Dokumente steuern bald komplette Geschäftsabläufe

DMSDas manuelle Bearbeiten von Eingangspost oder Rechnungen kostet viel Arbeitszeit. Dokumentenmanagement-Systeme reduzieren diesen Aufwand und beschleunigen im Idealfall die Geschäftsprozesse im Unternehmen. (Ausgabe 10/2013)

Wenn Mitarbeiter nicht von allen Arbeitsplätzen aus auf Rechnungen, Bestellungen und Kundeninformationen zugreifen können, verschenken sie Arbeitszeit. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind eine Möglichkeit, diesen Mangel zu beheben. Sie laufen nur noch selten als Insellösungen. Viel eleganter ist es für die Anwender, wenn sie DMS-Funktionalitäten direkt aus den am häufigsten verwendeten Anwendungen heraus aufrufen. Aus MS Word etwa, MS Excel oder MS Outlook.
Standardaufgaben wie etwa der Rechnungseingang lassen sich über Dokumentenmanagement-Systeme automatisieren. Oft reicht die Integration direkt in die unternehmensweite Standardsoftware. Den nächsten Schritt der Automatisierung stellt die Prozesssteuerung dar, also die Abbildung des kompletten mit einer Dokument­art verbundenen Arbeitsablaufs.
Die folgenden vier Anwenderberichte zeigen, wie ein Stahlproduzent das Dokumentenmanagement mit dem SAP-System koppelt, eine Bank Host-Dokumente unternehmensweit verfügbar macht, ein Sanitärbetrieb seinen Papierberg auf die Hälfte verkleinert und ein Transportdienstleister seine Rechnungen elektronisch durchs Unternehmen schickt.

Stahlproduzent integriert Dokumente ins SAP-System

Das Unternehmen Risse + Wilke aus  Iserlohn produziert jährlich 150 Tausend Tonnen kaltgewalzten Bandstahl. 350 Mitarbeiter erwirtschaften 140 Millionen Euro Umsatz. Über Enterprise Content Management (ECM) sollten die Kernprozesse in der Auftragsbearbeitung von der Kundenanfrage und Angebotserstellung über Produktion, Qualitätsprüfung, Versand und Fakturierung bis hin zur Reklamationsabwicklung abteilungsübergreifend unterstützt werden. Entscheidend bei der Produktwahl war die Integration mit der bei Risse + Wilke eingesetzten ERP-Lösung SAP R/3. Von den siebzig Dokumentenarten, die heute in der Elektronischen Auftragsakte geführt werden, kommen über zwanzig aus SAP. Beispiele dafür sind Lieferschein, Faktura und Werkszeugnis.
Die ECM-Suite Actiware Awelos bindet SAP R/3 in das Dokumentenmanagement-System ELOprofessional ein. Eine zentral konfigurierbare Business-Logik sorgt für die Verarbeitung der in SAP erzeugten Dokumente sowie von Reports, E-Mails, MS-Office- und Scan-Dokumenten. Die Inhaltsorganisation stellt die Verknüpfung zu Geschäftsobjekten und Vorgängen in SAP her. „Über Actiware Awelos und ELOprofessional haben wir nicht nur die Übergabe und Archivierung von ausgehenden Belegen aus SAP elegant gelöst“, erläutert IT- und Projektleiter Franz-Josef Schubert. „Wir erfassen auch verschiedenste Dokumentenarten wie E-Mails, Faxe oder MS-Office-Dokumente und ordnen diese automatisiert Vorgängen im SAP-System zu.“
Die „Elektronische Auftragsakte“ bildet die Kernprozesse von Risse + Wilke im ECM-System ab und erfasst rund achtzig Prozent des unternehmensweiten Dokumentenaufkommens. Jeden Monat werden rund 2000 Fertigungsauftragspapiere, 1000 Lieferscheine, E-Mails und Schriftverkehr sowie 1500 Prüfberichte gescannt und mit den Actiware-Komponenten automatisiert verschlagwortet in ELOprofessional übernommen. Durch den gemeinsamen Zugriff auf eine einheitliche Informationsbasis verfügen nun alle Abteilungen und Mitarbeiter über den gleichen Wissensstand. „Das Workflow-Management verkürzt unsere Vorgangslaufzeiten“, erläutert der IT-Leiter. „Gleichzeitig sinkt der Aufwand bei der Suche nach Dokumenten.“

Bank macht Host-Dokumente unternehmensweit verfügbar

Die Erneuerung wesentlicher Teile ihrer Kern-Bankapplikationen war für die österreichische Drei-Banken-EDV-Gesellschaft mbH (3BEG) der Anlass, auch das Drucksystem neu aufzusetzen. Die bisherige Umgebung von Beta 93, dem z/OS-basierten Output-Management-System von Beta Systems, wurde dabei um Beta UX als  zentrale Steuerungskomponente im Drucksystem erweitert. Damit vereinheitlicht der Finanzdienstleister die umfangreiche Vorverarbeitung seiner Druckdaten, XML-Strukturen und Formulare aus Hostanwendungen. Beta 93 wurde zudem mittlerweile auf die Agility-Produktgeneration umgestellt. Über die Web-Oberfläche Beta Web Enabler greifen die 3 500 Anwender der Bankengruppe auf den gesamten Druck-Output zu.
Das bisherige Host-eigene Druckformat AFP ermöglichte es nur mit einem vergleichsweise großen Aufwand, Bilddateien oder Textbausteine in den Druck-Output einzumischen. Das PDF-Format sollte als neuer Standard die flexible Gestaltung formulargestützter Ausdrucke ermöglichen. „Wir suchten eine Lösung, bei der wir alle Daten ebenso wie Formulare und auch die Steuerung vom Drucksystem bekommen“, erinnert sich Prokurist Dipl.-Ing. Robert Fleischer, Abteilungsleiter Systemtechnik und Produktion bei der 3BEG.
Das Unternehmen verwirklichte diese Vision durch die Einführung von Beta UX. Diese Lösung  erfasst Dokumenteninhalte, indiziert sie und nutzt diese Informationen für die weitere Dokumentenverarbeitung. Beta UX unterstützt das universelle Archivformat PDF/A ebenso wie alle gängigen Druckdatenströme (PCL, PostScript, AFP). So lassen sich auch PDF/A-Dokumente ebenso wie andere Druckdaten-Formate inhaltsbezogen individuell zerlegen, mit anderen Dokumenten bündeln, über verschiedenste Ausgabekanäle verteilen und revisionssicher archivieren.
Beta UX stellt das Interface zu den weiteren Komponenten des Drucksystems zur Verfügung: „Beta UX ist bei uns Teil einer Gesamtlösung“, berichtet Fleischer. „Dazu gehören auch Beta 93 Agility sowie ein Formulardesigner, ein Konverter für die Umwandlung von PDF zu AFP und der Beta Web Enabler. Über die letztgenannte Komponente präsentieren wir Kundendokumente in einem nutzerfreundlichen Erscheinungsbild.“

Sanitärbetrieb schrumpft Papierberg auf die Hälfte

Frank Kauferstein, ein Fachbetrieb für Sanitär, Heizung und Energie, litt unter einer  rasant wachsenden Papierflut. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, stellt der Firmenchef Anfang 2013 die Qualität und Produktivität der Geschäftsprozesse auf den Prüfstand. Parallel zum Umstieg auf Microsoft Windows 2008 entschied er sich dazu, auch die webbasierte Dokumentenmanagement-Lösung DocuWare 6 einzuführen. Entscheidend für die Produktwahl waren die einfache Integration in die betriebswirtschaftliche Lösung Sage HWP Professional sowie in Microsoft Outlook.
Ziel der Digitalisierung war es, dass Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, Personalabteilung und Kundendienst schneller auf geschäftsrelevante Dokumente zugreifen. Mit Hilfe von Scannern reduzierte sich das Papieraufkommen um 50 Prozent. Die Bearbeitung sowohl kaufmännischer als auch technischer Aufgaben, beispielsweise die Kontrolle von Messprotokollen, erfolgt am Bildschirm zügiger und effizienter, als es der frühere papierbasierte Workflow zuließ. Kunden und Lieferanten profitieren von schnelleren Auskünften und beschleunigten Prozessen zum Beispiel bei der Eingangsrechnungsbearbeitung.
Im Rahmen der Eingangsrechnungsbearbeitung wandern die Belege nach dem Digitalisieren in einen Eingangskorb. Über einen Browser-Link lässt sich der verantwortliche Sachbearbeiter alle offenen Rechnungen vorlegen. Digitale Stempel bestätigen jeden Bearbeitungsschritt (Erfassung, Freigabe, Buchung der Rechnung, Zahlungsanweisung), so dass Bearbeitungsweg und -status transparent sind.
Eine Produktivitätssteigerung bietet Intelligent Indexing Service von DocuWare 6. Ohne zeitintensive Konfiguration lernt dieser Web-Dienst selbständig während der Dokumentablage und nutzt bereits Gelerntes für das Automatisieren der Ablagevorgänge. Durch den Umstieg auf das vollständig webbasierte Dokumentenmanagement-System hat sich der Wartungsaufwand an den Clients reduziert. Kauferstein plant schon den Systemausbau: „Momentan denken wir darüber nach, unsere Monteure mit Tablets auszustatten, damit sie beim Kunden oder auf Baustellen jederzeit Zugriff auf technische Anlagedaten und frühere Messprotokolle haben.“

Transportdienstleister verarbeitet Rechnungen elektronisch

Die LTS Überführungs GmbH mit Sitz im schleswig-holsteinischen Henstedt-Ulzburg beschäftigt sich mit der Überführung von Anhängern, Sattelauflegern und Nutzfahrzeugen aller Art. Nachdem LTS 2012 die Modernisierung der Telematik, der Speditionssoftware und der Auftragsbearbeitung in einem Projekt mit ELOenterprise abgeschlossen hatte, stand als nächster Schritt die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen an.
Für LTS sind eine straffe Organisation und schnelle Reaktionszeiten wichtig. Dank Telematik werden Unterlagen elektronisch in die Zentrale übermittelt und dort automatisiert dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Pro Monat fallen 600 Ablieferungsnachweise an. Die frühere manuelle Ablage war fehleranfällig und langsam. „Dank der Barcode-Systematik ver-
fügen wir nach Fakturierung unserer Aufträge über eine tagesaktuelle Ablage“, berichtet Geschäftsführer Matthias Kohnen. Diese positiven Erfahrungen sollten auch auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen übertragen werden.
Mitte 2013 begann das Unternehmen das System ELOenter­prise durch docufied smartINVOICE von ID Netsolutions zu ergänzen. Die Docufied-Produkte verbinden betriebswirtschaftliche Software mit ELO-Lösungen. Das Programm für die Optimierung der Prozesse im Rechnungswesen (digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Gutschriften; Verknüpfung von Belegen; Eskalationsszenarien) ist eine Komplettlösung von der automatischen Belegerkennung bis hin zur Ausgabe von Buchungsdaten. „Die Bereitstellung von validen Stammdaten hat uns im Projekt Kopfzerbrechen bereitet“, erinnert sich Kohnen. „Letztlich haben wir die Stammdatenverwaltung anpassen müssen. Dagegen war die Einbindung unserer externen Buchhaltung vergleichsweise einfach.“
Nutzen erzeugt die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen auf mehreren Ebenen: Sie beantwortet per Knopfdruck die Fragen, wie viele Geräte im Umlauf sind, bei wem sie sich gerade befinden und welcher Betrag wann gezahlt werden sollte. Durch früh verfügbare Liquiditätsinformationen werden Skontoverluste vermieden, gleichzeitig steigt die Transparenz in den Prozessen und schließlich schrumpft die Papierablage.  jf

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