Produktivitätssteigerung für die Anwender von Business Applications

Integrierte Büroanwendungen reduzieren Eingabefehler.

Dateneingabe in verschiedenen Anwendungen sind häufig fehlerhaft. Mitarbeiter können fehlerfrei und deutlich effizienter arbeiten, wenn sie nicht zwischen Geschäftsanwendungen wie Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systemen und Office-Software wie Textbearbeitung und Tabellenkalkulation hin- und herspringen und Daten manuell kopieren müssen. Es liegt daher auf der Hand, dass Microsoft seine weit verbreitete Bürosoftware Office eng mit seinen Geschäftsanwendungen, also den Produktlinien Microsoft Dynamics, verzahnt hat.

Anwender der ERP-Suite Microsoft Dynamics NAV können laut dem Softwarehersteller beispielsweise Geschäftsdaten direkt aus den Programmen des Microsoft-Office-Systems heraus nutzen, um ihre Geschäftsbeziehungen und die Kommunikation mit Microsoft Office Outlook zu steuern oder ihre Auswertungen und Analysen in Microsoft Office Excel zu erstellen. Die ERP-Suite für den gehobenen Mittelstand, Microsoft Dynamics AX, hat der Softwarekonzern in der aktuellen Version 2009 sehr eng mit dem eigenen Tabellenkalkulationsprogramm verknüpft. „In jeder Bildschirmmaske finden Anwender ein Icon, mit dem sie die in der Maske befindlichen Daten direkt in Excel transportieren können", erklärt Philipp Rüdiger, Produktmanager Dynamics AX bei Microsoft Deutschland. Der fehlerträchtige Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen entfällt. Auch die Software für das Management von Kundenbeziehungen, Microsoft Dynamics CRM, arbeite eng mit Microsoft Office System zusammen und sei nahtlos in die Benutzeroberfläche der E-Mail-Lösung Microsoft Office Outlook integriert. Anwender könnten für ihre tägliche Arbeit so weiterhin die Software nutzen, die sie bereits kennen und beherrschen.

Durch eine Kooperation mit dem ERP-Marktführer SAP haben aber auch Anwender der Walldorfer-Geschäftssoftware aus Microsoft Office heraus Zugriff auf die SAP Business Suite. Duet heißt der Client, mit dem so genannte Information Worker über Microsoft Office auf ausgewählte SAP-Geschäftsprozesse und -daten zugreifen können. Vertriebsmitarbeiter bekommen so die Möglichkeit, Neugeschäfts- und Kundenkontakte aus SAP CRM mit Microsoft Office zu verwalten. Zu den Szenarien gehört auch Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Team Management und Budget Monitoring. Als Vorteile von Duet für die Anwender benennen die beiden Softwarehersteller: Zeitgewinn und sinkende Fehlerquellen durch Datenkonsistenz, Produktivitätssteigerung durch die vertraute Arbeitsumgebung, die auch den Schulungsaufwand für Duet gering halte sowie schnelle Informationssuche und Einhaltung der in den Prozessen abgebildeten Unternehmensrichtlinien.

Das IBM-Pendant zu Duet heißt Alloy. Die Softwarelösung ermögliche es den Anwendern, aus Lotus Notes heraus auf Reports der SAP Business Suite zuzugreifen. „Die Lücken zwischen strukturierten und unstrukturierten Daten schließen sich dadurch", erläutert Michael Reh, bei SAP Senior Vice President Information Worker. Alloy fungiere somit quasi als SAP-Frontend.

Aber nicht nur Microsoft selbst und der ERP-Marktführer SAP haben Bürosoftware an ihre Geschäftsanwendungen angebunden beziehungsweise integriert. Auch die meisten anderen ERP-Hersteller bieten oft eine Schnittstelle zu Office-Anwendungen. Meist handelt es sich dabei um Microsoft Office, es gibt aber auch Alternativen.

Beispielsweise kommuniziert die neue Version 2.0 der ERP-Software NVinity von Nissen & Velten laut Hersteller mit Microsoft Office, aber auch mit der Open-Source-Lösung OpenOffice. Kunden, die OpenOffice einsetzen, könnten Briefe, Serienbriefe, Lieferscheine und Rechnungen aus dem ERP-System heraus auch als Writer-Dateien, dem Textverarbeitungsmodul von OpenOffice, erzeugen. Der Export von Tabellen aus NVinity in das Tabellenkalkulationsmodul Calc sei möglich. Microsoft Office und OpenOffice können laut Hersteller auch gemischt innerhalb eines Unternehmens mit NVinity genutzt werden.

Die Erstellung von Office-Objekten, wie beispielsweise Serienbriefen in Microsoft Word, war bereits aus dem ERP-System heraus möglich. In der Version 2.0 wurde laut Hersteller das Zusammenspiel zwischen ERP-System und Desktop-Programmen weiter verfeinert. So könnten nicht nur E-Mails aus NVinity heraus verschickt werden, sondern auch in Outlook eingehende E-Mails auf Knopfdruck in das ERP-System übertragen werden. Bereits gespeicherte E-Mail-Adressen werden den Angaben zufolge von NVinity automatisch erkannt. Die elektronische Post würde dem Kundendatensatz zugeordnet und neue Aufgaben („Calls") und Wiedervorlagen in NVinity erstellt.

Die Original-E-Mails speichere NVinity als Archivdokumente. Dabei gelangen laut Hersteller sowohl Texte als auch angehängte Dateien in das Archiv. Auf diese Weise würden alle relevanten Dokumente dem jeweiligen Kunden und Vorgang zugeordnet. Bestehende Kontakte lassen sich den Angaben zufolge bei Bedarf aus NVinity in die Kontaktverwaltung von Microsoft Outlook übertragen. Zwischen dem Kalender und der Ressourcenverwaltung des ERP-Systems sowie dem Kalender und den Aufgaben in Outlook finde fortlaufend eine automatische Synchronisation im Hintergrund statt.

Der ERP-Hersteller Lawson Software bietet seinen Kunden Lawson Smart Office, das den so genannten Information Workplace des Benutzers personalisiert, indem es dessen meistgenutzte Anwendungen mit der ERP-Lösung verbindet. Lawson Smart Office vereine so Microsoft-Lösungen wie Excel, Outlook, Word und PowerPoint mit Unternehmensanwendungen und Business-Intelligence-Anwendungen von Lawson. Es ermögliche den direkten Zugriff auf Lawson- und Microsoft-Software sowie die sofortige Datenaktualisierung über alle Anwendungen hinweg. Beim Schokoladenhersteller Confiseur Läderach arbeiten laut Lawson bereits die Nutzer am Standort in Ennenda bei Glarus in der Schweiz mit der neuen Lösung. Ebenso werde bei RIDI Leuchten die neue Lösung von den Mitarbeitern an verschiedenen Standorten in Deutschland, der Schweiz und Österreich, Polen sowie Großbritannien eingesetzt. „Wir haben uns aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für Lawson Smart Office entschieden, denn damit erhalten unsere Mitarbeiter schnellen Zugriff auf alle benötigten Informationen", berichtet Marcel Füllemann, Chief Financial Officer bei Confiseur Läderach. „Neben der einfachen Handhabung überzeugten uns vor allem neue Funktionen wie die Möglichkeit zur Anbindung unserer Logistik", berichtet Füllemann.

ERP-Hersteller müssen aber nicht immer selbst die Office-Integration bewerkstelligen. Beispielsweise offeriert ACTIWARE zur Integration von Microsoft Office und OpenOffice mit Geschäftsanwendungen das Modul AWAS Office Integration als Teil der Integrationslösung ACTIWARE ACTIVE SERVER (AWAS). Die laut Hersteller universell einsetzbare Schnittstelle arbeite herstellerunabhängig mit nahezu jeder Business Application zusammen. Die Schnittstelle könne universell angesteuert werden und so die jeweiligen Anwendungen zentral bedienen.

Laut Anbieter könnten nicht nur die aktuellen Daten der Geschäftsanwendung unmittelbar in Office-Objekte übergeben werden, sondern auch zusätzliche Informationen auf Basis frei definierbarer Datenbankabfragen. Über gestaltbare Vorlagen würden so vorgefertigte Dokumente mit den Daten aus der Business-Software erstellt. Diese könnten entweder automatisch verarbeitet, also gedruckt, versandt und gespeichert, oder im Dialog weiterbearbeitet werden. Dadurch ließen sich enorme Rationalisierungseffekte erzielen. Dazu gehöre beispielsweise die Brieferstellung, da die Daten per Knopfdruck an Microsoft Word oder OpenOffice Writer übergeben werden. Ebenso werde eine doppelte Datenerfassung vermieden, weil ein Geschäftspartner ohne erneutes Abtippen oder zeilenweises Kopieren in Microsoft Outlook als Kontakt angelegt werde.

Laut ACTIWARE können Windows-Programme auch aus Linux- und Unix-Anwendungen heraus angesteuert werden. Es spiele auch keine Rolle, ob ein Unternehmen Microsoft Office, OpenOffice oder beide Anwendungen parallel im Mischbetrieb einsetzt. hei