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Im Rahmen der Marktpotenzialanalyse 2011 wurden von Pentadoc Radar rund 1.300 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu verschiedenen Themen des Enterprise Content Managements (ECM) befragt.

Bei den Unternehmen, die bereits ECM-Lösungen einsetzen und denen, die aktuell noch keine ECM-Komponenten verwenden, ergeben sich hinsichtlich der Prioritäten laut Pentadoc selbstverständlich Unterschiede. Dennoch sei ein deutlicher Trend in Richtung Prozessorientierung in allen Ländern zu verzeichnen.

Dies deute darauf hin, dass Unternehmen die Mehrwerte eines in die Prozesse eingebundenen ECM-Systems erkannt haben und dies auch künftig noch stärker umsetzen möchten. Hier seien teilweise enorme Anstiege bei Themen wie ECM als zentrale Informationsplattform, Workflowmanagement oder Suchtechnologien zu erkennen. Jedoch sei es immer noch bemerkenswert, dass ein sehr hoher Prozentsatz die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit der Systeme weiter bemängelt. Dies zeige das immer noch hohe Potenzial für Hersteller, die Usability der Systeme weiter zu verbessern.

Der überwiegende Anteil der befragen Unternehmen, nämlich 47,3 Prozent, sehen laut den Umfrageergebnissen in der zu erwartenden Kostenersparnis den Hauptantrieb für die Einführung eines DMS/ECM-Systems; ganz dicht gefolgt von dem Wunsch, Dokumente und Informationen schnell wiederzufinden (46 Prozent) und einer beschleunigten Vorgangsbearbeitung (45,7 Prozent).

Diese Beweggründe und die entsprechende Gewichtung der Gründe sprechen laut Pentadoc eine sehr deutliche Sprache (siehe Grafik). Nach wie vor seien offensichtlich die Kosten für das Organisieren, Verwalten, Bereitstellen und Auffinden von Dokumenten und Informationen so hoch, dass IT-Manager sich mit der Einführung von DMS/ECM-Lösungen hier signifikante Verbesserungen versprechen.

Wenn die Entscheidung für oder gegen die Einführung von DMS/ECM-Systemen vorwiegend durch die erhoffte Kostenersparnis legitimiert werden, könnten bei deren Ausbleiben aber schnell falsche Rückschlüsse gezogen werden. Zusätzlich sei hier zu bedenken, dass die Überprüfung der Kostenersparnis voraussetzt, dass zuvor die Kosten ohne eingesetztes DMS/ECM-System relativ genau bestimmt wurden. Denn die tatsächlichen Kosten einer ECM-Lösung seien einerseits nur mit sehr hohem Aufwand zu ermitteln und andererseits auch nur bedingt mit der Situation ohne Systemunterstützung vergleichbar. Wenn Kostenanalysen durchgeführt würden, sei darauf zu achten, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.

Das schnelle Wiederfinden von Informationen sowie die schnellere Vorgangsbearbeitung seien weitere sehr oft genannte Erwartungen an DMS/ECM-Systeme. Insbesondere in diesen Bereichen könnten durch moderne Lösungen viele Vorteile und Entlastungen realisiert werden. Dies zeige auch, dass Unternehmen dieses Potenzial erkennen und die Systeme in diesen Bereichen nutzen wollen. Denn besonders wenn ein DMS/ECM-System in die Prozesslandschaft eines Unternehmens integriert werde, könnten die erforderlichen Informationen auch zum richtigen Zeitpunkt den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Mehr zur Studie unter diesem Link.  hei