Über Print- und Document Management wollen viele Unternehmen dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren. Laut einer IDC-Studie stehen einer Umsetzung primär nicht-technische Hürden im Weg.
Sicherheit und optimierte Geschäftsprozessunterstützung stehen ganz oben auf der Liste der Anforderungen an die Fachabteilungen: vor allem für die IT-Entscheider selbst hat die Gewährleistung der Sicherheit mit 69 Prozent der Nennungen in der IDC-Studie die mit Abstand höchste Priorität. Aber auch für die Geschäftsbereiche ist dieser Punkt mit 47 Prozent von entscheidender Wichtigkeit. Auf Platz zwei rangiert für die befragten IT-Entscheider die Senkung der IT-Kosten mit 47 Prozent, während die Fachbereiche vor allem die bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse (45 Prozent) und die schnellere Erfüllung neuer Anforderungen (40 Prozent) fordern.
„Noch vor zwei Jahren stand bei einer Befragung zum gleichen Thema die IT-Sicherheit auf Platz zwei der Anforderungen an die IT“ erinnert sich Matthias Kraus Analyst und Projektleiter bei IDC in Frankfurt. „Inzwischen zeigt die NSA-Affäre offensichtlich auch hierzulande Wirkung.“
Im November 2013 hatte IDC 220 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 200 Mitarbeitern befragt, um die aktuellen Trends und Pläne bei Maßnahmen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen mittels Print und Document Management zu ermitteln. Vor dem Hintergrund des wachsenden Einflusses von Management und Fachabteilungen auf IT-Entscheidungen setzt sich die Stichprobe sowohl aus IT- als auch aus Business-Entscheidern zusammen.
Die Senkung der Druckkosten sowie die Optimierung der Dokumenten- und Geschäftsprozesse sind laut IDC die größten Nutzenpotenziale von Print Management und Document Management.
©: IDC
Print Management erfordert ein dreistufiges Vorgehen
Mit Print und Document Management lassen sich laut Kraus in einem mehrstufigen Prozess sowohl Kosten senken als auch Abläufe optimieren. „Im ersten Schritt werden die Druckkosten mittels Print Management reduziert – das haben viele Unternehmen offenbar verstanden und erfolgreich umgesetzt. Im nächsten Schritt werden mit Hilfe von Document Management zunächst Teilbereiche von dokumentenbasierten Abläufen verbessert, bevor im letzten Schritt die Geschäftsprozesse umfassend optimiert und automatisiert werden.“ Vor allem in letzten Schritt liegt nach Überzeugung von IDC ein immenses Potenzial brach, da ein Großteil der Geschäftsprozesse von der Bestellung über die Rechnungslegung bis hin zum Personalwesen dokumentenbasiert ist.
Laut der Studie hat vor allem der Mittelstand das brachliegende Potenzial offenbar erkannt hat und setzt sich nun auch intensiv damit auseinander: Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Knapp ein Drittel plant die Einführung von Print Management innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik. „Offenbar befinden sich die meisten Unternehmen noch auf Stufe zwei und auf dem Weg zu Stufe drei des skizzierten Modells“, erläutert Kraus. „Sie reduzieren die Druckkosten und verbessern Teilbereiche dokumentenbasierter Abläufe.“
Prozessoptimierung hat in Unternehmen hohe Priorität
Die Anforderungen an Managed Print Services haben sich laut IDC im Vergleich zur Studie aus dem Jahr 2012 verändert. Nach wie vor wollen IT-Entscheider zwar vor allem die direkten Druck- (57 Prozent) und Betriebskosten (54 Prozent) senken. Allerdings ist aber sowohl bei den IT- (41 Prozent) als auch bei den Fachabteilungs-Verantwortlichen (42 Prozent) die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben gerückt. „Print- und Document Management wachsen immer enger zusammen, das überrascht wenig“, erläutert Kraus. „Offenbar erkennen die Unternehmen inzwischen, dass die aus einer umfassenden Analyse von Druckverhalten und Anforderungen gewonnene Transparenz eine ideale Ausgangsbasis darstellt, um papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und damit zu optimieren.“
Schnellere Abläufe und Produktivitätssteuerung als oberste Ziele
Mittels Document Management sollen dokumentenintensive Geschäftsprozesse gestrafft werden. In erster Linie erwarten die Befragungsteilnehmer dadurch schnellere Abläufe (41 Prozent), und es soll die Produktivität der Anwender gesteigert werden. In die gleiche Richtung zielt die Anforderung, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden werden (39 Prozent).
Im Hinblick auf den stetigen Anstieg von verfügbaren, aber größtenteils unstrukturierten Daten hält Kraus dies für eines der wichtigsten Ziele. Weitere Etappenziele beziehen sich laut Studie auf eine höhere Zuverlässigkeit und auf weitere Kosteneinsparungen, vornehmlich im Hinblick auf die Reduzierung von Papierausdrucken. Auffällig sei in der aktuellen Befragung der verstärkte Fokus auf die Dokumentensicherheit. Hier habe die NSA-Affäre offenbar bei vier von fünf der befragten deutschen Unternehmen das Sicherheitsbewusstsein gesteigert. „Die Verunsicherung ist aktuell groß, und das ist aus meiner Sicht gut nachvollziehbar“, erklärt Kraus. „Der Schutz von geschäftskritischem Content muss sichergestellt werden. Mobiles Drucken sorgt zudem für neue Risikoszenarien, die es zu minimieren gilt.“
Bislang werden dokumentenintensive Abläufe nur teilweise optimiert
Viele Unternehmen haben laut Studie begonnen, Teilbereiche von dokumentenintensiven Prozessen mit Software und Services zu optimieren. Am häufigsten im Einsatz sind Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten (78 Prozent), elektronische Formulare (54 Prozent) und elektronische Archivierung (44 Prozent) oder Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung (40 Prozent).
Die Zukunftsplanungen gehen noch einen Schritt weiter: der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten soll deutlich verringert werden. So wollen Unternehmen in den kommenden 12 bis 24 Monaten Lösungen für Enterprise Content Management zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 Prozent), Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 Prozent) sowie der elektronische Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung per Electronic Data Interchange (45 Prozent) einführen. Hier sei es wieder der Mittelstand, der das gesamte Potenzial der Optimierungsmöglichkeiten ausschöpfen will.
Unternehmen unterschätzen prozess- und personenbezogene Hürden
Die geplanten Maßnahmen klingen vielversprechend. Allerdings hatten sich bereits in der IDC-Befragung im Jahr 2012 die damals befragten Firmen vorgenommen, den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeige allerdings, dass viele Unternehmen in ihren Bemühungen allerdings noch nicht wesentlich weiter gekommen sind. „Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess“, erklärt Kraus. „Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, und deren Komplexität wurde offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt.“ Die IT-Abteilung müsse daher umdenken und sich weiterentwickeln. „Diese Erkenntnis ist nicht neu, dennoch erstaunt es, dass trotz dieses Wissens selbst in Zeiten des harten Wettbewerbs immer noch viel Potenzial brach liegt.“
Die Studienergebnisse untermauern diese Einschätzung, denn technische Barrieren wie etwa die aufwendige Implementierung von Document Solutions Software (23 Prozent) oder die Integration dieser Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken (20 Prozent) im Rahmen der Prozessautomatisierung stellen nicht die einzigen Hürden dar. Zusätzlich müssen sich die Unternehmen auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 Prozent) konzentrieren. Komplexe IT-Systeme und Abläufe müssten zunächst analysiert und transparent dargestellt werden, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst danach könne die Auswahl der passenden Optimierungsmaßnahmen und –Tools erfolgen. „Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse auf organisatorischer Ebene ist nach meiner Überzeugung ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotential auszuschöpfen“, ergänzt Kraus.
Ernüchternd sei, dass lediglich 19 Prozent der Befragungsteilnehmer dies erkennen. Hier sieht Kraus noch viel Luft nach oben: „Lösungsanbieter müssen sich neu positionieren, um die internen IT-Abteilungen in diesem Punkt kompetent zu unterstützen. Die IT wiederum sollte ihr angestammtes Rollenverständnis hinter sich lassen und sich neu aufstellen.“
In vielen Unternehmen unterschätzt die IT-Abteilung laut IDC die prozess und personenbezogenen Herausforderungen bei der Implementierung von Print Management und Document Management. ©: IDC
Die Zusammenarbeit von IT und Geschäftsbereichen ist die größte Barriere
Unumgänglich in diesem Optimierungsprozess sei eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen. Doch genau diese enge Zusammenarbeit stellt für 31 Prozent der Befragten die größte Barriere dar. Die Fachbereiche trauten der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zu. Umgekehrt monierten die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und täten sich schwer mit einer Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität.
Wie bei vielen anderen vermeintlichen IT-Themen sei der Einfluss der Fachabteilungen bei Entscheidungen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen heute schon wesentlich größer, als die IT-Abteilung vielleicht selbst annimmt. „Das vorliegende Ergebnis ist deshalb als Aufforderung an den IT-Entscheider zu verstehen, ihr Rollenverständnis zu überdenken und mit den Abteilungen in Dialog zu treten“, fordert Kraus.
Zusammenfassend lasse sich festhalten, dass die befragten deutschen Unternehmen mittels Print und Document Management Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und sicherer gestalten wollen. Rückblickend sei aber festzustellen, dass die Organisationen in den letzten beiden Jahren in ihren Bemühungen dabei noch nicht maßgeblich weitergekommen sind. Die IT-Abteilung unterschätze laut IDC nach wie vor die nicht-technischen Hürden und stellt sich dieser neuen Aufgabe noch nicht mit dem nötigen Engagement.
Einen hohen Bedarf an Beratung der Unternehmen sowie an Training der Anwender diagnostiziert IDC bei der Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse. ©: IDC
IT-Sicherheit rangiert höher als alle anderen Ziele
IT-Verantwortlichen empfiehlt der Analyst nach wie vor eine schrittweise Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen. Bei allen Maßnahmen stehe die Gewährleistung von Sicherheit über allen anderen Zielsetzungen. Um bei der Prozessoptimierung den entscheidenden Schritt vorwärts zu kommen, rät IDC, Unterstützung von externen Experten in Betracht zu ziehen. Ein hoher Beratungs- und Schulungsbedarf sei festzustellen. Besonders nachgefragt würden branchenspezifisches Know-how und Komplett-Angebote aus einer Hand.
„Anbieter sollten ihr Angebot kritisch überprüfen und vor dem Hintergrund, dass nach wie vor viele Anwender auf der Stelle treten, gezielt in ihre Beratungs- und Vertriebsmannschaft investieren“, empfiehlt Kraus. IDC beobachte im Markt eine zunehmend stärkere vertikale Ausrichtung, zudem würden sukzessive integrierte Ansätze angeboten, um beispielsweise mobile Lösungen mit Print Management Funktionalitäten und Mobile Device Management kombinieren. „Das ist ein nach meiner Einschätzungen ein guter Ausgangspunkt“, erläutert Kraus. „Dennoch sollten sich Lösungsanbieter stärker als bisher als Partner und Moderator zwischen der IT und den Fachabteilungen positionieren.“
Der wichtigste Aspekt sei aktuell das hochsensible Thema Datensicherheit. Auch hier müssen die Anbieter noch einen Teil ihrer Hausaufgaben erledigen. „Stellen sich Anwender und Anbieter von Print & Document Management jetzt ihren jeweiligen Herausforderungen, zeigt sich uns in 24 Monaten sehr wahrscheinlich ein ganz anderes Bild des Marktes“, erwartet der Analyst. jf
Anzeige
DMS/ECM-Lösungs-Guide von is report & BARC
Bestellen können Sie diese Standardreferenz telefonisch unter 089/90 48 62 10 und per E-Mail unter eantritter@isreport.de
Über Beteiligungsmöglichkeiten informiert Sie Herr Raupach unter 089/90 48 62 30 oder sraupach@isreport.de
