Rechnungswesen in der Praxis
FiBu braucht externes Know-how
Der Sensorenspezialist FRABA bildet seine Prozesssteuerung hauptsächlich mit eigenentwickelter Software ab. Einzige Ausnahme ist das Rechnungswesen.
Wenn sich
ein kaufmännischer Sachbearbeiter der FRABA AG in der Unternehmenssoftware anmeldet, erscheint auf seinem Bildschirm ein Cockpit. Von hier aus kann er jeden Geschäftsprozess anstoßen, der in seinen Aufgabenbereich fällt. Das System führt ihn Schritt für Schritt durch die nötigen Masken und Programme, bis der Prozess abgeschlossen ist.
Der Anwender muss dabei nicht zwischen einzelnen Modulen wie Rechnungswesen, Ein- oder Verkauf hin und her wechseln.
Tätigkeiten aus verschiedenen Abteilungen vereint
Das Kölner Unternehmen FRABA spezialisiert sich auf Sensoren für die Industrieautomatisierung. Rund 90 Mitarbeiter produzieren Positions- und Sicherheitssensoren sowie optische Messfühler für die Erfassung von Längen und Geschwindigkeiten. Hinzu kommen Beratung und Programmierung. Das international aktive Hightech-Unternehmen arbeitet stark dezentralisiert: Unterhalb der AG als Holding agieren fünf deutsche Töchter sowie je eine Gesellschaft in Polen und den USA.
FRABA legt großen Wert auf die Prozessorientierung. „Wir organisieren unser Unternehmen nicht nach Funktionsbereichen, sondern nach Geschäftsabläufen", erklärt Financial Officer Mike Menting und fügt hinzu: „Wir haben keinen zentralen Einkauf und auch keine Marketingabteilung, sondern Prozessadministratoren."
So heißen bei FRABA Mitarbeiter, die in den Tochtergesellschaften für die Abwicklung der kaufmännischen Prozesse verantwortlich sind. Ihre Tätigkeit vereint Aufgaben aus Finanzbuchhaltung, Einkauf, Materialdisposition und Verkauf.
Web Services kombinieren Funktionen zu Prozessketten
Für die Unternehmenssoftware der Sensoren-Spezialisten ergeben sich aus dieser Organisation zwei Anforderungen: Sie muss zum einen webbasiert sein, um die Töchter einfach bedienen zu können. „Wir möchten im Ausland keine Software einführen", erläutert Menting. „Das IT-System läuft zentral in der Holding, und die Anwender vor Ort greifen über eine gesicherte Internetverbindung darauf zu." In Sachen Prozessorientierung genügt es nicht, wenn das System lediglich Module für einzelne Abteilungen zur Verfügung stellt.
Rechnungswesen ist von rechtlichen Aspekten abhängig
Stattdessen greift das System Funktionen aus den unterschiedlichen Bereichen ab und setzt diese über Web Services zu Prozessketten zusammen. Eine im Hintergrund laufende Work Engine ruft nach jedem Schritt automatisch die für die nächste Aktion erforderlichen Programme und Funktionen auf.
Das IT-System von FRABA besteht größtenteils aus Eigenentwicklungen auf Open-Source-Basis. Einzige Ausnahme ist das Rechnungswesen. „Hier sind wir sehr stark von rechtlichen Aspekten abhängig", erläutert Menting. „Die notwendigen Zertifizierungen der Software wollen wir nicht selbst durchführen." Die Sensoren-Experten haben daher das Rechnungswesen Diamant/3 angeschafft. „Die Software greift als Best-of-Breed-Lösung Daten direkt aus anderen Programmen heraus ab", berichtet der Financial Officer. „Sie lässt sich daher sehr gut in unsere Prozesswelt integrieren."
Die konkreten Abläufe zeigt der Beispielprozess „Auftrag erfassen": Legt ein Administrator einen neuen Auftrag an, leitet ihn das System direkt zur entsprechenden Maske. Im Hintergrund läuft automatisch eine Kreditlimitprüfung ab. Fällt das Ergebnis negativ aus, kann der Auftrag nicht erfasst werden. Das System sendet dann eine Nachricht an den Account Manager mit der Aufforderung, den Sachverhalt mit dem Kunden abzuklären.
Für das Buchen benötigen Anwender kein Fachwissen
Ähnlich automatisiert läuft das Buchen von Eingangsrechnungen. Ist das Material eingetroffen und der Mitarbeiter bucht es in die Warenwirtschaft ein, schlägt das System automatisch die Werte für die Eingangsrechnung vor, indem es auf die Angaben aus der Bestellung zurückgreift. Mit einem Mausklick wird die Rechnung direkt in Diamant/3 gebucht. „Unsere Administratoren benötigen kein spezielles Fachwissen, um Buchungen durchzuführen", berichtet Menting. jf