspartner zu sprechen sein, andererseits lenkt ein ständig klingelndes Telefon ab. Auch in Meetings beispielsweise ist es Unternehmern nicht möglich, eingehende Gespräche anzunehmen. Um dieses Dilemma zu umgehen, können sie auf ein virtuelles Sekretariat setzen. Dieses nimmt Anrufe freundlich und zuverlässig entgegen, wenn man gerade verhindert ist.So kann man sich ganz auf seine aktuelle Aufgabe fokussieren.
  1. Veraltete Bürotechnik
    Nach wie vor ist in deutschen Unternehmen in Sachen Digitalisierung noch viel Luft nach oben. Wir alle kennen den Rechner, der fünf Minuten zum Hochfahren braucht und nicht nur Motivation, sondern vor allem auch Zeit kostet. Investiert ein Unternehmen in neue Technologien, fördert dies die Motivation und den Workflow der Mitarbeiter. Mit Hilfe digitaler Tools lassen sich Prozesse wie etwa die Buchhaltung, Arbeitsorganisation oder auch die Informationsverwaltung weitaus effizienter gestalten. Dann können sich Mitarbeiter auf ihr Kerntätigkeitsfeld fokussieren.

Produktivitätskiller hinterfragen und eliminieren

Gegen die meisten Produktivitätskiller kann man aktiv etwas tun. Natürlich fühlt sich auch jeder stärker oder schwächer von bestimmten Reizen in seiner Produktivität gestört. Daher gilt es, täglich zu hinterfragen, wie man seinen Arbeitsplatz oder die Arbeitsatmosphäre für sich selbst gestalten kann, um einen möglichst großen Output zu haben.     Jürgen Frisch

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