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Ineffektive dokumentengestützte Prozesse sind für viele Unternehmen ein blinder Fleck und werden kaum beachtet. Dabei haben sie in den letzten fünf Jahren in rund 75 Prozent der Unternehmen zu schwerwiegenden Störungen geführt. Dies ist das Ergebnis eines White Papers, das IDC im Auftrag der Ricoh Company, Ltd erstellt hat (Link zum Whitepaper).
Die Ergebnisse basieren den Angaben zufolge auf einer weltweiten Umfrage unter mehr als 1.516 Verantwortlichen für Geschäftsprozesse und Wissensarbeitern aus großen und mittleren Unternehmen sowie aus Fokusgruppen.

Compliance-Anforderunen nicht erfüllt

Gestörte oder fehlerhafte Dokumentenprozesse verursachen laut der Umfrage erhebliche Probleme: 36 Prozent der befragten Unternehmen konnten aufgrund eines unzureichenden Dokumentenmanagements die nötigen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, 30 Prozent verloren wichtige Mitarbeiter und 25 Prozent der Unternehmen verloren wichtige Kunden. Weitere mögliche Auswirkungen seien Verstöße gegen Auflagen im Bereich IT-Sicherheit, eine nachträgliche, umfassende Rechnungsprüfung, Reputationsverlust oder Klagen.

Finanzielle Schäden verhindern

Wirkten IT-Manager Fehlern oder Störungen vorrausschauend entgegen, könnten größere finanzielle Schäden verhindert werden. IDC schätzt die Gesamtkosten von Prozessstörungen auf mindestens zehnmal so hoch wie die direkten Kosten, die beispielsweise durch Ausgleichs- oder Entschädigungsleistungen entstehen. Denn zu den Gesamtkosten zähle auch Mitarbeiterzeit und Zeitaufwand für die Kontrolle durch Führungskräfte bei Aufgaben wie Nachbesserungen und Prozessüberprüfungen sowie mit Kundenverlust verbundene Opportunitätskosten.

Laut IDC wirken sich Ineffizienz und Ineffektivität dieser Dokumentenprozesse auf alle Branchen, Regionen und Unternehmen jeder Größe aus. Die Umfrage habe ergeben, dass schwerwiegende Störfälle in Bezug auf geschäftliche Abläufe oder Compliance-Fragen in ungefähr gleichem Maße in Nordamerika, Europa und Asien auftreten. Am häufigsten treten sie dabei in Asien auf (79 Prozent).

Mehr als ein Drittel aller Befragten habe angegeben, dass sie persönlich bereits auf ineffiziente oder ineffektive dokumentengesteuerte Prozesse gestoßen sind. Und obwohl 31 bis 39 Prozent der Dokumentenprozesse papierbasiert seien, ergab die Umfrage, dass Papier an sich kein Risikofaktor sei. Effektive Prozesse müssten auf reibungslosen Abläufen beruhen. Das Medium selbst sei nicht unbedingt das Problem. hei