Prozessmanagement im Handel

Die Grundvoraussetzung für das Prozessmanagement ist eine akkurate Prozessdokumentation. Die dokumentierten Prozessmodelle sind unverzichtbare Basis für aussagekräftige Analysen und fundierte Entscheidungen. In der Praxis mangelt es aber häufig an einer strukturierten Prozessaufnahme. Zu viele unterschiedliche Techniken und Werkzeuge kommen zum Einsatz. Diese reichen von herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen bis hin zu speziellen Prozessmodellierungswerkzeugen. Solche Software-Werkzeuge bieten dem Anwender in der Regel eine nicht zielgerichtete Vielzahl von Möglichkeiten zur Modellierung. Die vielen Freiheitsgrade bei der Modellgestaltung führen häufig zu unterschiedlichsten Modellierungsergebnissen ein und desselben realen Sachverhalts. Dadurch werden Vergleiche unmöglich, beziehungsweise nur mit hohem Mehraufwand durchführbar. Sogar Modelle desselben Modellierers sind mitunter nicht ohne Anpassungen miteinander vergleichbar. Durch die Verwendung der nicht spezialisierten und branchenspezifischen Software-Werkzeuge fehlen klare Vorgaben und zielorientierte Richtlinien für die Gestaltung von Geschäftsprozessen in Handelsunternehmen. Unübersichtliche oder sogar missverständliche Modelle sind so unausweichlich.

Ein weiteres Problem besteht darin, die einmal gewonnenen Ergebnisse so zu archivieren, dass sie auch nachträglich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich und nachvollziehbar sind. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den gewonnenen Daten arbeiten sollen, muss es das Ziel dieser Archivierung sein, die Modelle jedem Mitarbeiter im Unternehmen einfach zugänglich zu machen, damit diese am Prozessmanagement partizipieren können. Unternehmen wählen daher häufig das ohnehin zur Verfügung stehende Unternehmensintranet. Dieses bietet zwar eine weitreichende Verbreitung der Modelle im Unternehmen, jedoch meist nur eine sehr freie und grobe Dokumentenstruktur. Die endgültige Entscheidung für den korrekten Ort zur Ablage eines Modells erfolgt in aller Regel durch die subjektive Einschätzung des Modellierers. Er muss selbstverantwortlich entscheiden, ob sein Modell beispielsweise noch dem Einkauf oder bereits der Disposition zuzuordnen ist. Durch Zeitnot oder unübersichtliche Strukturen werden Modelle daher nicht selten falsch abgelegt. Da die Modelle darüber hinaus ständiger Überarbeitung unterliegen und vorhandene Inhalte regelmäßig geändert beziehungsweise neue hinzugefügt werden, kommt es in der Folge zu immer unübersichtlicheren Strukturen, in denen sich die Mitarbeiter nicht mehr effizient orientieren können. Darunter leidet neben der Effektivität des Prozessmanagements auch die Motivation der Mitarbeiter. Die Bereitschaft zur Partizipation, die wesentliche Grundlage für das Prozessmanagement, wird dadurch früh gefährdet.

Ebenso negativen Einfluss hat oft auch die fehlende Integration von Modellierung und Modellarchivierung. Für beide Anliegen müssen in der Praxis häufig verschiedene Systeme genutzt werden. So muss der Modellierer nicht selten ein Modell in einer separaten Software erstellen, um es anschließend durch explizites Hochladen ins Intranet für die übrigen Mitarbeiter bereitzustellen. Durch eine solche Aufteilung in Modellierungs- und Archivierungssysteme wird sowohl der Aufwand für die Anwendung als auch für die Administration der Systeme zwangsläufig erhöht. Der Modellierer muss sich etwa für jedes System separat anmelden und authentifizieren. Und bei der Administration der Systeme müssen jeweils getrennte Rollen und Nutzerrechte vergeben werden. Somit kommt es neben Verzögerungen im Arbeitsablauf des Modellierers zwangsläufig auch zu Redundanzen bei der Systemadministration, die durch eine entsprechende Integration vermieden werden könnten.

Die beschriebenen Probleme können in der Praxis den Erfolg des Projekts so stark gefährden, dass eine effiziente Umsetzung nicht mehr möglich ist, so dass das gesamte Prozessmanagement mitunter scheitern kann. Abhilfe schafft hier die icebricks-Methode. Sie stellt einen integrierten Ansatz zur Modellierung und Modellarchivierung dar. Dabei stellt sie handelsspezifische Inhalte bereit und bietet damit sowohl während der Modellierung die nötigen zielorientierten Richtlinien als auch eine feste Gliederung zur langfristigen Ablage und Archivierung der Prozessmodelle und -dokumente. Als Struktur gebende Grundlage dient das Referenzmodell für Handelsunternehmen (Handels-H-Architektur), das eine bewährte Navigationsstruktur für Prozesse im Handel ist und mit seinen untergeordneten Prozessen Best-Practices für den Handel darstellt. Durch die Architektur wird ein solider und erprobter Rahmen für die weitere Durchführung des Prozessmanagements geschaffen, der bei Bedarf an das jeweilige Handelsunternehmen angepasst werden kann. Das Handels-H bildet als Referenzmodell die klassische Warenwirtschaft mit den warenbezogenen dispositiven, logistischen und abrechnungstechnischen Bereichen und die zugehörigen betriebswirtschaftlich-administrativen Funktionen sowie die Unternehmensführungsaufgaben ab.

Der durch das Handels-H vorgegebene Rahmen wird in der icebricks-Methode in vier Ebenen unterteilt. Der Ordnungsrahmen, die Hauptprozesse und die Detailprozesse bilden dabei einen vorgegebenen Orientierungs- und Gestaltungsrahmen, der auf dem Handels-H beruht, während die Prozessbausteine als flexible Gestaltungsebene dienen, um individuelle Informationen zu hinterlegen und die Prozessdokumentation unternehmensspezifisch auszugestalten.

Der Ordnungsrahmen als oberste Ebene in icebricks gliedert das Handelsunternehmen in 17 Funktionsbereiche und bietet damit eine strukturierende Übersicht über die wesentlichen Beziehungen und Zusammenhänge der einzelnen Bereiche. Als Funktionsbereich wird dabei etwa der Einkauf oder der Wareneingang verstanden. Über den Ordnungsrahmen kann in die Ebene der Hauptprozesse navigiert werden. Ein Hauptprozess ist dabei jeweils genau einem Funktionsbereich zugeordnet und beschreibt zunächst dessen grobe Abläufe. Für den Funktionsbereich Einkauf wären das etwa Lieferantenstamm pflegen oder Artikelstammdaten pflegen. Über die Ebene der Hauptprozesse kann auf die Ebene der Detailprozesse navigiert werden. Detailprozesse verfeinern jeweils die in den Hauptprozessen abgebildeten Aufgaben. So ist auf dieser Ebene etwa der Prozessablauf für den Detailprozess Lieferantenstamm pflegen hinterlegt. Der Vorteil von icebricks ist, dass ein komplettes Referenzmodell für den Handel mit ausgeliefert wird.

Die Ebene der Prozessbausteine dient schließlich der individuellen Konkretisierung der Detailprozesse. Hier können die einzelnen Prozessbausteine dezidiert ausgestaltet und mit individuellen Informationen des Handelsunternehmens hinterlegt werden. Diese Ebene wird zu Zwecken der Ist- beziehungsweise Soll-Modellierung mit den entsprechenden unternehmensspezifischen Informationen gefüllt. In den Prozessbausteinen können verschiedenste Dokumente hinterlegt werden. So können dabei wiederum sehr detaillierte Prozessmodelle, zum Beispiel für die Software-Entwicklung, aber auch freie Texte, Textdokumente, Bilder, Grafiken, Video- oder Audioaufzeichnungen abgelegt werden. Dadurch kann jeweils die am besten geeignete und dem Modellierungszweck entsprechende Darstellungsform zur Beschreibung gewählt werden.