Buchverlag wechselt mittels IP-Telefonie ins Digitalzeitalter
Praxisbericht: Buchverlag wechselt mittels IP-Telefonie ins Digitalzeitalter
Um Abläufe zu beschleunigen führte der Deutsche Taschenbuch Verlag eine IP-basierte Kommunikationslösung ein. Für die Mitarbeiter bringt sie höhere Flexibilität, gleichzeitig sinken die Kosten.
Mit 120 Mitarbeitern
und 525 Neuerscheinungen pro Jahr gehört der Deutsche Taschenbuch Verlag zu den zehn größten deutschen Publikumsverlagen. Um die Kommunikation mit Kunden, Autoren und Mitarbeitern zu verbessern, ersetzte das Unternehmen seine herkömmliche Telefonanlage durch eine IP-basierte Kommunikationslösung.
Das in die Jahre gekommene althergebrachte Telefonsystem war in der Vergangenheit durch fehlende Funktionalitäten und hohe Service-Kosten aufgefallen. Eine Vernetzung der verschiedenen Standorte des Verlags war nicht möglich, außerdem gestaltete sich die Verwaltung der Anlage umständlich: „Für sämtliche Administrationstätigkeiten mussten wir einen teuren externen Dienstleister engagieren", erinnert sich Michael von Bressensdorf, IT-Leiter beim Deutschen Taschenbuch Verlag. „Selbst für eine minimale Änderung wurden schnell mehrere hundert Euro fällig."
Gemeinsam mit dem auf Telekommunikation spezialisierten Münchner Systemhaus Telenova sah sich der Deutsche Taschenbuch Verlag nach einem neuen Kommunikationssystem um. Nach einem ausführlichen Produktvergleich fiel die Wahl auf die Unified-Communications-Lösung SwyxWare des Dortmunder Anbieters Swyx. „Wir haben auch Konkurrenzprodukte evaluiert", erinnert sich von Bressensdorf. „Ein Testsystem war auch kurzzeitig bei uns im Einsatz. Es hat sich allerdings schnell gezeigt, dass dieses nicht für uns geeignet war, da es zu sehr auf den amerikanischen Markt ausgerichtet ist. Swyx hat uns hingegen aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und Administration sowie der umfangreichen Features überzeugt."
Damit die Lösung stets auf dem neuesten Stand der Technik bleibt, abonnierte der Verlag den Swyx Update Service. Dieser Dienst liefert laut dem Anbieter automatisch und ohne zusätzliche Lizenzkosten Software-Updates mit neuen Telefoniefunktionen.
Erreichbarkeit und Produktivität haben sich erhöht
„Die Implementierung von SwyxWare und die Anbindung des über ein Wide Area Network angebunden Nebengebäudes verlief problemlos", erinnert von Bressensdorf. Die neue Kommunikationslösung überzeugte den Verlag schnell: „Mit SwyxWare sparen wir nicht nur Zeit und Kosten, sondern gewinnen durch die einfache Administration an Flexibilität hinzu. Wir haben unsere Reaktionszeiten deutlich verkürzt und können nun auf Änderungen sofort reagieren." Auch die Belegschaft ist dank der Arbeitserleichterungen von der IP-Anlage angetan.
Mit SwyxWare verknüpft der Verlag PC und Telefon, und das führt zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz: Das zeitaufwändige Eintippen von Rufnummern und die damit verbundenen Zahlendreher gehören seitdem der Vergangenheit an. Mitarbeiter starten nun Anrufe per Mausklick aus einem Adresseintrag im E-Mail-Programm. Dank der intelligenten Rufumleitung sind die Anwender auf ihrem Tischtelefon zu erreichen, sobald sie am System angemeldet sind. Sollte ein Ansprechpartner außer Haus sein, werden die Anrufe auf sein Handy umgeleitet. Ist er in einer Besprechung oder im Urlaub, laufen eingehende Anrufe automatisch bei einem Kollegen auf. Die Voice-Mailbox leitet Sprachnachrichten, die ein Anrufer auf der Mailbox hinterlässt, als E-Mail ins Postfach des Empfängers um, wo dieser sie per Mausklick abhören kann.
Handys werden im Telefonsystem zu Nebenstellen
In der ersten Ausbaustufe hat der Deutsche Taschenbuch Verlag sein Kommunikationssystem um die Lösung SwyxMobile erweitert. Dieser Dienst integriert Mobiltelefone als Nebenstelle in die Telefonie-Anlage. Anwender können nun Anrufe, die auf ihrer Büronummer eingehen, an jedem Ort über das Handy entgegennehmen – ohne umständliche Rufumleitungen und ohne Mehrkosten. „Viele unserer Mitarbeiter arbeiten regelmäßig außer Haus oder im Home Office. Um für Interessenten, Kunden, Partner und Kollegen erreichbar zu sein, sind sie stark auf ihre Mobiltelefone angewiesen", erklärt von Bressensdorf. „Seit wir SwyxMobile im Einsatz haben, sind Festnetz und Mobilfunk vereint." Die Verlagsmitarbeiter profitieren am Handy von Komfortfunktionen wie Verbinden, Makeln, Konferenzschaltung und Anrufweiterleitung. „Sie können sogar Daten, die sich auf ihrem Arbeitsplatzrechner befinden, über das iPhone abrufen.", freut sich der IT-Leiter.
Als nächste Erweiterung will der Verlag die Fax-Funktion von SwyxWare implementieren. Damit lassen sich Faxe wie E-Mails über Outlook verschicken und verwalten. „Das spart abermals Zeit und Geld und reduziert den Verwaltungsaufwand in den Büros", erläutert von Bresssensdorf. Völlig ohne Papier geht es in einem Verlag jedoch nicht – allerdings steht das dann als Taschenbuch im Bücherregal. jf