Coaching Zone: Online-Business erfolgreich integrieren
Ausgabe 09/2011
Coaching Zone: Online-Business erfolgreich integrieren
Der Internet-Handel verspricht zunehmend mehr Umsatz. Sind Online-Shops aber nicht an das Warenwirtschaftssystem und die Software zur Unternehmenssteuerung angebunden, funktioniert der Kauf- und Lieferprozess nicht optimal.
Welche
Anforderungen bei der Integration von Webshop und Warenwirtschaft gegeben sein müssen, beschreibt die folgende Checkliste.
- Prozesse müssen nahtlos ineinander greifen. Wichtig für reibungslose Abläufe sind eine professionelle Steuerung sowie eine abteilungsübergreifende und einheitliche Informationsbasis. Vertrieb, Lager, Logistik, Einkauf und Rechnungswesen arbeiten somit sehr effizient zusammen.
- Nur ein System stellt die Daten bereit. Das Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System ist das führende System für die Aktualisierung von Artikeldaten. Spezielle Katalogtexte, Preise und Fotos können hier gepflegt und für das jeweilige Frontend ausgewählt werden. Dies stellt eine saubere Abwicklung im Hintergrund sicher und vermeidet Fehler.
- Die Bestellverarbeitung erfolgt weitestgehend automatisiert. Soll die Abwicklung von Online-Bestellungen möglichst automatisiert ablaufen, lassen sich Workflows definieren, die bei bestimmten Ereignissen den nachfolgenden Schritt ausführen. Etwa kann ein Versand angestoßen werden, wenn die Zahlung des Kunden eingetroffen ist.
- Das ERP-System hat Lager und Logistik im Griff. Damit der Online-Shop mit schnellen Lieferzeiten punkten kann, ist eine permanente Bestands- und Verfügbarkeitsprüfung im ERP-System notwendig. Kommissionier- und Versandprozesse können automatisiert starten. Ein zusätzlicher Kundenservice ist die Sendungsverfolgung. Diese setzt eine Anbindung von Dienstleistern wie Paketversender und Spediteure voraus.
- Das ERP-System unterstützt Einkauf und Disposition. Die Abverkäufe im Shop reduzieren den Lagerbestand. Das ERP-System ermöglicht durch die Vernetzung der Abteilungen und die Automatisierung von Bestellvorschlägen eine termingerechte Disposition. Dabei werden auch die Kosten niedrig gehalten, denn das ERP-System verwaltet Rabatte, Lieferfristen, Alternativ-Artikel und sonstige Konditionen für die gelisteten Lieferanten.
- Online-Shop und ERP erfüllen auch Kundensonderwünsche. Mit kundenindividuellen Varianten – zum Beispiel speziellen Aufdrucken, Gravuren und ähnlichem – sowie auch Sonderbeschaffungen oder individuelle Konfigurationen erweitern Online-Shops ihr Sortiment. Das ERP-System muss solche komplexen Prozesse unterstützen.
- Ein Auftragscockpit verschafft den Überblick. Die Aufträge aus dem Online-Shop durchlaufen in der Regel automatisiert die Prozesskette anhand von zuvor definierten Kriterien und Freigabe-Informationen. Damit die zuständigen Anwender wissen, ob aktuell bestimmte Aufträge im System haken oder die Bestellungen lückenlos verarbeitet werden, zeigen spezifische Cockpits den jeweiligen Ausschnitt der Prozesskette an.
- Das ERP-System schützt vor Betrug. Das ERP-System filtert Adressdubletten heraus, meldet Betragsüberschreitungen sowie auch den Versuch von Nutzern, durch Serienbestellungen Mengen- oder Betragsgrenzen zu umgehen. Entsprechende Aufträge werden automatisch anhand flexibler Kriterien ausgesteuert.
- Kennzahlen aus allen Unternehmensbereichen werden bereitgestellt. Ob das Online-Business wirklich wirtschaftlich ist, zeigen nicht allein die Umsätze. Das ERP-System stellt nicht nur Kennzahlen einer Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung. Darüber hinaus sollten sich auch Bestellungen den jeweiligen Plattformen zuordnen, die ertragreichsten Verkaufsplattformen ermitteln und Auswertungen in der Finanzbuchhaltung erledigen lassen.
- Informationen fürs Management liefern Entscheidungsgrundlagen. Tagesaktuelle Informationen müssen die Basis sein, um im schnelllebigen Online-Business die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei sind Auswertungen über sämtliche Unternehmensbereiche unverzichtbar. Sie liefern maximale Transparenz, mit deren Hilfe die Vergangenheit beurteilt und die Zukunft geplant werden kann. Ein optimales System stellt auch Informationen auf Artikel- und Kundenebene bereit. Zudem sollten Warnmeldungen für bestimmte Ereignisse definiert werden können, so dass im Bedarfsfall schnell reagiert werden kann.
Der Coach: Claudius Malue, Geschäftsführer von prisma informatik