Überladene, unverständliche oder gar irreführende Grafiken und Diagramme gehören in vielen Unternehmen zum Meeting- und Berichtsalltag. Dies behindert die interne und externe Kommunikation und sorgt im schlimmsten Fall für Lacher und Verdruss bei den Empfängern. Information Design will hier Regeln und Richtlinien schaffen.
Von Sascha Alexander, Head of Communications BARC / PAC
Experten wie hierzulande Dr. Rolf Hichert haben in den vergangenen Jahren immer wieder die gängige Berichts- und Präsentationspraxis in Unternehmen pointiert kritisiert. Zugleich haben sie dabei versucht, mit Regeln und Richtlinien wie HICHERT®SUCCESS eine effektive, effiziente und vor allem abgestimmte Informationsaufbereitung für Berichte und Präsentationen zu unterstützten.
Und tatsächlich lässt sich ein Umdenken bei Unternehmensverantwortlichen beobachten. Mittlerweile erkennen immer mehr Anwender insbesondere im Zusammenhang mit Business-Intelligence-Projekten und -Strategien, wie wichtig es ist, Zahlen und Ergebnisse nicht nur abzubilden, sondern sie auch verständlich und unternehmensspezifisch kommunizieren zu können. Doch dies gelingt nur bei klaren Vorgaben.
Als Überbegriff für diese Bestrebungen nach Einheitlichkeit und Gemeinsamkeiten hat sich in jüngster Zeit der Begriff „Information Design“ etabliert. Es zielt auf die Schaffung von „Notationen“ für betriebswirtschaftliche Themen wie Periodenarten, Datenarten und Berichtsgrößen ab, mit denen sich Berichte, Dashboards und Präsentationen einheitlich, verständlich und korrekt erstellen lassen, um damit die interne und externe Kommunikation zu verbessern.
Wie Unternehmen das Thema einschätzen, welche Herausforderungen sie sehen und welche Erfahrungen bereits gesammelt wurden, hat jetzt die vom Software- und Beratungsunternehmen pmOne AG unterstützte BARC-Studie: „Information Design 2014. Status quo, Nutzen und Herausforderungen von Information-Design-Initiativen in der DACH-Region“ untersucht. Mit über 523 Teilnehmern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz bei einer breit gefächerten Branchenverteilung gehört sie zu den bislang größten Untersuchungen, die sich dem Thema Information Design widmen.
Danach stufen 78 Prozent der Umfrageteilnehmer das Thema Information Design grundsätzlich als „sehr wichtig“ oder „wichtig“ ein. Gleichwohl kann von einer umfassenden Verbreitung im Markt noch nicht die Rede sein. So existieren bislang erst bei jeweils einem Viertel der Befragten unternehmensweite bzw. auf Abteilungsebene eingeführte Information-Design-Vorgaben. Ein weiteres Drittel aller Befragten beschäftigt sich mit dem Thema. „Die Einführungsphase ist dennoch definitiv überschritten und Information Design befindet sich derzeit in der Wachstumsphase. Die Chancen, sich durch eine Information-Design-Initiative Vorteile gegenüber Wettbewerbern zu sichern, stehen folglich sehr gut“, kommentiert Nikolai Janoschek, Analyst beim BARC und Co-Autor, die Studienergebnisse.
Dort, wo es bereits praktische Bestrebungen gibt, geht es vor allem um die Normierung des Berichtswesens (75 Prozent), eine schnellere Informationsvermittlung (71 Prozent), eine höhere Zufriedenheit des Managements (58 Prozent) und die Vermeidung von Missverständnissen (55 Prozent). Erfreulich ist das laut Unternehmen überschaubare finanzielle Risiko solcher Projekte, da sich die Investitionen und Ergebnisse im Vorfeld gut abschätzen lassen. Entsprechend konnten diese Unternehmen die oben genannten Ziele auch weitgehend erreichen, insbesondere mit Hinblick auf die angestrebte Normierung des Berichtswesens.
Vor allem das externe Berichtswesen ist für Unternehmen wichtiges Anwendungsgebiet für Information-Design-Vorgaben.
Sind Information-Design-Projekte hingegen schlecht organisiert und fehlt insbesondere die aktive Unterstützung aus dem Management, sind Probleme vorprogrammiert. Die Folgen sind erhebliche Mehraufwände, fehlende Standards (Kennzahlen) bis hin zur Ablehnung der Vorgaben durch die bisherigen Berichtsersteller und –nutzer. Nur wenn also die Unternehmensführung das Thema auf die Tagesordnung setzt und als letzte Instanz über die Notationen entscheidet, kommen sie auch erfolgreich zum Einsatz. Mitarbeiter müssen zudem geschult und eine verständliche Dokumentation aller unternehmensspezifischen Information-Design-Vorgaben erstellt werden. Letztere ist umso wichtiger, da Anwender bislang ihre Anforderungen meist mit bereits genutzten Business-Intelligence-(BI)-Tools umsetzen wollen. Diese verfügen jedoch von Haus aus über keine spezifische technische Dokumentation, mit deren Hilfe Entwickler Berichte nach Information-Design-Vorgaben erstellen könnten.
Weitere Informationen zum Einsatz und Nutzen von Information Design in Deutschland, Österreich und der Schweiz finden Sie in der BARC-Studie „Information Design 2014. Status quo, Nutzen und Herausforderungen von Information-Design-Initiativen in der DACH-Region“, die zum kostenlosen Download erhältlich ist unter diesem Link.
Sascha Alexander/hei
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