Gerade jetzt kann es Sinn machen, von Papier und Stift auf die digitale Lösung zu wechseln. Dank der E-Signatur können Unternehmen Prozesse durchgängig digital gestalten. Effizienzsteigerung und Kostensenkungen sind die Folgen.
Deutschland ist im Krisenmodus. Hohe Energiekosten, Lieferengpässe und Inflation sorgen für trübe Stimmung, alles richtet sich auf eine Rezession ein. Vor diesem Hintergrund holen viele Unternehmen den Rotstift hervor und überlegen, an welchen Ecken und Enden sie sparen können. In manchen Bereichen macht dieses Verhalten zweifellos Sinn, etwa bei der Energie. Dagegen sind Kürzungen bei der Digitalisierung eher kontraproduktiv. Einsparpotenziale bleiben so ungenutzt. Zumal nicht jeder bedeutende Schritt im Rahmen der digitalen Transformation zwangsläufig mit hohen Investitionen verbunden ist. Die E-Signatur ist dafür ein gutes Beispiel. Sie kann leicht und stufenweise in bestehende Prozesse eingebunden werden. Man kann „klein“ in einer ausgesuchten Abteilung starten, sich mit der E-Signatur vertraut machen und relativ schnell die Lösung in weitere Abteilungen ausrollen, denn nur so kann man das volle Potential der Lösung ausschöpfen. Investitionen in Hardware sowie technisches Know-how sind dafür nicht erforderlich.
Den Medienbruch dauerhaft vermeiden
Wer es mit dem „papierlosen Büro“ wirklich ernst meint, kommt dauerhaft an dieser Lösung nicht vorbei. Dank der E-Signatur können Unternehmen ihre Prozesse vollständig digitalisieren. Nur so lässt sich das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen. Ohne den Verzicht auf Stift und Papier aber werden Prozesse durch den permanenten Medienbruch gestört und verlangsamt. Genau das ist heute noch in unzähligen Unternehmen zu beobachten – vor allem in KMUs. Woran liegt das? Sicherlich nicht an der Effizienz der klassischen Methode. Denn bereits bei erforderlichen Unterschriften von nur zwei Parteien dauert das Procedere, so diverse Studien, einige Tage. Papier ist sprichwörtlich geduldig und Verträge haben die Angewohnheit, auch mal eine Weile liegen zu bleiben. So geht kostbare Zeit verloren. Von der Arbeitszeit des involvierten Personals gar nicht zu reden. Doch Papier ist nicht nur geduldig, es ist auch hartnäckig. Insbesondere in Deutschland hält sich der Papierweg, obgleich die elektronische Signatur bereits seit mehreren Jahren zur Verfügung steht und – bis auf wenige Aufnahmen – für jede Art von Vertrag eingesetzt werden kann.
Hauptvorteil: Prozessoptimierung
Die Einführung der E-Signatur im Unternehmen hat viele Vorteile. Die Prozessoptimierung steht dabei ganz oben auf der Liste. Lästige Pflichten fallen mit ihr weg. Ausdrucken, unterschreiben, einscannen und der Weg zur Post gehören der Vergangenheit an. An ihre Stelle treten ein paar Klicks. Doch nicht allein der Zeitfaktor ist beachtenswert. Die E-Signatur macht Prozesse auch ortsunabhängig. Das ist insbesondere für global agierende Unternehmen und in Zeiten, in denen Remote-Arbeiten und Home-Office immer wichtiger werden, nicht zu unterschätzen. Es überrascht daher nicht, dass das Interesse an dieser Lösung während der Corona-Pandemie spürbar zugenommen hat. Eine im Herbst 2021 veröffentlichte Studie des Branchenverbands Bitkom offenbarte, dass 97 Prozent der Befragten die Anwendung digitaler Signaturen nach der Pandemie beibehalten oder sogar ausweiten wollen. So wie virtuelle Meetings überall und jederzeit stattfinden können, lassen sich auch von überall – und übrigens unabhängig vom Gerät – digitale Unterschriften leisten. Die Selbstverständlichkeit, mit der sich Menschen beruflich wie privat inzwischen am Bildschirm treffen, herrscht bei der modernen Form der „Unterschrift“ jedoch noch nicht.
„Digitale“ oder „elektronische“ Signatur?
An dieser Stelle ist zunächst eine Definition bzw. eine Begriffsbestimmung angebracht. Es kommt nämlich häufig vor, dass die „digitale Signatur“ mit der „elektronischen Signatur“ verwechselt bzw. synonym verwendet wird. Zwar haben sie miteinander zu tun, aber: Die „digitale Signatur“ ist vor allem ein technischer Begriff. Dahinter verbirgt sich ein komplexes Verschlüsselungsverfahren. Mittels asymmetrischer Kryptografie wird sichergestellt, dass eine Nachricht nicht im Nachhinein verändert wurde, also ihre Integrität gewahrt bleibt. Außerdem steht der Absender auf diese Weise zweifelsfrei fest: Authentizität lautet hier das Stichwort. Hingegen ist die „elektronische Signatur“ eher ein juristischer Begriff. Gemeint ist das Unterschreiben von Dokumenten auf elektronischem Weg. Anders ausgedrückt: Man dokumentiert sein Einverständnis mit einem Dokument. Ob und wie die elektronische Signatur im Einzelfall die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann – und rechtlich bindend ist –, regelt das Gesetz. Genau hier liegt eine wesentliche Erklärung für den gewissen Vorbehalt in Deutschland gegenüber dieser Methode.
Rechtsgültigkeit ist gegeben
Es ist eine Form des Unbehagens, das wiederum auf einem Gefühl der Rechtsunsicherheit beruht. Dafür jedoch gibt es keinerlei Gründe. Die Faktenlage ist weder schwammig noch intransparent. Vielmehr ist die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen in Deutschland eindeutig und nachvollziehbar geregelt, und zwar im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB, Art. 126a) und in der „Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt” (eIDAS-Verordnung; die Abkürzung steht für „electronic IDentification, Authentication and trust Services“). Die eIDAS ist auch als Artikel Nr. 910/2014 bekannt. Es handelt sich um eine gesetzliche Verordnung der EU, die übrigens auch im Vereinigten Königreich, in Island, Norwegen und Liechtenstein gilt. Seit ihrem vollständigen Inkrafttreten 2016 schafft sie eine einheitliche Grundlage für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Sie ermöglicht das rechtssichere Signieren von Dokumenten auf digitalem Weg. Die eIDAS definiert und standardisiert für den EU-Raum, welche E-Signatur-Standards es gibt bzw. welche Anforderungen an deren Erstellung gelten. Das nationale Recht klärt jeweils, in welchem Fall, das heißt, bei welchem Dokument welcher Standard zum Einsatz kommt.
Die Sache der „Schriftformerfordernis“
Von entscheidender Bedeutung für die E-Signatur-Nutzung sind die sogenannten E-Signatur-Standards, welche die eIDAS vorgibt. Man kann auch von Sicherheitsstufen sprechen. Drei Ebenen gibt es. An der Spitze steht die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die mit den maximalen Identifikationsanforderungen verbunden ist. Sie kann „in Deutschland gemäß § 126a, 126 Abs. 3 BGB die handschriftliche Unterschrift und damit die Schriftform ersetzen“, so Dr. Patrick Treitz (Kanzlei Rittershaus). Zum Hintergrund: Das Vertragsrecht unterscheidet unter anderem zwischen Dokumenten mit Schriftformerfordernis und sogenannten formfreien Dokumenten, die sich unter anderem auch mündlich abschließen lassen. Liegt die Schriftformerfordernis vor und ist per Gesetz die elektronische Form nicht ausgeschlossen, muss zwingend die QES zum Einsatz kommen, um den Vertrag rechtsgültig elektronisch abzuschließen. In diesem Zusammenhang passt der Spruch „Recht haben ist nicht gleich Recht bekommen“. Denn die qualifizierte elektronische Signatur sorgt nicht nur für Rechtsgültigkeit, sie hat auch die höchste Beweiskraft, wenn es denn mal vor Gericht gehen muss. Das kann schneller passieren, als mancher glaubt. Streit um Leiharbeitsverträge oder befristete Mietverträge (um zwei Schriftform-Beispiele zu nennen) entzündet sich leider leicht.
Die eIDAS-Verordnung definiert drei E-Signatur-Standards.
Quelle: Skribble AG
Drei Standards zur Auswahl
Was aber bedeutet „maximale Identifikationsanforderungen“? Laut eIDAS benötigt jede E-Signatur mit dem Standard QES ein „digitales qualifiziertes Zertifikat“. Es ist vergleichbar mit einem elektronischen Ausweis der „unterschreibenden“ Person. Die Identität des Unterzeichners ist damit gesichert. Das Gleiche gilt für die Integrität des Dokuments (siehe oben). Zuständig für die Zertifikate sind sogenannte Vertrauensdiensteanbietern (VDA). Sie stellen die Zertifikate aus und geben sie nur nach Identitätsprüfung des Unterzeichners heraus.
Philipp Dick, Mitgründer und CEO von Skribble
Im Unternehmensalltag spielen die anderen beiden Sicherheitsstufen bzw. Standards eine größere Rolle. Für die fortgeschrittene elektronische Signatur, kurz FES, Stufe zwei, bedarf es einer immer noch recht hohen Identifikation. Zur Anwendung kommt sie beispielsweise bei Kauf-, Gesellschafts- oder Urheberrechtsverträgen. Die einfache elektronische Signatur (EES) kann schließlich unter anderem bei Angeboten für Lieferanten oder unternehmensinterne Dokumente eingesetzt werden.
Grundsätzlich gilt: Im Zweifel über den konkret nötigen Standard sollte man unbedingt Juristen auf die Sache schauen lassen. Die Auswahl des jeweiligen Standards sollte mit der gebotenen Sorgfalt erfolgen, um unerwünschte Folgen zu vermeiden. Ist dies jedoch einmal korrekt geschehen, lässt sich die Lösung bedenkenlos anwenden. In manchen Fällen ist eine E-Signatur auch gänzlich ausgeschlossen, etwa in Deutschland bei Kündigungsschreiben oder Arbeitszeugnisse. Aus diesen Ausnahmen lässt sich der grundsätzliche Verzicht auf die Methode jedoch nicht plausibel ableiten.
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Mit der E-Signatur sind rechtsgültige Vertragsabschlüsse nicht nur einfacher und effizienter als in der Stift-Papier-Version – sie sind auch sicherer. Zudem ermöglicht die Lösung eine nahtlose Digitalisierung von Prozessen. Sie bedarf keiner hohen Investition und lässt sich leicht skalieren. Mit diesem „kleinen Hebel“ können Unternehmen gerade in diesen unsicheren Zeiten „große Wirkung“ erzielen und in kurzer Zeit Aufwand und somit Kosten reduzieren.
