Mangelhafte Datenarchive können teuer kommen

Wegen mangelhafter Datenarchive könnten Unternehmen Millionen Euro verloren gehen. Das wollen die Analysten von IDC in einer Marktstudie herausgefunden haben.

Unternehmen aller Größen und aller Branchen ersticken in Daten und sind aktuell kaum dazu in der Lage, Data Mining in ihren Datenarchiven zu betreiben. Nur wenige Betriebe verfügen über Datenarchive, und das kann sich aufgrund rationalisierter Abläufe in der IT und im Kundenservice s zu einem Umsatzplus von 9 Millionen Euro summieren kann. Dies zeigen die Ergebnisse der Marktstudie Durchblick im Datendschungel: Die Wiederentdeckung des Datenarchivs’. IDC hatte im Auftrag von Iron Mountain, einem Hersteller von Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen, 1.011 in der Datenarchivierung tätige Manager in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern befragt. Die Betriebe kommen aus den Branchen Finanzen/Banken, Fertigung, Gesundheitswesen, Einzelhandel/Großhandel, Dienstleistungen, Medien/Telekommunikation, IT, Bildung/Staat sowie Bau/Verkehr/Energie/Versorgung in Deutschland, den USA, Kanada, dem Vereinigte Königreich, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und Australien.

Unternehmen, die über einen gut definierten Datenarchivierungsprozess verfügen, können laut Studie über zwei Wege Wertschöpfung betreiben: erstens dank Kosteneinsparungen und zweitens durch Mehrerlöse dank der Monetarisierung von Archiven. In Sachen Kostensenkung hat mehr als die Hälfte der befragten Betriebe in der Vergangenheit 0,8 Millionen Euro oder mehr durch Risikominimierung und Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten eingespart. Die erfolgreichsten 21 Prozent der Befragten berichten sogar von Einsparungen in Höhe von 9 Millionen Euro. Auf ähnliche Weise gewannen 44 Prozent der Unternehmen 0,8 Millionen Euro oder mehr durch Rationalisierungen im Bereich Betriebs- oder Kapitalkosten. Auch hier berichteten die obersten 18 Prozent von Einsparungen in Höhe von 9 Millionen Euro.

Auch Umsatz können Unternehmen laut Studie durch Datenarchive generieren. Während 39 Prozent der befragten Firmen von zusätzlichen 0,8 Millionen Euro oder mehr profitierten, erreichten die erfolgreichsten 15 Unternehmen mehr als 9 Millionen Euro. Im Durchschnitt ergab sich für die befragten Unternehmen ein Plus von 6,7 Millionen Euro an zusätzlichen Einnahmen aus ihrem Datenarchiv.

Potenzial der Archive bleibt ungenutzt

76 Prozent der Unternehmen glaubt, dass sie den Wert ihrer Archive bereits optimal ausschöpfen. Dabei nutzen lediglich 38 Prozent der Unternehmen ihre Archive für Geschäftsanalysen. Geschäftsanalysen seien eine Methode, durch besseres Marktverständnis, Produktinnovationen und Weiterentwicklungen im Kundendienst zusätzlichen Umsatz zu generieren. Von den 24 Prozent der befragten Unternehmen, die nach eigener Einschätzung ihre Archive effektiver zu nutzen, nehmen fast drei Viertel an, sie könnten einen doppelt so hohen Mehrwert wie heute generieren. Ein Viertel glaubt sogar an einen möglichen fünffachen Wert oder mehr.

„Bei der Datenarchivierung geht es nicht alleine um das Erfüllen gesetzlicher Anforderungen”, berichtet Eileen Sweeney, Senior Vice President und General Manager, Data Management bei Iron Mountain. Die Studie zeigt, dass sich durch effektive Datenarchivierung finanzielle Vorteile ergeben können.” Um einen möglichst großen Nutzen aus Geschäftsinformationen zu gewinnen, müssten Unternehmen einen kritischen Blick auf ihr Datenmanagement werfen. Auch für Unternehmen mit weit fortgeschrittenen Archivierungsprozessen böten sich Kosteneinsparungen und zusätzliche Einnahmequellen.

Die Unterschiede zwischen Erfolg und Misserfolg in der Datenarchivierung macht die IDC-Studie an folgenden Faktoren fest:

• Mehr Daten, mehr Probleme: Die meisten Unternehmen unterhalten sechs oder mehr elektronische Archive, die eine Reihe von strukturierten und unstrukturierten Daten speichern.
• Richtige Prozesse machen alles einfacher: Erstaunlichen 88 Prozent der Unternehmen fehlt ein einheitliches Verfahren für die Archivierung aller Datentypen, was die Identifikation und den Zugriff auf Daten, wenn sie benötigt werden, erheblich erschwert.
• Unklare Archivierungsprozesse machen Daten unbrauchbar: Im Laufe der Zeit entsteht ein regelrechter „Daten-Sumpf“ wenn Firmen ungefiltert jegliche Daten archivieren. Das hat zur Folge, dass das schnelle Auffinden von Daten schier unmöglich wird. Konträr dazu stehen die von vielen Unternehmen angestrebten „Daten-Seen“, die mithilfe einer kristallklaren Datenarchivierungsstrategie zum schnellen und einfachen Informationsabruf umgesetzt werden können.
• Unternehmen geraten in Panik, wenn man sie mit Big-Data konfrontiert: Ohne ein strukturiertes Verfahren und Druck von oben zur Implementierung von Big-Data-Programmen archivieren mehr als 40 Prozent der Unternehmen einfach die Gesamtheit ihrer Daten und entgehen damit vermeintlich der Investition von Zeit und Ressourcen, die für die Daten-Selektion nötig wäre.

In vier Schritten zu einer strukturierten Datenablage

Unternehmen, die in Sachen Archivierung die Kluft zwischen Wahrnehmung und Wirklichkeit schließen wollen, empfehlen Iron Mountain und IDC folgende Maßnahmen:

• Ein Chief Data Officer sollte eingestellt sein, um mehr Kontrolle über das Datenarchiv zu erlangen und einen Mehrwert aus den Daten zu generieren. Dieser sollte eng mit dem Chief Operating Officer (COO) und Chief Information Officer (CIO) zusammenarbeiten, um gemeinsam langfristige Geschäfts- und Datenstrategien festzulegen.
• Über alle Datenquellen und Aufbewahrungsorte (und deren Wert) innerhalb des Unternehmens sollten „Informationslandkarten“angelegt werden.
• Eine ganzheitliche Archivierungsstrategie sollte aufgesetzt werden, die sich mit Datenaufbewahrungsfristen, Anwendungsfällen, dem Wert der Daten, notwendigen Zugängen sowie Archivkosten befasst.
• Unternehmen sollten in Betracht ziehen, mit einem Drittanbieter zusammen zu arbeiten, der spezifisches Know-how besitzt, um die Archivierungslösung des Unternehmens zu optimieren. Dies entlastet einerseits die IT und andererseits werden so interne Ressourcen freigesetzt, damit man sich auf strategische und innovative Tätigkeiten konzentrieren kann. jf 

 

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