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„Der MS Sharepoint Server unterstützt Wissensarbeiter bei kollaborativen Prozessen“, erklärt Peter Fischer, Produktmanager Sharepoint bei Microsoft Deutschland.

MS SharePoint Server 2010 gehört mit MS Exchange 2010, MS Office 2010, MS Visio 2010 und MS Project 2010 zu einer Produktfamilie. Wie arbeiten diese Anwendungen zusammen?
Das übergreifende Thema lautet, Wissensarbeiter oder verwaltend tätige Mitarbeiter im Unternehmen dabei zu unterstützen, wie sie einfacher zusammen arbeiten oder strukturierte Prozesse beschleunigen. Unter Wissensarbeitern verstehen wir Angestellte, welche auf Basis unstrukturierter Dokumente Wissen generieren (laut einer Fraunhofer-Studie 37 Prozent in Deutschland). Verwaltend tätige Mitarbeiter (38 Prozent in Deutschland) sind in stark strukturierten Prozessen zu finden, etwa in der Schadensbearbeitung, bei Behörden oder in der Buchhaltung. Die Microsoft-Produkte können dabei sowohl vom Desktop-PC aus, über den Browser und Internet als auch mobil über ein Smartphone benutzt werden.

Welche neuen Funktionen enthält der SharePoint-Server in Sachen Enterprise Content Management (ECM)?
Im Teil-Bereich ECM haben wir bei MS Sharepoint folgende Funktionen eingeführt: zentral verwaltete Taxonomien, eindeutige Dokumenten IDs, Dokumentenakten, Regelbasierte Ablage von Dokumenten, Web Content Management und Records Management zur unveränderbaren Sicherung von Inhalten. Diese klassischen ECM-Funktionen unterstützen in erster Linie strukturiert agierende Verwaltungsmitarbeiter in ihren Standardprozessen. Unter dem Banner Enterprise 2.0 und Kollaboration geht MS SharePoint einen deutlichen Schritt darüber hinaus. Unstrukturiert agierende Wissensarbeiter unterstützen wir zudem mit vielfältigen Enterprise 2.0 Funktionen

Können Sie hier ein Beispiel geben?
Normalerweise werden Dokumente in einer starren Verzeichnisstruktur abgelegt, um sie dort wieder zu finden. Eine Alternative besteht darin, dass man einem Dokument eine Beschreibung anhand einer Taxonomie gibt. Aufgrund dieser Klassifizierung lässt sich ein Dokument in rollenspezifische Strukturen ablegen. Damit können Mitarbeiter in anderen Funktionen Dokumente strukturiert in mehreren Ordnern wiederfinden. Ein anderes Beispiel sind Dokumentenakten. Hier lassen sich sämtliche Dokumente zusammenfassen, die zu einem Vorgang gehören. Die ganze Akte kann Workflow gesteuert den Ansprechpartnern im Unternehmen geschickt werden. Die elektronische Akte funktioniert ähnlich, wie wenn Sie in einem Papierordner Formulare sammeln. Alle Dokumente werden dort als Templates abgelegt. Metadaten werden automatisch vererbt – sogar in einzelne Dokumente, beispielsweise Angebot in MS Word.

Wie arbeitet der MS SharePoint-Server mit klassischen Enterprise Content Management Systemen wie EASY, Docuware oder Windream zusammen?
Praktisch alle gängigen Archivsysteme haben Schnittstellen zu MS SharePoint. Unternehmen, die Archivierung benötigen, können daher ihre bestehenden Produkte weiter nutzen. Unternehmen, die keine echte Archivierung benötigen, können die Funktion Records Management in MS SharePoint nutzen, welche die Unveränderbarkeit von Dokumenten unterstützt. Microsoft unterhält mit den Archiv-Herstellern Partnerschaften und informiert sie vorab über künftige Entwicklungen in MS SharePoint. So können die Hersteller ihre Systeme auf die neuen Funktionen anpassen.

Welche Funktionen bietet MS SharePoint in Sachen Prozesssteuerung?
Einige Prozesse im Unternehmen leben von stark formalisierten Daten und Dokumenten. Ein Bewerber-Workflow zum Beispiel oder die Bestellung eines Laptops. Formulare müssen immer gleich aussehen, egal ob ich sie in Outlook, über Browser und Internet oder über ein Smartphone ausfülle. Per Workflow werden diese Dokumente entlang des Geschäftsprozesses weitergeleitet und dann abgelehnt oder genehmigt. Am Ende wird in der unternehmensweiten Standardsoftware zum Beispiel eine Bestellung ausgelöst. MS SharePoint bietet solche Szenarien vollständig ab.

Wie lassen sich derartige Prozesse anpassen?
Das läuft mit MS Visio. Ein Business Analyst erstellt damit einen Geschäftsablauf. Anschließend importiert er ihn per Mausklick in MS SharePoint und legt damit die Grundlage für diesen Workflow. Später kann er diesen Ablauf ändern und erneut in MS SharePoint importieren.

Welche Business-Intelligence-Funktionen enthält MS SharePoint?
MS SharePoint kann Daten vom MS SQL-Server, aus einem System für Kundenbeziehungsmanagement oder aus einer SAP-Applikation auslesen, in Echtzeit analysieren, grafisch darstellen und auf einer Webseite publizieren. Zudem können über MS Visio Daten in Echtzeit visualisiert werden, beispielsweise in der Überwachung von großen Anlagen. MS Excel erlaubt es nun, auch sehr große Datenmengen (zum Beispiel 100 Millionen Zeilen) im Client als auch in einer MS SharePoint-Team-Seite zu analysieren.

Nutzen Sie dafür die Reporting Services des MS SQL-Server?
Ja, aber der MS SharePoint-Server geht darüber hinaus. Wir haben dort viele Funktionen des früheren MS Performance Point Server integriert. Dessen Funktionen entwickeln wir nun innerhalb von MS SharePoint weiter.

Wie integriert sich der SharePoint-Server mit Dynamics NAV und Dynamics AX?
Dynamics-Systeme halten bei jeder Transaktion ausschließlich das Ergebnis fest, nicht aber Zwischenschritte wie Kalkulation, Angebotserstellung oder eine juristische Prüfung. Mit MS SharePoint lassen sich all diese Schritte abbilden. Daher springen immer mehr Dynamics-Partner auf den SharePoint-Zug auf. Sie implementieren bei den Kunden Lösungen, die Business-Transaktionen mit Dokumentenmanagement und Informationsmanagement verknüpfen.

Zielen Sie mit SharePoint auch auf SAP-Anwender?
Ja. Das SAP Enterprise Portal und MS SharePoint Server sind interoperabel. Für Unternehmen, die sehr stark von der Zusammenarbeit leben, bietet sich MS SharePoint an. Wer hingegen zum Beispiel in der Produktionsplanung stark transaktionsgetrieben oder zahlengetrieben arbeitet, wird das SAP Enterprise Portal bevorzugen. Einige Kunden haben beide Produktwelten im Einsatz: Power-Anwender aus der Finanzabteilung nutzen SAP Enterprise Portal oder den SAP-GUI, während Gelegenheitsanwender aus anderen Abteilungen einen alternativen Zugriff über MS SharePoint bekommen.

Bieten Microsoft Partner für MS SharePoint Branchenlösungen an?
Ja. Ähnlich wie bei den Dynamics-Produkten bieten Partner auch für MS SharePoint Branchenlösungen an. Ein Beispiel ist der Partner Alegri, der eine SharePoint-Lösung für den Bereich Chemie/Parma entwickelt hat. Wie bei den Dynamics-Produkten werden wir für die MS SharePoint-Branchenlösungen einen Internet-Marktplatz einrichten.

Sprechen Sie mit SharePoint eher den Mittelstand an oder auch Großunternehmen?
Wir zielen sowohl auf den Mittelstand als auch auf Großunternehmen. Das Thema Dokumentenmanagement ist bislang eher eine Domäne größerer Betriebe. Inzwischen überlegen sich auch mittelständische Unternehmen, wie sie ihre Wissensarbeiter besser unterstützen oder wie sie online mit ihren Geschäftspartnern zusammenarbeiten. Das liegt unter anderem daran, dass die Preise für Dokumentenmagagement-Systeme stark gesunken sind: Über das Internet lässt sich bei uns ein MS SharePoint Server für 4,47 Euro pro Monat und Nutzer mieten.

Welche Art von Kunden nutzen diese Online-Angebote?
Typischerweise sind das zum Beispiel Unternehmen, die Handelsvertreternetze aufbauen und dabei mit 30 Arbeitsplätzen starten und später auf 500 hoch skalieren. Sie wollen nicht von Anfang an in große Serverfarmen investieren und greifen daher auf einen Dienstleister zurück. Neben MS SharePoint bieten wir auch den MS Office Communication Server sowie MS Exchange als Online-Dienst an.

Welche Rolle spielt dabei Windows Azure?
MS Windows Azure ist eine Entwicklungsumgebung für Softwarehersteller. Es handelt sich um einen Windows-Server, der sich als Dienst beziehen lässt. Softwarehersteller programmieren darauf Lösungen. Wenn ein Partner eine Lösung entwickelt, die Inhalte teilweise in MS SharePoint und teilweise in anderen Lösungen verwaltet, kann er dafür sowohl MS SharePoint Online als auch Windows Azure benutzen. Ein Beispiel wäre, Webseiten in MS SharePoint zu erstellen und Inhalte über Windows Azure zu publizieren.

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