Lizenzmanagement spart bis zu 1000 Euro pro Arbeitsplatz

Können in einem produzierenden Betrieb Anzahl oder Kosten der Werkstücke für eine zentrale Baugruppe nicht beziffert werden, lassen sich die Preise nicht verlässlich kalkulieren. Ähnlich unklar sieht es mit Software im Unternehmen aus, wenn valide Rahmenparameter oder Managementansätze fehlen. Es sind dann die falschen, zu viele oder zu wenige Lizenzen vorhanden. Mitarbeiter können nicht die Software einsetzen, die sie für die Erzielung von Wertschöpfung benötigen. Vielerorts ist das Realität: Die Experton Group hat im Frühjahr 2011 Entscheider in Unternehmen zu ihrem Lizenzmanagement befragt. Die Ergebnisse zeigen ein düsteres Bild auf: 57 Prozent der Befragten in Unternehmen mit 500 bis 999 Mitarbeitern geben an, dass sie wenig oder keine Kontrolle über die bei ihnen eingesetzte Software haben. Bei Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern geben sogar sieben von zehn Betrieben ihre Ohnmacht beim Management von Lizenzen zu.
Ein erschreckendes Bild und eine deutliche Verschwendung. Analysen aus dem Jahr 2008 und 2009 bei Unternehmen mit mehr als 500 PC-Arbeitsplätzen haben nämlich ergeben, dass diese Form des Missmanagements, bezogen auf den einzelnen IT-Arbeitsplatz, je nach Branche und Unternehmensgröße locker 800 bis 1000 Euro verschleudert. Selbst kleinere Unternehmen könnten bei den Aufwendungen für Software leicht 10 bis 20 Prozent sparen, wenn sie sich strategisch mit dem Thema auseinandersetzen würden. Genau hier liegt jedoch das Problem: Über 50 Prozent der Entscheider in Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern geben an, dass sie die vorhandenen Lizenzen nie mit der eingesetzten oder benötigten Software vergleichen. Auch die Erfassung von Software in einem zentralen Inventar bietet noch deutlich Luft zur Verbesserung. Lediglich knapp 24 Prozent der Befragten in Unternehmen mit 500 bis 999 Mitarbeitern geben an, dass sie solche Modelle oder Tools nutzen.
Neben den finanziellen Nachteilen ergeben sich hieraus auch strategische Hemmnisse. Bereitstellungsmodelle wie Software-as-a-Service können für die Unternehmen nur dann Nutzen bringen, wenn ein Grundverständnis über die vorhandenen und benötigten Lizenzen besteht.

Die zwangsläufige Frage lautet, warum Einkäufer bei der Beschaffung um wenige Prozentpunkte feilschen, wenn sie gleichzeitig im operativen Betrieb Unsummen verschwenden. Zwei Antworten sollen näher betrachtet werden: Der Einkäufer wird dafür bezahlt, effektive Prozesse und günstige Beschaffungen zu organisieren. IT-Verantwortliche hingegen werden nur selten an einem effektiven Betrieb gemessen. Gerade in kleineren und mittelständischen Unternehmen bekommen IT-Leiter keine individuellen Zielvorgaben hinsichtlich Qualität, Produktivität oder Effektivität. Die Folge ist oft eine selektive Wahrnehmung. Bei den vielen organisatorischen und operativen Aufgaben in einer IT-Organisation werden ganze Themenfelder im täglichen Geschäft verdrängt. Hierzu zählt auch das Management der Software.
Sowohl Unternehmensleitung als auch IT-Entscheider müssen aktiv werden, wenn sie die skizzierten Miseren auch in ihrem Unternehmen vorfinden. Die Unternehmensleitung muss mit Nachdruck auf ein effizientes Management der Software drängen. Ein ideales Management­instrument sind hier persönliche Zielvereinbarungen für die IT-Leiter. Diese beschreiben die konkreten Anforderungen und verbinden diese mit Bonuszahlungen oder Abschlägen. Ausgangspunkt muss immer die Ist-Situation im Unternehmen sein.
IT-Leitern empfiehlt die Experton Group, äußerste Aufmerksamkeit auf das Thema Lizenzmanagement zu legen. Schlüssel zum Erfolg sind qualifizierte Mitarbeiter, klar definierte Verantwortlichkeiten und standardisierte Prozesse. Ziel ist es, die Softwarebedarfe zu identifizieren, das Veralten des Bestands zu vermeiden und ein korrektes Inventar sicherzustellen. IT-Leiter sollten besonders darauf achten, dass Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der strategischen und operativen Umsetzung klar definiert sind. Aufgabe des IT-Leiters ist das Management der Mitarbeiter und die Gestaltung der Rahmenparameter für eine erfolgreiche Umsetzung im Team.

Wenn es darum geht, Versäumnisse im Lizenzmanagement zu rechtfertigen oder zu bagatellisieren, können IT-Verantwortliche und das Management sehr einfallsreich sein. Übliche Vorwände sind die schwierige Positionierung des Themas gegenüber der Geschäftsführung, fehlendes Fachwissen oder zu geringe Ressourcen. Auch persönliche Gründe spielen bei einer passiven Herangehensweise eine entscheidende Rolle.
So gehen Betroffene von persönlichen Restriktionen oder Vorwürfen gegen die eigene Person aus, wenn sich eine Fehllizensierung herausstellt, das Problem liegt aber in der Regel in einem anderen Bereich – nämlich bei den schlecht gesteuerten Fachkräften.
Fehlendes Fachwissen können Unternehmen oft durch externe Dienstleister kompensieren. Eine fehlende Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die mangelnde Autorisierung von Mitarbeitern im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungserstellung lässt sich jedoch nur in den seltensten Fällen ausgleichen. Genau deshalb sind auch die Mitarbeiter – und nicht etwa fehlende IT-Technik oder mangelhafte Prozesse – dafür verantwortlich, dass viele Betriebe keinen Überblick über die eingesetzte Software haben.

Der Autor: Axel Oppermann, Advisor der Experton Group