Veränderte Business-Needs erfordern ERP-Wechsel

Starkes Wachstum kennzeichnet den international aktiven Kommunikationsdienstleister Retarus GmbH. Als der Support für die im Unternehmen eingesetzte unternehmensweite Standardsoftware (ERP) abgekündigt wurde, nutzte die Geschäftsleitung dies als Chance, über eine neue ERP-Software die Unternehmensabläufe zu optimieren sowie die Controlling-Funktionen auszubauen.
Effiziente Geschäftsprozesse und eine reibungslose elektronische Kommunikation gehören zu den Erfolgsfaktoren vieler Unternehmen. Für diese Anforderungen entwickelt Retarus seit 1992 Managed Services und betreibt diese in eigenen Rechenzentren. Neben diesen Dienstleistungen ist Retarus im IT-Handel aktiv, was die ERP-Software ebenfalls abbilden muss. Bei der Implementierung wählte das Unternehmen einen lösungsorientierten Ansatz. „Wir haben unsere Betriebsabläufe optimiert“, berichtet Retarus-Prokurist Johannes Hecker. „Um die Übersicht zu verbessern, haben wir gleichzeitig eine neue Artikelstruktur installiert und dabei zehntausende Stammdaten geändert.“
Das rasante Wachstum von Retarus erfordert eine fortwährende Anpassung der Implementierung. „Seit der ursprünglichen ERP-Einführung hat sich die Anzahl unserer Dienstleistungen vervierfacht“, berichtet Hecker. „Außerdem ist das Unternehmen von ursprünglich 60 Mitarbeitern an einem Standort auf über 200 Mitarbeiter gewachsen, die sich auf unsere Filialen in Deutschland, Australien, Dubai, Frankreich, Italien, Österreich, der Schweiz, Singapur und den USA verteilen.“ Das Abas-System wuchs mit den steigenden Anforderungen mit: „Durch Upgrades bekamen wir regelmäßig neue Funktionalitäten“, berichtet Hecker. „Die Release-Fähigkeit blieb trotzdem erhalten, denn wir konnten unternehmensspezifische Modifikationen jederzeit weiterverwenden.“
Parallel zur Verbesserung der Abläufe hat Retarus auch Planung und Controlling auf eine neue Basis gestellt: „Wir nutzen mehrere Mandanten für die länderspezifische Faktura“, berichtet Hecker. „Für unser Controlling werden die Daten von allen Standorten zentral zusammengeführt und ausgewertet.“ Den mehrsprachigen Datentransfer meistert das ERP-System ohne Probleme. Zugelegt hat Retarus inzwischen nicht nur bei der Transparenz, sondern auch bei der Liquidität: „Wir können nun unsere Dienstleistungen schneller und genauer fakturieren“, berichtet Hecker. Das freut unsere Kunden, die präzise Auskünfte erwarten, und es nutzt uns, weil wir unser Honorar früher bekommen.“

Bernhard Pfaff, Geschäftsführer des Confiserieherstellers Paul Reber GmbH & Co. KG, nimmt kein Blatt vor den Mund: „Die Entscheidung für eine neue IT war in erster Linie eine Frage der Motivation und nicht so sehr technologischer Natur.“ Im Dezember 2009 wurde bei dem Hersteller von Mozartkugeln und Alkohol-Pralinen die veraltete IT-Infrastruktur durch die auf SAP basierende Komplettsoftware Foodsprint ersetzt. Ein überfälliger Schritt, denn die bisherigen Einzelsysteme genügten nicht mehr den Anforderungen. Keine durchgehend elektronische Chargenführung, Mängel in der Informationsbeschaffung, eine unbefriedigende Verknüpfung zwischen Vertrieb, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, keine kundenbezogene Deckungsbeitragsrechnung – und die Produktion arbeitete fast ohne IT-Unterstützung.
Das Familienunternehmen stand vor der Herausforderung, die separaten Abläufe in ein integriertes Sys­tem zu überführen. Niemand im Unternehmen verfügte jedoch über profundes SAP-Know-how. Weder Key-User noch Endanwender wuss­ten, was sie erwartet. „Manche erkannten die Bedeutung des Projektes nicht“, erläutert Pfaff. „Alte Prozesse und deren Beibehaltung standen im Vordergrund.“ Schnell wurde Pfaff klar, dass er die Mitarbeiter für die Umstellung sensibilisieren musste. Schulungsräume wurden eingerichtet, in denen jeder Mitarbeiter mindestens einmal wöchentlich mit dem neuen System übte. Man berief regelmäßige Meetings ein und ernannte einzelne Key-User als Sprecher für Themen wie Bestandsführung und Terminauftragsbearbeitung.
Zudem stellte Reber einen eigenen SAP-Spezialisten ein, der viele Vorbehalte der Mitarbeiter aus dem Weg räumte. Nun konnten sie ihre Forderungen gegenüber dem Einführungspartner Cormeta konkret formulieren. So führte das Projekt letztlich zum Erfolg – auch wenn der Produktivstart um sechs Monate verschoben wurde. Der Firmenchef hat sich über das überwältigende positive Feedback nach dem Produktivstart gefreut. Heute profitiert das Unternehmen von der besseren Vernetzung zwischen Absatz- und Produktionsplanung und der durchgängig elektronischen Chargenführung, die eine schnelle Rückverfolgbarkeit garantiert. Etwa 90 Beschäftigte einschließlich Außendienst arbeiten mit Foodsprint.

Die Husarich GmbH importiert, veredelt und verkauft natürliche Rohstoffe weltweit an die Lebensmittelindustrie. Neben Gewürzen und Küchenkräutern zählen Tees und Gemüse zum Programm. Da auf dem Gewürzmarkt ein knallharter Verdrängungsmarkt stattfindet, muss das Unternehmen schnell auf Trends reagieren. „Wir brauchen eine unternehmensweite Standardsoftware, die mit den Prozessen und Anforderungen der Lebensmittelindustrie absolut vertraut ist“, berichtet Ronald Sick, Geschäftsführer der Husarich GmbH in Hamburg. „Besonders wichtig ist uns die Kontrolle der Qualität. GUS-OS ERP überzeugt uns mit seinen Branchenspezifika.“
Innerhalb von sechs Monaten wurde die Standardsoftware implementiert. Heute bewerkstelligt das Unternehmen damit sämtliche Abwicklungen im Ein- und Verkauf. Die im System bereitgestellten Funktionalitäten erforderten nur geringe Anpassungen, welche die hausinterne IT-Abteilung teilweise selbst erstellt hat. Mit dem integrierten Workflow in GUS-OS ERP hat Husarich die internen Abläufe analysiert und optimiert. Kein Auftrag geht mehr verloren und die Abarbeitung erfolgt nach klar definierten Regeln, die sowohl den Kundenanforderungen wie auch den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden. GUS-OS ERP ermöglicht die Rückverfolgbarkeit von Chargen und liefert dem Nutzer jederzeit detaillierte Informationen zum Status und der Qualität einer Lieferung. Im Rahmen der internen Qualitätskontrolle ermittelt und verfolgt Husarich die Warenqualität über die drei Parameter frei, bedingt frei und gesperrt.
Durch seine Internet-basierte Technologie macht GUS-OS ERP alle Informationen überall verfügbar. Qualitätsprüfungen werden samt den Artikeldaten und Lieferantenadressen im System hinterlegt. Auch Abruf-Kontrakte lassen sich mit dem Auftragssplit in GUS-OS ERP einfach verwalten.
Bei der Beschaffung von Rohstoffen achtet Husarich auf Nachhaltigkeit. Die Lieferanten werden daher geprüft. Mit GUS-OS ERP gelingt dem Unternehmen die Evaluierung von Lieferanten und Beschaffungsstrukturen im Erzeugerland. Jede Lieferung wird anhand von Qualität, Lieferzeit, Dokumentenvollzähligkeit, Verpackungskonformität und Einhaltung der Markierungsvorschrift bewertet und fließt in das jährliche Lieferanten-Ranking ein.

Seit über zehn Jahren arbeitet der deutsche Maschinenbauer MFL für Kunden aus der Automobil- und Elektroindustrie, dem Werkzeugmaschinenbau sowie der Kaut­schuk- und Kunststoffindustrie. Gegründet unter dem Namen Formen- und Werkzeugbau Leinetal (FWL) mit einer einstelligen Zahl an Mitarbeitern, beschäftigt das Unternehmen heute über 50 Angestellte. Als FWL 2005 mit der Maschinenbau Neustadt (MBN) GmbH zusammengelegt wurde, stiegen Mitarbeiterzahl und Auftragsvolumen sprunghaft an.
Mit dem vergrößerten Unternehmen war die bisherige heterogene Softwarelandschaft völlig überfordert. Bis zum Jahr 2008 war nur ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) in Kombination mit MS Access und MS Excel im Einsatz. „Vieles haben wir damals noch aus dem Bauch heraus entschieden“, erzählt MFL-Geschäftsführer Mario Kioscha. „Deshalb brauchten wir dringend eine professionelle Software-Unterstützung.“
Ein Team aus Key-Usern verglich verschiedene Angebote unternehmensweiter Standardsoftware (ERP). Infor ERP COM bestach mit hoher Flexibilität. „Uns hat besonders überzeugt, dass die Soft­ware mit unserem Firmenwachstum Schritt hält“, argumentiert Kioscha. „Außerdem bietet Infor mehr Möglichkeiten als das alte PPS-System und fügt sich am besten in die bestehende Unternehmensstruktur und Prozesslandschaft ein.“
Seit Juni 2009 ist bei MFL die Implementierung von Infor ERP COM abgeschlossen. Eine an Windows orientierte Benutzeroberfläche erleichtert die Bedienung. „Auf der Suche nach Aufträgen mussten wir im alten System immer Nummern zwischen diversen Masken hin- und herkopieren“, erinnert sich Kioscha. „Infor ERP COM hingegen stellt die verschiedenen Unternehmensbereiche auf einen Blick dar und die Anwender kommen „mit nur wenigen Klicks gleich zur Sache.“
Die unternehmensweiten Geschäftsprozesse bildet das ERP-Sys­tem transparent ab. Informationen über Bearbeitungsstände und Fertigungsdauer lassen sich für jedes produzierte Teil nachvollziehen. Der Kosten-Nutzen-Vergleich zeigt für jeden Auftrag, wie wirtschaftlich das Unternehmen aktuell arbeitet. „Die Leistung unseres jetzigen Sys­tems ist beeindruckend“, freut sich Kioscha. Um das System optimal zu nutzen, wurden Geschäftsabläufe optimiert und die Anwender erhielten eine umfassende Schulung. Vor einem weiteren Systemausbau ist Kioscha nicht Bange: „Wir können jederzeit modular aufrüsten und sind daher für eventuelles Wachstum oder Änderungen gut ge­rüstet.“

International führend auf dem Gebiet der Schwingungstechnik konstruiert und fertigt die Jöst GmbH & Co. KG Maschinen, Antriebe und Anlagen zum Fördern, Sieben, Dosieren sowie zur thermischen Aufbereitung von Schüttgut. Das Unternehmen hat eine Insellösung für das Servicemanagement durch die unternehmensweite Standardsoftware (ERP) Oxaion ersetzt. „Wir können heute schneller reagieren und unsere Außeneinsätze wirtschaftlicher organisieren“, berichtet IT-Leiter Volker Grothaus.
Zentrales Werkzeug im Servicemanagement ist die integrierte grafische Personaleinsatzplanung von Oxaion. Anhand grafischer Balken entlang des Zeitstrahls visualisiert das Tool die Service-Einsätze. Die Leitung von Jöst ist so jederzeit informiert, welche Monteure im Moment wo beschäftigt, für welche zukünftigen Aufträge sie bereits eingeplant und welche Kapazitäten noch frei sind. So kann die Leitung neu hinzukommende Service-Aufträge übersichtlich einplanen, bereits geplante Einsätze gegebenenfalls umplanen und den Aufträgen die entsprechenden Ressourcen zuordnen.
Für die Darstellung der Servicefälle in Form eines Einsatzbalkens in der grafischen Plantafel sorgt das durchgängige Gesamtsystem. Es meldet nötig gewordene Einsätze an das Servicemanagement und führt sie dort. Erfasst der Verkauf den Kundenauftrag für eine Maschine oder Anlage in Oxaion, lässt sich daraus direkt ein Auftrag für die Montage generieren. Dieser erscheint dann zunächst als ungeplanter Einsatz im Service-Modul der ERP-Software. Einmal täglich disponiert die Serviceleitung alle noch ungeplant anstehenden Aufträge. Mit Hilfe der grafischen Einsatzplanung erkennt das Serviceteam auf einen Blick, welche Umplanungen erforderlich und möglich sind. Plant die Leitung den Auftrag ein, erzeugt Oxaion automatisch einen entsprechenden Balken in der grafischen Plantafel.
 „Weil die Daten immer aktuell sind, haben wir eine höhere Transparenz bei der Einsatzplanung im Service“, resümiert IT-Leiter Volker Grothaus. Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei der Information der Monteure: Direkt aus ihren Service-Aufträgen heraus erhalten sie Zugriff auf die Stücklisten und verbauten Teile der Anlage oder Maschine.

Der Hauptsitz der Firmengruppe Simon liegt in Aichhalden im Schwarzwald. Die Gruppe umfasst die Betriebe Karl Simon, BETEK Bergbau- und Hartmetalltechnik sowie SITEK-Spikes. Simon beschäftigt sich mit Beschlag-, Sinter- und Galvanotechnik, während SIKU Kunststoffspritzgussteile fertigt
Die IT-Landschaft des Firmenverbunds bestand 2008 aus einer heterogenen Umgebung mit Basic Suite, einer Windows-Portation von Nixdorf-COMET, in Verbindung mit mehreren auf MS Office basierenden Insellösungen. Die  Produktionssteuerung wurde kaum unterstützt. „Wollte man den Zustand eines Projekts wissen, musste man mehrere Systeme abfragen“, berichtet Ralf Bernhardt, IT-Leiter der Simon-Gruppe. „Die Datenqualität war mäßig und das Erstellen von Kennzahlen dauerte sehr lange.“ Das Lager litt unter hohen Überbeständen.
Die Geschäftsleitung formulierte mehrere Ziele für eine neue unternehmensweite Standardsoftware (ERP): Multisitefähigkeit, also die Möglichkeit, alle Unternehmen der Gruppe zentral zu steuern und zu verwalten, Lagerbestandsoptimierung, Verkürzung von Durchlaufzeiten, Unterstützung der Produktionssteuerung und Datenauswertung sowie eine höhere Transparenz aller Abläufe.
Für das Auswahlverfahren definierte ein Team aus Geschäftsleitung und Key-Usern 56 Kernprozesse aus Organisation, Controlling, Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf, Materialwirtschaft, Arbeitsvorbereitung und Produktion. Das Rennen machte die Berliner Psipenta Software Sys­tems GmbH mit dem System PSIpenta. Als Gründe nennt Bernhardt „den gut integrierten Leitstand, die Skalierbarkeit von der Einzelfertigung bis zur Großserienproduktion sowie die integrierte Auswertung über Cognos-Module“.
Schon kurz nach der Live-Setzung im Juni 2009 zeigten sich die Vorteile des ERP-Systems. So plant das Instandhaltungsmodul die Wartung proaktiv. Servicepläne steuern über Laufzeiten oder Intervalle Servicearbeiten, die Wartungsarbeiten, die Auftragsvergabe bei Störfällen sowie die Ersatzteilbeschaffung. Das Modul iCenter gleicht eingescannte Rechnungen mit den Lieferanten- und Bestelldaten ab. Bei Übereinstimmung geht die Rechnung in die Finanzbuchhaltung, die per Workflow die Zahlung freigibt.
Die Fertigung profitiert von schnelleren Durchlaufzeiten und höherer Transparenz: Die Betriebsdatenerfassung liefert eine exakte Zuordnung der Mitarbeiter zu den einzelnen Aufträgen. Der Status eines Auftrags oder Projekts lässt sich minutenaktuell darstellen. Dank optimierter Lagerbestände ist die Kapitalbindung spürbar gesunken. jf