EXKLUSIV: Interview mit Ivo Totev

Prozesssteuerung wird auch für den Mittelstand zur Überlebensfrage

Ivo Totev, Vorstandsmitglied der Software AG, erklärt, warum Business Process Management (BPM) für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens eine entscheidende Rolle spielt und wie IDS Scheer sich in die Software AG integriert.

Welchen Stand hat heute generell die Prozesssteuerung in den Unternehmen?

Branchen wie die Automobilindustrie und die Chemie haben sehr früh gemerkt, dass sie nur über eine Prozessoptimierung weiterkommen. Heute sehen wir, dass dieses Thema zu einem globalen Trend wird: Auch die Finanzbranche, Versicherungen, die öffentliche Verwaltung und der Handel merken, dass sie sich langfristig nur über eine Optimierung ihrer Prozesse verbessern können. Dieser Trend kristallisiert sich seit etwa drei Jahren heraus und erlebt jetzt gerade den Durchbruch. Vor zwei Jahren haben sich nur die Early Adopters mit ihren Prozessen beschäftigt, heute erfasst diese Welle alle Industrien.

Können Sie ein Beispiel nennen?

Versicherungen können sich bei einem Schadensfall nicht über die Höhe der Erstattung differenzieren, sondern nur dadurch, wie schnell sie den Fall bearbeiten. Sie digitalisieren ihre ehemals Papier-basierten Arbeitsabläufe und messen deren Effizienz. Stellen sie an einer Stelle eine Überlastung fest, verschieben sie die Bearbeitung der Unterlagen auf andere Standorte, um den Ablauf zu beschleunigen.

Welche Rolle spielt die Service-orientierte Architektur (SOA) bei der Prozessoptimierung?

SOA ist ein extrem wichtiger Baustein, der dabei hilft, die IT-Infrastruktur zu flexibilisieren und auf Prozesse abzustimmen. Kein Unternehmen kann sein bestehendes IT-System komplett neu aufsetzen. Mittels SOA lassen sich aber die einstmals monolithischen Module in kleine Komponenten zerlegen und später flexibel zu verschiedenen Prozessketten kombinieren. SOA ist nur ein Baustein in dieser IT-Transformation, allerdings ein zentraler. Eng damit verbunden ist das Change Management und die Governance. Niemand kann sinnvoll Services erstellen, wenn er nicht den übergreifenden IT-Architekturplan des Unternehmens kennt. Bei uns fokussiert sich IDS Scheer auf die Business-Transformation und Software AG Global Consulting Services auf die IT-Transformation.

Mittelständische Unternehmen begreifen die Veränderung von Prozessen oft nicht als Chance, sondern als eine von außen aufgezwungene Notwendigkeit. Wann wird sich das ändern?

Das ändert sich jetzt schon. Im Mittelstand sind die Abläufe teilweise sehr komplex. Hat ein Unternehmen beispielsweise ein Team in Brasilien und ein weiteres Team in China, und diese sollen ihre Entwicklungsarbeit mit der deutschen Zentrale abstimmen, kommen sie ohne digitalisierte Prozesse nicht weit. Da die Projektteams in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, werden sie sich am Telefon nur schwer finden. Mittelständler können sich keine ineffiziente Kommunikation leisten und sind daher stark daran interessiert, ihre Abläufe zu optimieren. Dann sehen die Projektmitarbeiter jeden Morgen die Nachrichten ihrer Kollegen und Partner in ihrer Eingangsbox und können schnell darauf reagieren.

Einige Unternehmen hängen noch immer der alten Abteilungslogik an. Sind sie dann innerlich noch gar nicht reif für das Prozessmodell?

Ja, aber das wird sich bald ändern. Der Druck der Globalisierung ist so groß und die Abteilungsdenke so hinderlich, dass sich diese Unternehmen entweder in Richtung Prozesssteuerung öffnen oder in Schwierigkeiten kommen. Die Arbeitsabläufe sind heute viel zu komplex, als dass sie eine Abteilung alleine organisieren könnte. Die Prozessdenke ist deutlich mehr als eine nette Option. Es geht vielmehr um die Wettbewerbsfähigkeit und damit das mittelfristige Überleben der Unternehmen.

Bei der Prozessgestaltung müssen IT- und Fachabteilung eng zusammenarbeiten. Oft sprechen diese beiden Abteilungen völlig unterschiedliche Sprachen. Wie lassen sich die Gräben überbrücken?

Dafür brauchen Unternehmen klare Governance- und Kommunikationsstrukturen, die beide Gruppen regelmäßig an einen Tisch bringen. Zu den Best Practices gehören beispielsweise ein Integrationskompetenzcenter und ein Business Process Kompetenzcenter. Wenn die IT den Business-Nutzen nicht kommunizieren kann und der Vorstand die Notwendigkeit der Maßnahmen nicht versteht und daher kein Budget freigibt, wird das Projekt scheitern.

Welche Rolle spielen branchenspezifische SOA-Ausprägungen wie etwa Referenzprozesse für Telekommunikationsanbieter?

Eine sehr wichtige Rolle. Referenzprozesse zeigen den Unternehmen auf, mit welchen Maßnahmen sie ihre Abläufe optimieren können. Für einen Telekommunikationsanbieter sind beispielsweise Kenntnisse der Präferenzen einzelner Zielgruppen und die darauf abgestimmten Angebote überlebenswichtig. Passgenaue Angebote lassen sich dann am besten erstellen, wenn die IT-Systeme dafür flexibel genug sind. Für die Transformation dorthin sind Mitarbeiter und Berater gefragt, die in der jeweiligen Branche über die notwendige Erfahrung verfügen.

Der ehemalige SAP-Vorstand Henning Kagermann hat die Vision formuliert, dass Unternehmen künftig ausschließlich diejenigen Systeme im eigenen Haus betreiben, mit denen sie sich vom Wettbewerb differenzieren, und den Rest zum Outsourcer oder in die Cloud

verlagern. Warum kommt diese Vision so langsam voran?

Unternehmen möchten sich gerne auf die innovativen Systeme konzentrieren und alles andere zu einem Outsourcer verlagern, um Kosten zu sparen. Allerdings gibt es dabei in der Praxis einen Haken: Die innovativen Systeme hängen sehr stark mit den Brot-und-Butter-Systemen zusammen, weil sie ihre Daten und zum Teil auch die Anwendungslogik von dort beziehen. Die Outsourcer dürfen daher die Brot-und-Butter-Systeme oft nicht einfrieren. Wenn sie aber beispielsweise an einem Finanzsystem Änderungen vornehmen, weil das Kundenmanagement-System andere Informationen braucht, entstehen Gebühren. So kann der Kostenvorteil des Outsourcing schnell schrumpfen. Die Unternehmen wissen das und gehen daher sehr vorsichtig an dieses Thema heran. Für ein Outsourcing, das eine künftige Transformation beinhaltet, müssen neue Business-Modelle entwickelt werden.

Wie stellt sich die Software AG nach der Übernahme von IDS Scheer in Sachen Infrastrukturmanagement und Prozesssteuerung auf?

Beide Unternehmen ergänzen sich: IDS Scheer verfügt über ein großes Know-how zum Thema Prozessanalyse, -modellierung und -optimierung. Die Software AG hatte nach Übernahme von Webmethods ihren Fokus auf IT-Transformation und Governance sowie Business Process Management erweitert. IDS Scheer ist stark in der Modellierung und im Design von Geschäftsprozessen, und die Software AG in der Implementierung, Orchestrierung und Überwachung. Das ergibt ein End-to-End-Angebot, welches von der Analyse über das Design, das Consulting bis hin zur Implementierung von Geschäftsprozessen reicht.

IDS Scheer unterhielt bislang enge Verbindungen zur SAP, hat aber auch mit Oracle, IBM und Microsoft zusammengearbeitet. Wie steht die Software AG zu diesen Partnerschaften?

Middleware lebt von der Herstellerunabhängigkeit. Wir begegnen in unseren Integrationsprojekten SAP mit oder ohne NetWeaver, Oracle mit oder ohne Fusion Middleware und Microsoft mit oder ohne Dotnet. Unsere Partnerschaften zu SAP, Oracle, Microsoft und IBM bauen wir weiter aus. Alle Unternehmen, die heute Middleware dieser Hersteller nutzen, sollen das weiterhin tun. Als freundliche Einladung gestalten wir die Integration zwischen Aris und Webmethods besonders eng. Damit schaffen wir eine Motivation, Webmethods zu nutzen, weil sich damit bestimmte Dinge besonders gut abbilden lassen. jf