Datenpflege-Tipps realisieren Data-Governance-Vorteile

Die Verantwortlichkeit für technische Systeme ist in den meisten Unternehmen klar definiert. Bei der Bereitstellung von Daten in Repositories, Anwendungen, Portalen und Berichten herrscht deutlich weniger Klarheit, was dazu führt, dass zahlreiche Arbeiten mehrfach ausgeführt werden. In Data-Governance-Programmen behalten daher sogenannte Data Stewards den Überblick über Speicherorte, Bewegungen und Nutzungsformen der Daten. So wird unnötiger Aufwand vermieden.

Geht es um Compliance, reicht es nicht aus, Technik lediglich bereitzustellen. IT-Systeme müssen vielmehr überwacht und dokumentiert werden. In den Unternehmen haben die damit verbundenen Aktivitäten zu einer Kos­tenexplosion geführt. Einen Hebel zur Kostensenkung sieht Thomas darin, die Techniker durch Data Stewards zu unterstützen: „Techniker sind versiert in der Bereitstellung technischer Lösungen, aber es fehlt ihnen oft an Erfahrung in Zusammenhang mit Kontrollen, Dokumentationen oder mit der Interaktion mit Betriebsprüfern. Es ist daher wenig sinnvoll, von ihnen zu verlangen, dass sie selbst herausfinden, welches Kontrollverfahren die Compliance-Anforderungen am bes­ten erfüllt.“ Sinnvoll sei es hingegen, dass ein Data-Governance-Team die Techniker unterstützt. Da sich dieses Team aus Vertretern unterschiedlicher Fachbereiche zusammensetzt, würden doppelte Kontrollläufe, überflüssige ETL-Schritte (Extraktion, Transformation, Laden) sowie mehrfach erstellte und gepflegte identische oder sehr ähnliche Reports schneller auffallen. „Data-Governance-Teams sind üblicherweise in Risikomanagement, Compliance, Betriebswirtschaft, Security und Technik gleichermaßen zu Hause und können daher gut als Vermittler zwischen Fachabteilung und IT fungieren.“

Datenarchitekten legen in Projekten oft Datenbanken an. Wenn sie sich die Anforderungen genauer ansehen, erkennen sie gelegentlich Konflikte mit vorhandenen Anwendungen oder Berichtsformaten. „In Unternehmen ohne Data Governance muss der Projektleiter Lösungen erarbeiten und das zieht fast immer Verzögerungen im Projektfortschritt nach sich“, berichtet Thomas. In Unternehmen mit einer ausgeprägten Data-Governance-Kultur seien hingegen Mechanismen etabliert, dass bei abteilungsübergreifenden Projekten alle Betroffenen angehört werden. Mitarbeiter, die für betriebswichtige Daten verantwortlich sind, würden zudem eng mit denjenigen Kollegen zusammenarbeiten, welche die IT-Infrastruktur bereitstellen. IT-Architekten und Governance-Beauftragte erhielten somit frühzeitig Einblick in die Projektpläne und könnten idealerweise etwaige Inkonsis­tenzen oder Widersprüche abklären, bevor sie den Projektfortschritt hemmen.

Ausgereifte Data-Governance-Initiativen versuchen, Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen. Dies kann auf drei Arten geschehen:

• Integrierte Data-Governance-Kontrollen: Hier kooperiert das Data-Governance-Team mit der Abteilung Qualitätssicherung beim Profiling der Daten und erarbeitet Mechanismen zur Vermeidung von Defiziten.

• Frühzeitige Erkennung von Risiken: Werden Datenprobleme erst dann erkannt, wenn das Projekt schon weit fortgeschritten ist, entstehen hohe Kos­ten. Viele Unternehmen lassen daher die Projektpläne in einer Frühphase vom Data-Govern­ance-Team prüfen.

• Einbeziehung möglichst vieler Beteiligter: Vor allem Großunternehmen sind sich oft gar nicht darüber im Klaren, welche Informationen in ihren Systemen liegen. Manchmal weiß beispielsweise die IT-Abteilung nicht, wie die Fachabteilungen die Daten aus den operativen Systemen nutzen. „Einer der entscheidenden Vorteile von Data Governance besteht darin, dass dabei viele Betroffene aus dem gesamten Unternehmen an einen Tisch kommen“, erklärt Thomas. „Ziel dieses Austausches ist es, Probleme auf Seiten der Endanwender früh zu erkennen und zu lösen.“

Compliance betrifft Gesetze, Verträge sowie Standards und Regeln, die Unternehmen entweder selbst definiert haben oder die ihnen Geschäftspartner und Branchenverbände auferlegen. Bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder, Vertragsstrafen, Umsatzeinbrüche durch Kundenverlust sowie teure Zusatzbetriebsprüfungen. Zur Sicherung der Compliance beim Umgang mit Daten ist Data Governance das Mittel der Wahl, wie Thomas erklärt: „Data-Governance-Teams senken die Kosten der Compliance-Bemühungen, weil sich ihre Mitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen rekrutieren. Sie können Anforderungen und Richtlinien weitgehend konfliktfrei miteinander in Einklang bringen und sie wissen zudem, welche Kontrollmechanismen wo eingesetzt werden.“

Halten sich Outsourcer nicht an die vereinbarten Datenstandards, zehren unerwartete Kosten schnell die erhofften Einsparungen auf. „Kluge Unternehmen beteiligen ihre Data-Governance-Teams an der Festlegung der Regeln für den Outsourcer“, beschreibt Thomas einen Ausweg aus dieser Kostenfalle. „Die Teams informieren den Geschäftspartner über Richtlinien, Standards sowie Geschäftsregeln und legen Befugnisse, Zuständigkeitsbereiche und Kommunikationsstrukturen fest, damit die hauseigenen Mitarbeiter stets über Änderungen an Datenarchitekturen sowie an den Referenz- und Stammdaten auf dem Laufenden sind.“ Zudem würden sie die Regeln der datenbezogenen Problemlösung definieren und die Art und Weise, wie die Daten an den Outsourcer und wieder zurück ins Unternehmen übertragen werden. Somit entsprächen die Daten beim Outsourcer den eigenen Standards.

Teil jeder Fusion oder Übernahme sind Due-Diligence-Prüfungen, welche Finanzen und Anlagevermögen sowie das Potenzial zur Kosteneinsparung durch Synergieeffekte ermitteln. Dabei werden auch die IT-Systeme unter die Lupe genommen, selten allerdings die Datenbestände. Somit geht der Käufer das Risiko ein, dass die Zusammenführung der Informationen Zusatzkosten nach sich zieht. Ein Data-Governance-Team, das mit den Prüfern zusammenarbeitet, kann Unverträglichkeiten bei den IT-Systemen und den Datenstandards frühzeitig erkennen. Ein Profiling der wichtigsten Daten (etwa Kunden und Lager) ermittelt die Qualität des Informationsbestands und dämmt die Kosten der Harmonisierung ein. jf

Die Expertin: Gwen Thomas, Präsidentin des Data Governance Institute

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