In sechs Schritten zur optimalen Datenqualität
Ausgabe 04/2011
Datenqualitätsmanagement: In sechs Schritten zur optimalen Datenqualität
Mit einer guten Datenqualität lassen sich Geschäftsprozesse verbessern und höhere Umsätze erzielen. Trillium Software hat eine Methode entwickelt, die in sechs Schritten zu einer hochwertigen Datenbasis führen soll.
„Manager müssen
ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten treffen und dürfen nicht auf ihr Bauchgefühl hören“, berichtet Eric Ecker, Geschäftsführer von Harte-Hanks Trillium Software Deutschland. „Eine gute Datenqualität stellt eine unverzichtbare Grundlage für eine objektive Sichtweise dar.“
Produktivität lässt sich sowohl über optimierte Geschäftsabläufe steigern als auch über die Qualität der Informationen, auf deren Basis Entscheidungen getroffen werden. „Um das Management mit Entscheidungsgrundlagen zu versorgen, müssen Unternehmen die Datenqualität anhand systematischer Strategien sicherstellen“, erklärt Ecker. Trillium Software hat hierfür eine Methode entwickelt, welche Geschäftsprozesse und strategische Einsichten auf Basis gesicherter Daten kombiniert. Für das sogenannte Information Quality Management liefert der US-Anbieter ein Rahmenwerk, eine Bewertungsmethode sowie einen Fahrplan, der konkrete Schritte für die Zielerreichung vorschlägt.
Traditionelle Strategien wie Enterprise Data Warehouses, Enterprise Application Integration und Master Data Management verursachen hohe Kosten und Aufwände, dennoch liegen die Daten hinterher oft nicht in der gewünschten Qualität vor. „Diese Strategien greifen alle zu kurz“, erklärt Ecker. „Die Systeme zentralisieren die Daten, sie lösen aber nicht das Problem der Datenqualität.“ Information Quality Management versucht, den Graben zu überbrücken, der das Enterprise Data Management vom Infrastruktur Management und dem Business-Kontext der Informationen trennt. Grundlage bildet die Frage, welchen Wert die Fachabteilungen aus Informationen ziehen. Im ersten Schritt wird festgelegt, welchen Einfluss Daten auf Entscheidungen haben. Dann werden die Schritte der Datengenerierung, -änderung und -nutzung entlang der Geschäftsprozesse nachgezeichnet. Der dritte Blick richtet sich auf die IT-Systeme, welche Daten erfassen, liefern, ändern, oder nutzen. Den Abschluss bilden Methoden und Geschäftsregeln, welche erfahrungsgemäß zu einer überdurchschnittlich guten Datenqualität führen.
Die konkrete Einführung einer solchen Datenqualitätsregelung umfasst laut Ecker sechs Schlüsselbereiche, und zwar die Datenhygiene, Datenstandards, das Zusammenführen verschiedener Datenquellen zu einer übergreifenden Sicht, das Monitoring aller Geschäftsregeln und deren Einhaltung, das Sicherstellen der Relevanz sowie alle Schritte, um die Daten für den jeweiligen Anwendungsfall bestmöglich zu qualifizieren.
Ein Modell bewertet den Reifezustand der Datenpflege
Wie weit sich ein Unternehmen in Sachen Datenqualität dem Ideal angenähert hat, zeigt das Information Quality Maturity Model. „Die meisten Unternehmen fokussieren ihre Anstrengungen auf die ersten drei Schlüsselbereiche, nämlich Datenhygiene, Datenstandards und das Zusammenführen verschiedener Datenquellen“, berichtet Ecker. „Schon in diesen Bereichen sehen wir oft lediglich ein sehr punktuelles und eher reaktives Vorgehen. Bleiben dazu noch Datensilos bestehen, kann sich kein umfassender Erfolg einstellen.“ Um den maximalen Wert aus ihren Daten zu ziehen, müssten sich Unternehmen dringend auch um die anderen drei Standbeine der Informationsqualität kümmern, nämlich um das Monitoring aller Aktivitäten und die Einhaltung aller Geschäftsregeln, das Sicherstellen der Relevanz sowie um das Qualifizieren der Daten für den jeweiligen Anwendungsfall.
Für alle sechs Bereiche schlägt Trillium Software Best Practices vor. So umfasse die Datenbereinigung nicht nur bestehende Informationsspeicher, sondern auch die Datengewinnung und -verarbeitung. Mit der Definition von Datenstandards schaffen Unternehmen Schablonen, um ihre Informationen sinnvoll und konsistent zu beschreiben. Sie unterscheiden beispielsweise, ob eine Person ein Kunde, ein Interessent oder ein Wunschkunde ist. Laut Trillium Software sind die Standards erst dann effizient, wenn die Daten in allen Geschäftsbereichen konsistent vorliegen, ihre Eignung für den jeweiligen Geschäftszweck geprüft wird und sämtliche Verfahren über Regeln festgelegt und ständig kontrolliert werden.
Das Zusammenführen aller Informationen zu einer einheitlichen Sicht steht auf der Wunschliste der Fachbereiche ganz oben. Master Data Management versucht, dieses Ziel über eine zentrale Drehscheibe zu erreichen, die bei verteilten Daten die hierarchischen Beziehungen untereinander sicherstellt. Besonderes Augenmerk sollten Unternehmen laut Ecker auf ihre Mitarbeiter legen: „Wenn Fachbereiche Kundendaten oder Händlerprofile in isolierten Excel-Sheets oder Desktop-Datenbanken pflegen oder eigene Datendefinitionen erfinden, kann das schnell die Gesamtqualität des Datenbestandes gefährden.“ Datenpflege betrachtet Trillium Software nicht als isoliertes Projekt, sondern als ständigen Prozess. Das Monitoring schafft die Möglichkeit, bei Abweichungen sofort Gegenmaßnahmen treffen zu können.
Unternehmen sollten den Fachabteilungen erlauben, ihre Daten anhand ihres Erkenntniswerts selbst zu strukturieren. „Besteht über den Erkenntniswert und die Nutzungsart der Daten kein gemeinsames Verständnis, steigen Aufwand und Kosten des Qualitätsmanagements deutlich“, warnt Ecker. Ohne den strategischen Zusammenhang einer Qualitätsstrategie würden Daten zudem oft als unverbundene Entitäten behandelt, die ihren Nutzen allenfalls in taktischen Einzelmaßnahmen entfalten.
Zur Koordination aller Maßnahmen gibt Trillium Software seinen Kunden ein Werkzeug an die Hand, das den kompletten Datenlebenszyklus abbilde. Zugrunde liegt der Ansatz Discover, Develop, Deploy & Manage, also der Umgang mit Daten in der Analyse, das Entwickeln von Datenregeln, Implementierung dieser Regeln im Unternehmen sowie die Sicherung der Datenqualität auf Basis eines ständigen Monitorings. Zeitgleich mit der Veröffentlichung der Version 13 des Trillium Software System hat der Datenqualitätsspezialist 2010 die sogenannten Trillium Apps vorgestellt. Es handelt sich dabei um eine webbasierte Sammlung von vordefinierten Qualitätsregeln, Qualitätsprozessen und Workflows. jf