Digitaler Rechnungs-Workflow optimiert den Cash Flow

IT-Systeme für das automatische Erfassen und Bearbeiten von Rechnungen versprechen hohe Einspaungen. Um diese zu realisieren, empfiehlt das Beratungshaus Pentadoc einen Produktvergleich via Benchmarking.

Die effiziente Nutzung von Informationen ist für Unternehmen ein strategischer Wettbewerbsfaktor. Die elektronische Bearbeitung automatisiert repetitive und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten. Das Ziel dabei ist eine deutliche Reduktion der Durchlaufzeiten sowie eine Prozessoptimierung. Die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung ist mittlerweile bei zahlreichen Unternehmen in unterschiedlicher Intensität im Einsatz. Dennoch lohnt sich eine regelmäßige Beobachtung des Marktes, denn die Lösungen werden ständig weiterentwickelt. Verbesserte Technologien, höhere Performance und neue Vorgehensmodelle bieten interessante Entwicklungsmöglichkeiten.

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Angelina Sokolowski ist Analystin im Team von von Pentadoc Radar. Ihre Schwerpunkte liegen in den Bereichen Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management (ECM) und Input Management. Ihre Tätigkeit umfasst Marktanalysen, Software-Vergleiche, das Beraten von Unternehmen und Anwenderschulungen. (Quelle: Pentadoc)

Input Management versus Enterprise Content Management
Erfolgsentscheidend bei einem Invoicing-Projekt sind die optimale Gestaltung der Abläufe im Unternehmen und die Wahl des am besten passenden Produkts. Rechnungseingangsbearbeitung ist eine Teildisziplin des Input Managements. Daher bieten viele Hersteller von Input-Management-Applikationen auch Lösungen für den Rechnungseingang an. Grundlage dabei ist die gleiche Software, die auch zur Erfassung des allgemeinen Posteingangs zum Einsatz kommt. Lösungen für die Rechnungsbearbeitung verfügen darüber hinaus über Invoice-Workflows. Daneben bieten viele Anbieter von Enterprise Content Management Applikationen (ECM) auch Lösungen zur Rechnungseingangsbearbeitung an. Die Szenarien werden hier auf Basis der Erfassungskomponenten umgesetzt. Die technische Grundlage dieser Komponenten liefern oft Spezial-Anbieter aus dem Input Management.

Frühes Erfassen steigert den Automatisierungsgrad
Bei der Rechnungseingangsbearbeitung sind die frühe und die späte Erfassung von Rechnungen zu unterscheiden. Werden Rechnungen nach dem Eingang erst in der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware (ERP) erfasst und danach zur Prüfung und Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, spricht man von früher Erfassung. Bei einer späten Erfassung wandert die Rechnung zunächst zu den zuständigen Mitarbeitern, die sie formal prüfen und genehmigen. Erst danach erfolgt das Erfassen und Verbuchen im System. Im zweiten Szenario werden meist nur wenige Felder zur Verschlagwortung des Beleges im Archiv ausgelesen oder manuell eingegeben. Bei einer frühen Erfassung ist der Anspruch einer korrekten Erfassung durch die automatisierte Weiterverarbeitung im Prozess wesentlich höher.
Die Entscheidung, ob ein Unternehmen seine Eingangsrechnungen lieber zu einem frühen oder späten Zeitpunkt erfasst, hängt vom gewünschten Grad der Automatisierung ab. Unternehmen mit später Rechnungserfassung digitalisieren die Dokumente hauptsächlich zur Ablage im Archiv. Hierzu reicht es aus, wenn lediglich einige Metadaten erfasst werden, über die der Beleg später wieder auffindbar ist. Unternehmen, die Rechnungen automatisiert verarbeiten möchten, nutzen die frühe Erfassung und initiieren damit einen systemgestützten Workflow.

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Ist eine Rechnung korrekt erfasst und dem richtigen Bestellbezug zugeordnet, beginnt ein Freigabe-Workflow, der die Rechnungsdaten zur Prüfung an die Fachanwender weiterreicht und nach der Freigabe den Bezahlvorgang auslöst. (Quelle: Pentadoc Radar)

Workflow vom Scannen übers Prüfen bis zur Freigabe
Bei der frühen Erfassung werden die eingehenden Rechnungen aus allen in Frage kommenden Kanälen zunächst zusammengeführt, dann digitalisiert und anschließend daraus die relevanten Informationen erfasst. Eingangskanäle für Rechnungen sind in vielen Unternehmen Papierpost, E-Mail und Fax. Relevant ist ein Kanal dann, wenn dort Rechnungen in ausreichender Stückzahl eingehen, so dass dessen Anbindung an die IT-Lösung wirtschaftlich sinnvoll erscheint.
Das Bearbeiten der Eingangsrechnungen erfolgt in der Praxis meist separat von der Erfassung des allgemeinen Posteingangs. Rechnungen liegen daher sortenrein vor, und eine automatisierte Klassifikation und Trennung von anderen Dokumenttypen kann entfallen. Bei der Erfassung werden definierte Informationen jeder Rechnung extrahiert. Unterschieden werden hierbei Kopf- und Positionsdaten. Kopfdaten beinhalten Informationen beispielsweise zum Rechnungssteller und zu dessen Konto. Positionsdaten beziehen sich auf das Erfassen und die Kontrolle einzelner Rechnungspositionen sowie des Gesamtbetrags der Rechnung. Diese Informationen lesen die Systeme mittels OCR (Optical Character Recognition) entweder aus dem Volltext oder aus definierten Lesefeldern aus. Die gesuchten Informationen findet das System durch bestimmte Schlagworte oder an vordefinierten Positionen auf dem Dokument.
Kommen mehrere OCR-Engines zum Einsatz, so werden deren Ergebnisse abgeglichen. Dies erfolgt über ein sogenanntes Voting der Engines darüber, welches Ergebnis mit der höchsten Wahrscheinlichkeit korrekt ist. Oft werden die Leseergebnisse gegen Stammdaten validiert. Dabei werden die erkannten Kopf- und Positionsdaten einer Rechnung mit den Informationen der zugehörigen Bestellung aus dem ERP-System abgeglichen. Der Erkennungsprozess über OCR und den Abgleich mit Stammdaten liefert durchschnittlich 60 bis 90 Prozent der für die weitere Zuordnung und Verbuchung benötigten Daten. Die Erkennungsqualität hängt dabei massiv von der Qualität und der Struktur des Beleggutes ab. Darüber hinaus beeinflusst die Qualität der Stammdaten aus Fremdsystemen das Validierungsergebnis. Insbesondere der zuletzt genannte Faktor wird nach wie vor in vielen Projekten unterschätzt.
Sobald eine Rechnung korrekt erfasst und dem richtigen Bestellbezug zugeordnet ist, beginnt ein Freigabe-Workflow, der die Rechnungsdaten an die Fachanwendung weiterreicht. Üblicherweise darf ein definierter Personenkreis Rechnungen bis zu einem festgelegten Gesamtbetrag freigeben. Liegt der Gesamtbetrag höher, wird die Rechnung einer anderen Person zur Freigabe vorgelegt. Die korrekte Weitergabe ist im Workflow definiert und erfolgt automatisch. Ein Mitarbeiter überprüft die Richtigkeit und löst im ERP-System die Zahlung aus. Die Verbuchung sowie der Bezahlvorgang selbst erfolgen unter Berücksichtigung eventueller Skonti automatisch.

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Postleitzahl, Ort und Umsatzsteueridentifikationsnummer werden als Kopfdaten am besten erkannt. Bei den Positionsdaten Artikelnummer und Menge fallen die Ergebnisse schlechter aus. (Quelle: Pentadoc)

Ein Vergleichstest zeigt die Produktunterschiede auf
Die angebotenen Produkte zur automatisieren Verarbeitung der Eingangsrechnungen unterscheiden sich deutlich in ihrer Leistungsfähigkeit. Für den Vergleich ist es daher üblich die Erkennungsqualität und die Performance, also die Geschwindigkeit der Verarbeitung, zu messen. Vier Hersteller – Insiders Technologies, ITyX, Kofax und Top Image Systems haben sich dem umfangreichen Vergleichstest von Pentadoc Radar gestellt. Der Test erfolgte unter Laborbedingungen, das bedeutet alle Anbieter arbeiteten auf der gleichen Hardware, hatten den gleichen Zeitrahmen zur Verfügung und hatten die gleichen Dokumente zu verarbeiten. Geprüft wurden verschiedene Szenarien auf Basis realer Dokumente. Zu bewältigen waren ein Rechnungseingangsszenario, ein Posteingangsszenario, die Verarbeitung von E-Mails und ein Time-to-Application-Szenario, indem eine vollkommen neue Dokumentklasse zu trainieren war. Bei allen Tests kamen ausschließlich Echtdaten zum Einsatz.
Im Rechnungseingangsszenario des Vergleichstests sollen Rechnungen ohne Bestellbezug erfasst werden. Eine Validierung ist ausschließlich für die Felder Datum, Firma, Straße, Postleitzahl, Ort sowie Umsatzsteuer-ID möglich. Bei diesen Feldern brachte der Abgleich zumeist gute Ergebnisse hervor. Deutlich schwieriger war die Erfassung der Positionsdaten. Wenn kein Abgleich über einen Bestellbezug möglich war konnten die Systeme für Artikelnummern, Mengenangaben und Bestellnummern nur mit sehr großem Aufwand gute Ergebnisse erzielen.
Unterschiede ließen sich vor allem in den Details feststellen: So bieten die Produkte beispielsweise unterschiedlich umfangreiche Monitoring-Möglichkeiten oder differenzieren sich durch die Usability in der Administration, aber auch bei der Erkennungsqualität und hinsichtlich der Performance. Die Anbieter Insiders Technologies und Top Image Systems konnten in den Extraktionsergebnissen eine hohe Leistungsfähigkeit beweisen und sich leicht von den anderen Anbietern absetzen.

Tests nutzen echte Belege und Dummy-Dokumente
Generell lässt sich im Input-Management-Segment keine pauschale Aussage über Eignung oder Nicht-Eignung eines Anbieters für ein Anwenderunternehmen treffen. Zu stark hängt der Erfolg einer Lösung von Faktoren wie Struktur und Qualität der zu verarbeitenden Dokumente aber auch von den Möglichkeiten zur Validierung ab. Produktbenchmarks sind daher bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters im Input Management gängige Praxis. Dies gilt sowohl für Aufgabenstellungen im Rechnungseingang, als auch für solche im allgemeinen Posteingang. Die Ergebnisse eines guten Benchmarks geben Auskunft über Ergebnisqualität und Performance einer Software, lassen aber auch Rückschlüsse zu Konfiguration und Usability zu.
Der Aufwand für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Benchmarks von Lösungen für die Rechnungseingangsverarbeitung ist nicht zu unterschätzen. Grundsätzlich sollte ein Benchmark die späteren Bedingungen für das Live-System möglichst gut abbilden. Die zu testenden Dokumente sollten daher hinsichtlich ihrer Struktur und Qualität dem später zu verarbeitenden Beleggut ähneln. Bei der Auswahl geeigneter Dokumentklassen gilt wie so häufig: weniger ist mehr. Statt einer Fülle ähnlicher Dokumentklassen sollten verschieden stark strukturierte Dokumente in die Auswahl kommen. Im besten Fall wird echtes Beleggut verwendet, aber auch Dokumente mit Dummydaten sind denkbar. Hierbei ist allerdings darauf zu achten, dass die Felder mit realistischen Inhalten befüllt werden. Auf Basis der ausgewählten Dokumentklassen für einen Benchmark werden geeignete Lesefelder ermittelt. Hier sollten jene Felder ausgewählt werden, die auch im späteren Betrieb relevant sind. Die Dokumente werden den Anbietern im Test meist als gescannte Bilddateien, unsortiert in einem Dateiordner übergeben. Damit eine ausreichend hohe Scanqualität erreicht werden kann, sollte mit 300 dpi (Dots per Inch) und in Graustufen gescannt werden.
Im nächsten Schritt sollten Unternehmen über eine Datenbank nachdenken, in der alle Stammdaten des Teststapels abgelegt sind. Die Nutzung einer solchen Stammdatenbank verbessert erfahrungsgemäß die Testergebnisse aller Produkte. Das ist nicht als Erleichterung der Aufgabenstellung zu verstehen, sondern empfiehlt sich, um die späteren Betriebsbedingungen möglichst gut abzubilden.

Goldenfile kennt alle Felder und die Dokumentenklasse
Damit nach Abschluss des Tests schnell ein Ergebnis ermittelt werden kann, sollte im Vorfeld ein sogenanntes Goldenfile erzeugt werden. Dieses listet zu jedem Dokument die korrekte Dokumentklasse und sämtliche auszulesenden Felder auf. Mit diesen Datensätzen werden die Ergebnisse aller Anbieter aus einem Benchmark verglichen. Damit die Ergebnisse belastbar sind, ist die Qualität des Goldenfiles von höchster Bedeutung. Um eine hohe Datenqualität sicherzustellen, empfiehlt sich mindestens ein Vier-Augen-Prinzip, bei dem zunächst zwei Mitarbeiter unabhängig voneinander alle Datensätze auf Basis des Beleggutes erheben. Die dabei entstehenden Dokumente werden im Anschluss verglichen und alle Abweichungen nochmals kontrolliert.
Bei der Auswertung empfiehlt sich ein Vergleich nach vollständig korrekt erkannten Zeichen, Feldern und Dokumenten. Darüber hinaus ist eine Unterscheidung hinsichtlich der Fehlerart sinnvoll. Zu trennen sind dabei Fehler, die ein System zwar gemacht, aber gleichzeitig auch als wahrscheinlich falsch ausgewiesen hat, von solchen, die systemseitig nicht bemerkt wurden. Während erst genannte Fehler zur Nachbearbeitung aussortiert werden, laufen die zuletzt genannten unerkannt durch den Workflow. Bei der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen können solche False Positives weitreichende Folgen haben und sind daher unbedingt zu vermeiden.
Neben der Ergebnisqualität ermitteln Input Management Benchmarks auch die Performance per Zeitmessung. Interessant sind hier eigentlich zwei Werte: der Zeitbedarf zur Konfiguration einer neuen Dokumentklasse und die Durchlaufzeit der Dokumente. Bei der Interpretation des Zeitaufwands zur Konfiguration der Software ist darauf zu achten, dass diese immer auch mit der Ergebnisqualität zusammenhängt.

Sieben Praxistipps für den Produktvergleich
Wenn Unternehmen Input-Management-Software per Benchmark vergleichen, sollten sie folgende Punkte beachten:
1. Bilden Sie reale Bedingungen ab
Versuchen Sie bereits in der Vorbereitung ihres Produkt-Benchmarks möglichst reale Bedingungen zu schaffen, indem Sie beispielsweise Originalbelege verwenden und eine passende Datenbank zum Abgleich etwa von Adressdaten zur Verfügung stellen.
2. Weniger ist mehr
Testen Sie nicht eine Vielzahl von Dokumenten, sondern versuchen Sie mit wenigen Dokumentklassen, möglichst unterschiedliche Strukturierungsgrade abzubilden.
3. Vermeiden Sie zu hohe Ambitionen
Stellen Sie den Anbietern realistische Aufgaben und Zeitvorgaben. Zu ambitionierte Vorhaben, führen häufig zu Fehlern in der Umsetzung, die sich auch in der Qualität niederschlagen und ihr Ergebnis verzerren können.
4. Machen Sie die Ergebnisqualität messbar
Die Qualität Ihres Goldenfiles, mit dem die Ergebnisse aller Anbieter verglichen werden, muss höchsten Ansprüchen genügen. Nur mit einem einwandfreien Goldenfile erhalten Sie belastbare Ergebnisse.
5. Werten Sie detailliert aus
Ein Benchmark liefert vielschichtig zu interpretierende Daten. Nutzen Sie diese und beachten Sie Korrelationen zwischen unterschiedlichen Ergebnissen.
6. Beobachten Sie die Konfiguration der Produkte
Insbesondere der Konfigurationsaufwand und die Usability der Administrationsumgebung unterscheiden sich bei den Anwendern deutlich. Nutzen Sie daher die Gelegenheit, den Anbieter bei der Konfiguration zu beobachten und nehmen Sie dabei Zeitmessungen vor. So erhalten Sie einen vergleichbaren objektiven Wert.
7. Blicken Sie über die Schulter des Anwenders
Lassen Sie sich die verschiedenen Clients zeigen, mit denen ihre Anwender später arbeiten könnten. Versetzen Sie sich in die Lage der Mitarbeiter und bewerten Sie die Usability der Produkte.

 

Angelina Sokolowski/jf

 

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