Software Asset Management
Lizenzmanagement hält die Softwarekosten im Rahmen
Ein funktionierendes Lizenzmanagement spart Kosten und schafft Rechtssicherheit. Nur bei einem ganzheitlichen Vorgehen nutzen Unternehmen auch sämtliche Vorteile dieses Ansatzes.
15 bis 30 Prozent
der Softwarekosten können Unternehmen nach Schätzungen der Experton Group über Lizenzmanagement einsparen. Große Potenziale liegen im Lizenzkauf, wenn etwa in einer anderen Abteilung die gerade benötigten Lizenzen ungenutzt und frei verfügbar sind. Möglicherweise lohnt sich auch eine Änderung des Beschaffungsverhaltens, denn Rahmenprogramme sind oft deutlich kostengünstiger als Einzelkäufe. Ein weiterer Punkt sind die Support-Kosten: Ungenutzte Software benötigt keine Wartungsverträge. Neben den finanziellen Aspekt tritt die Rechtssicherheit: Mit einer funktionierenden Softwareverwaltung vermeiden Unternehmen die mit einer möglichen Unterlizenzierung zusammenhängenden Strafen und Nachzahlungen. Wer sein Unternehmen konform zu den Regelungen von Basel II und Sarbanes Oxley aufstellen will, muss ein erfolgreiches Software Asset Management nachweisen.
Die Einführung von Lizenzmanagement in Unternehmen bedeutet allerdings deutlich mehr als das schlichte Installieren von Software-Tools. Um alle Potenziale zu heben, müssen im Unternehmen die Beschaffungsprozesse angepasst werden: Ein systematischer Software-Einkauf beginnt bei der Bedarfsmeldung und endet bei der Zuweisung der Installation mit der zugehörigen Lizenz.
Nach Erfahrungen von Adlon Software, Hersteller von Software-Metering-Lösungen, scheitern Lizenzmanagement-Projekte häufig, wenn die Projektlaufzeit zu kurz veranschlagt wird und die IT-Manager schnelle Erfolge einfordern, die sich in der Praxis erst Schritt für Schritt einstellen. „Nur eine pragmatische Vorgehensweise wird der Komplexität des Themas gerecht", erklärt Harald Hohmann, Senior Consultant bei Adlon Software. „Projektumfang und -kosten lassen sich beispielsweise in einem Workshop vorab realitätsnah skizzieren. Ein Projektkostendach hilft, die richtigen Weichen zu stellen, um ein Vorhaben erfolgreich umzusetzen."
Die Bestandsaufnahme bildet den ersten Schritt
Der erste Schritt für das Lizenzmanagement ist immer die Bestandsaufnahme, also die Klärung, welche Lizenzen wo eingesetzt werden und mit welchen Verträgen sie beschafft wurden. Dazu muss der Bedarf an zusätzlichen Lizenzen in Beziehung gestellt werden. Erst auf Basis dieses Vergleichs kann die Einkaufsabteilung beim Neukauf von Lizenzen den Nutzen von Rahmenverträgen abschätzen.
Wichtig beim Lizenzmanagement ist die koordinierte Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung, dem Einkauf und dem Compliance Manager, sowie eine kontinuierliche Unterstützung durch das Top-Management. Spezialisierte Reporting-Tools verschaffen der Geschäftsleitung ein strategisches Radar in Sachen Softwarekosten. Das darin integrierte Executive Cockpit sorgt dafür, dass die richtigen Führungskennzahlen aktuell zur Verfügung stehen. Anhand von Vertragsübersichten sowie einer Auflistung der genutzten und ungenutzten Lizenzen lassen sich Einsparpotenziale aufzeigen. „Sämtliche Änderungen sollten das Fachwissen und die Erfahrung der beteiligten Abteilungen einbinden", empfiehlt Hohmann. „Am besten überwachen IT-Einkauf, Lizenzmanager, IT-Operation und Controlling gemeinsam die Umsetzung der geplanten Maßnahmen."
Metering zeigt die Software-Nutzung auf
Werkzeuge für das Lizenzmanagement unterstützen idealerweise sämtliche relevanten Prozesse: das Inventar aller im Unternehmen installierten Software (Inventory), die Identifikation der von den Anwendern tatsächlich genutzten Anwendungen (Metering), eine Übersicht über sämtliche Verträge mit Rechten und Pflichten (Vertragsmanagement), die Integration des eigentlichen Lizenzmanagements mit Metriken und Regeln sowie validierten Kennzahlen (Compliance Reporting), der Abgleich der gefundenen Lizenzen mit dem aktuellen Lizenzkatalog (Softwarekatalog) samt einem individuellen Business Intelligence integrierenden Reporting.
Die Metering-Software Miss Marple von Adlon Software enthält diese Funktionen. Durch eine umfassende Perspektive auf das Thema Lizenzmanagement unterstützt sie alle notwendigen Prozesse, um den gesamten Softwarebestand im Unternehmen zu kontrollieren und auf einen Klick rollenbasiert eine konkrete Lizenzbilanz verfügbar zu haben. So lassen sich alle wesentlichen Daten automatisiert und verlässlich abrufen und notwendige Upgrades anzeigen. Über- sowie Unterlizenzierungen werden vermieden und Einsparpotenziale identifiziert – mit einem raschen Return on Invest.
Pkw-Vertriebskette spart 20 Prozent der Lizenzkosten
Im Einsatz ist diese Lösung bei S&G Automobil AG, Karlsruhe. Nach einer Analyse des Softwarebestandes in allen angeschlossenen Autohäusern sparte das Unternehmen bei der Lizenzierung rund 20 Prozent gegenüber der ursprünglichen Planung. Die Pkw-Handelsgruppe hat 1300 Mitarbeiter an 17 Standorten und nutzt Software sowohl in lokalen Installationen als auch über Terminalserver. Über die Reporting-Funktion konsolidiert das Unternehmen die Lizenzinformationen über alle Standorte. Die Metering-Lösung steuert die Softwarelizenzen und -verträge über den gesamten Lebenszyklus der Applikationen hinweg.
Für diejenigen Unternehmen, welche eine Lizenzmanagement-Lösung nicht lokal installieren wollen, gibt es Alternativen in Form von Software-as-a-Service. „Hosting-Lösungen eignen sich besonders für kleinere und mittlere Unternehmen", berichtet Hohmann. „Der Kunde braucht dafür keinen eigenen Server installieren, muss kein internes Knowhow aufbauen und zahlt nur den Service, den er wirklich nutzt." Abgesichert werden Hosting-Lösungen über eine Firewall sowie eine SSL-verschlüsselte Übertragung (Secure Socket Layer).
Die Projektziele von Lizenzmanagement lassen sich laut Hohmann über ein On-Demand-Angebot ebenso schnell und gut erreichen wie mit Inhouse-Software: „Wichtig ist in beiden Fällen der ganzheitliche Ansatz sowie die Integration sämtlicher damit zusammenhängender Arbeitsschritte. Nur dann lassen sich alle Bereiche von der Lizenzbilanz über das Metering bis zu den Verträgen mit wenigen Mausklicks überblicken." Bei der praktischen Umsetzung helfe ein hoher Automatisierungsgrad dabei, händische Fehl- und Zusatzeingaben zu vermeiden. jf