Das Finanzministerium hat Ende 2014 seine neuen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. Das Competence Center Risikomanagement der Trovarit AG berät zu den Auswirkungen.
In den GoBD ist die Sichtweise der Finanzverwaltung hinsichtlich der Frage dokumentiert, wie die IT-gestützte Buchführung und darüber hinaus alle sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen geführt sein müssen. Für den Unternehmer bedeuten die neuen Regeln laut dem Spezialisten für Software-Auswahl und Beratung Trovarit AG einen Eingriff in die kaufmännischen Prozesse seines Unternehmens, für den Software-Anbieter die schnelle Bereitstellung neuer Funktionen, welche die ordnungsgemäße Buchführung auch weiterhin gewährleisten können.
Das Competence Center Risikomanagement der Trovarit AG hat sich mit dem Thema innerhalb seines Whitepapers „Was bedeuten die neuen GoBD für ERP-Systeme?“ auseinandergesetzt. DasWhitepaper im Gepäck lässt sich downloaden unter diesem Link.
Verschärfung der Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen
Ganz konkret habe die Finanzverwaltung die Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen konkretisiert und teilweise verschärft, dies betriffte unter anderen die zeitgerechte Erfassung von Grund(buch)aufzeichnungen, die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen, die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und EDV-Daten und die notwendige Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe.
Die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ und die mit ihr verbundene Anforderung der „Nachvollziehbarkeit“ bestimmt laut Trovarit beispielsweise, dass eine Buchung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine generelle Anforderung bestehe darin, „dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können“.
Um hier zu unterstützen, benötigten Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme beispielsweise eine entsprechende Protokollierungsfunktion. Diese mache die Veränderung von erfassten Belegen, Stammdaten und Programmen im Zeitablauf lückenlos nachvollziehbar. Darüber hinaus verlange der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit auch, dass ein sachverständiger Dritter jeder Zeit in der Lage sein muss, sich einen Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens zu verschaffen. Buchführungssystem und –prozesse müssten also nachvollziehbar geführt und entsprechend dokumentiert sein.
Weitere Informationen zum Competence Center Risikomanagement finden Sie unter folgenden Links: Risikomanagement / Forum . hei
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