Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf die Single Euro Payments Area (SEPA) wird bald verbindlich. Hohe Datenqualität bildet dabei einen entscheidenden Faktor für die damit verbundenen Prozesse.
Ab 1. Februar 2014 wird die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf die Single Euro Payments Area (SEPA) verbindlich. Die gewohnte Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl entfällt zugunsten der bis zu 34-stelligen International Bank Account Number (IBAN) und des 11-stelligen Bank Identifier Code (BIC).
Mit der SEPA-Umstellung ändern sich nicht nur die Bankdaten, sondern auch damit verbundene Prozesse – mit entsprechendem Aufwand und Kosten. Datenqualität ist dabei ein entscheidender Faktor. Es geht darum, nicht nur die neuen Bankdaten korrekt im System zu haben, sondern auch die korrekten zugehörigen Adressdaten der Kunden und Ansprechpartner.
Für die SEPA-Umstellung gilt es, Kundendaten zu aktualisieren und unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, Stammdatenformate anzupassen sowie Vertriebs- und Invoicing-Prozesse zu überarbeiten. Unternehmen müssen neue Lastschriftermächtigungen einholen, und die neue Informationspflicht zwingt sie dazu, ihren Kunden die Abbuchung einer Lastschrift 14 Tage im Voraus mitzuteilen.
Wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche und kosteneffiziente Umstellung sind aktuelle, korrekte Kunden- und Lieferantenstammdaten. Daher sind Unternehmen gut beraten, bereits im Vorfeld der SEPA-Umstellung ihre Datenqualität zu optimieren und beide Szenarien, SEPA und Datenqualität, in einem Projekt zu integrieren.
Kontakt aufnehmen
Damit Unternehmen ihre Geschäftsbeziehungen nach der SEPA-Umstellung überhaupt aufrechterhalten können, müssen sie vorab die neuen Bankdaten ihrer Kunden in Erfahrung bringen. Ungepflegte und veraltete Kunden- und Lieferantendaten erhöhen den Aufwand und führen zu Fehlern bei der Kontaktaufnahme, etwa wenn Unternehmen ihre Kunden aufgrund von Dubletten in der Datenbank mehrfach kontaktieren. Dies verursacht zusätzliche Kosten und ist für manchen Kunden ein Ärgernis.
Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig die Qualität ihrer Stammdaten prüfen. Unabhängig von der Art und Weise, wie die Kundendaten Eingang in eine Datenbank finden, werden die Daten dabei häufig unvollständig oder gar fehlerhaft erfasst – und gehen ungeprüft in den Datenbestand ein. Für das Thema Datenqualität im Rahmen der SEPA-Umstellung sind daher insbesondere die folgenden Datenqualitätsservices relevant:
1. Postalische Prüfung
Die postalische Prüfung kontrolliert und korrigiert die Adressdaten, idealerweise auf internationalem Niveau in den verschiedensten Sprachen und Schriftsätzen. Dafür muss die Software Unicode-fähig sein und darf nicht nur das lateinische Schriftsystem unterstützen, sondern auch Schriften wie Arabisch, Griechisch, Kyrillisch, Hebräisch, Katakana, Hiragana und Hangul.
Für eine entsprechend hohe Ergebnisqualität ist es wichtig, dass sich die Lösung auf umfangreiche Referenzdatenbanken stützt. Und nicht zuletzt wird dieser Datenqualitätsservice idealerweise, wie alle zum Einsatz kommenden Services, direkt in die Unternehmensprozesse integriert. Nur so ist sichergestellt, dass Datenqualität dauerhaft und in wirklich jedem Prozessschritt gewährleistet ist.
2. Dubletten
Dubletten entstehen meist durch die Zusammenlegung von Adressen aus unterschiedlichen Systemen und eine dezentrale Erfassung – im Unternehmensalltag keine Seltenheit. Auch hier ist es ratsam, eine dauerhafte Lösung einzuführen. Denn ohne eine solche entstehen im Laufe der Zeit immer mehr doppelte und mehrfach vorhandene Datensätze.
Für beste Ergebnisse sollten beim Stammdatenabgleich sowohl nationale als auch internationale Datenbestände geprüft werden können. Wichtig ist, dass beim Suchlauf auch Namens- und Identitätsvarianten – Stichwort „Customer Identity Resolution“ – sowie Variationen der Schreibweise und des Zeichensatzes fehlertolerant verglichen werden. Weitere Bereiche sind adressnahe Felder wie beispielsweise Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Web-Adresse oder Geburtsdatum.
3. Telefonnummern
Gerade bei der SEPA-Umstellung ist die Kommunikation mit Kunden via Telefon in vielen Fällen die beste Art des Dialogs. Telefonnummern wechseln aber häufig und liegen daher oft nur veraltet oder unvollständig vor. Daher gilt es, diese zu aktualisieren oder geprüfte Adressen mit Telefonnummern anzureichern.
Bankdaten kontrollieren
Mittels der optimierten Kundendaten ist sowohl für die Aktualisierung der Bankdaten als auch für die Einführung der unterschiedlichen, neu entstandenen Prozesse und Abläufe eine wesentliche Voraussetzung erfüllt. Im nächsten Schritt gilt es somit, auch die Qualität der neuen Bankdaten sicherzustellen. Idealerweise ist schon bei der Eingabe zu prüfen, ob die IBAN syntaktisch korrekt ist, ob alle Vorgaben zum Aufbau einer IBAN erfüllt sind und ob es möglich ist, die IBAN eindeutig einer Bank zuzuordnen. Als Referenzdaten sollten immer die Daten von SWIFT, der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, zum Einsatz kommen.
In der telefonischen Bestellannahme sind beispielsweise allein dadurch Fehler programmiert, dass Mitarbeiter die lange IBAN akustisch aufnehmen. Diese durch Zahlendreher, Tipp- oder Hörfehler manchmal falsch erfassten Bankdaten führen im weiteren Verlauf zu Transaktionsfehlern und damit zu doppelten Buchungskosten, zu Mahnkosten oder gar zu Vertragsstrafen, und sie haben negative Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit. Eine in die Eingabemaske integrierte Plausibilitätsprüfung kann bereits in diesem frühen Prozessschritt und damit von Anfang an Sicherheit schaffen.
Mehrwerte durch Vielseitigkeit
Die direkte Eingabe ist natürlich nicht die einzige mögliche Fehlerquelle. Auch in anderen Prozessen, etwa beim Einscannen von Transaktionsbelegen oder bei der Zusammenführung von Kundendatensätzen, können Fehler und Lücken entstehen oder in den Datenhaltungssystemen weiter verteilt werden. Eine Plausibilitätsprüfung sollte sich daher auch in automatisierte Geschäftsprozesse und entsprechende Einsatzszenarien einbinden lassen.
Die flexible Bereitstellung von wahlweise lokalen oder Cloud-basierten Services muss dabei heute selbstverständlich sein. Neben der Bereinigung der Bankdaten sollte zudem die Möglichkeit bestehen, die Qualität durch Anreicherung der Daten weiter zu steigern, beispielsweise um Angaben wie den vollständigen Banknamen, die Bankleitzahl, die Postleitzahl, den Ort und die Art der Zweigstelle.
Erfolgreiche SEPA-Umstellung
Wenn Unternehmen also die richtigen Maßnahmen zur Sicherung der Datenqualität ergreifen, verliert die SEPA-Umstellung viel von ihrem Schrecken. Mit geprüften Kunden- und Lieferantendaten vermeiden Unternehmen schon im Vorfeld unnötige Mehrarbeit. Zudem können die Verantwortlichen sicher sein, dass die mit der SEPA-Umstellung verbindlich werdenden Pre-Notifications den richtigen Adressaten erreichen. Dank der Prüfung der neuen Bankdaten vermeiden sie zudem Kosten aufgrund fehlerhafter Transaktionen. Holger Stelz/hei
Der Autor: Holger Stelz, Manager bei der Uniserv GmbH
