Von einer Digitalisierung des Reisekosten- und Spesenmanagements profitieren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. Klare Regeln und Automatisierung reduzieren Kosten und Fehler, argumentiert SD Works, Spezialist für Personalmanagement-Lösungen
COVID-19 hat Geschäftsreisen zum Erliegen gebracht. Laut einer Umfrage der Global Business Travel Association gehen jedoch 56 Prozent der Befragten davon aus, dass der Reiseverkehr in den kommenden sechs Monaten wieder Fahrt aufnehmen wird. Damit steigen die Spesenabrechnungen wieder an – möglicherweise sogar stärker als zuvor. Ist nämlich das Homeoffice als Standard definiert, ist jede Fahrt ins Büro mit Spesenabrechnungen verbunden. Um den dafür nötigen Aufwand zu senken, sollten Unternehmen das Reisekostenmanagement digitalisieren. SD Worx empfiehlt hierfür drei Schritte.
- Richtlinien für Spesen erstellen
„Eine Reiserichtlinie braucht klare Angaben, in welchen Fällen Belege vorgelegt werden müssen, welche Ausgaben zur Erstattung eingereicht werden können und welche nicht“, erläutert Gabriele Quinkert, Head of Managed Services Travel & Expenses bei SD Worx. „Hilfreich sind Firmenkreditkarten für Mitarbeiter mit einer Richtlinie, wann diese genutzt werden dürfen.“ Idealerweise sollte die Reiseregelung Vorgaben umfassen, welche die An- und Abreise betreffen. Darunter fallen beispielsweise präferierte Flug- und Bahngesellschaften, Zeitfenster für die Reisen und eventuelle Höchstbeträge. Mit einer solchen Richtlinie haben Mitarbeiter das optimale Tool für jede Reisebuchung an der Hand. Falsche oder fehlende Abrechnungen gehören dann der Vergangenheit an.
- Die Abrechnung automatisieren
Sind die Richtlinien festgelegt, muss sichergestellt werden, dass sie auch eingehalten werden. In einer automatisierten Reisekosten- und Spesenmanagementlösung lassen sich Richtwerte und Regeln definieren, die ohne Ausnahme und Fehler zur Anwendung kommen. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren davon gleichermaßen: Der hohe Automatisierungsgrad senkt Aufwand Kosten, und Führungskräfte sowie Antragssteller freuen sich über einfachere Abläufe. „Noch mehr Vorteile genießen Unternehmen, wenn sie das Reisekosten- und Spesenmanagementsystem mit einer Software für HR und Payroll verknüpfen“, erläutert Gabriele Quinkert. „Viele Aufgaben vereinfachen sich dann weiter.“
- Weitere Prozesse optimieren
Sind diese Vorgänge automatisiert, sollte eine stetige Optimierung folgen, um weitere Potenziale zu heben. Ein Beispiel für einen zusätzlichen automatisierten Prozess ist eine Vorabgenehmigung von Reisekosten. Dadurch reduziert sich der Zeitaufwand für Genehmigungen, Buchungen und Abrechnungen. Führungskräfte müssen diese Aufgaben nicht mehr manuell übernehmen und haben so mehr Zeit für andere Aufgaben. Mitarbeiter können Reiserichtlinien einfacher einhalten und werden auf günstigere Angebote hingewiesen. „Auch abseits der Automatisierung gibt beim Reisekostenmanagement Potenziale für Optimierung“, erläutert Gabriele Quinkert. Jürgen Frisch
